В деловой и кадровой практике нередко возникают ситуации, когда одна из сторон отказывается принимать заявление, жалобу, претензию или иной документ. Чтобы зафиксировать этот факт и защитить свои интересы в случае спора, составляется акт об отказе в приеме заявления. В данной статье мы подробно разберем, что это за документ, когда он составляется, какие реквизиты должен содержать, а также приведем образец заполнения.
Что такое акт об отказе в приеме заявления
Акт об отказе в приеме заявления — это документ, который фиксирует факт отказа должностного лица, работника или иного субъекта принять поданное ему заявление (претензию, жалобу, уведомление). Документ имеет доказательственное значение и может быть использован:
- в суде при рассмотрении трудовых, гражданских или административных споров;
- при обращении в надзорные органы (трудовую инспекцию, прокуратуру, Роспотребнадзор);
- во внутренних разбирательствах организации;
- для подтверждения соблюдения процедуры досудебного урегулирования.
В каких случаях составляется акт
На практике акт об отказе в приеме заявления составляется в следующих ситуациях:
- Работодатель отказывается принимать заявление работника (об увольнении по собственному желанию, о предоставлении отпуска, о выдаче документов).
- Работник отказывается принимать документы от работодателя — уведомление о сокращении, приказ о дисциплинарном взыскании, требование о даче объяснений.
- Организация отказывается принимать претензию потребителя или контрагента.
- Отказ в приеме заявления в государственных органах, учреждениях, управляющих компаниях.
- Отказ в приеме продукции или результатов работ по договору (в этом случае составляется акт об отказе в приеме продукции).
Обязательные реквизиты акта
Унифицированной формы акта законодательством не установлено, поэтому документ составляется в свободной форме. Однако для придания ему юридической силы необходимо включить следующие сведения:
- наименование организации (или ФИО лица, составляющего акт);
- название документа — «Акт об отказе в приеме заявления»;
- дата, время и место составления;
- сведения о лицах, составивших акт (должности, ФИО);
- ФИО и должность лица, отказавшегося принять заявление;
- описание заявления, которое отказались принимать (дата, суть обращения);
- причина отказа (если она была озвучена);
- подписи составителей акта и свидетелей (не менее двух человек);
- отметка об ознакомлении лица, отказавшегося от приема (либо запись о его отказе подписать акт).
Образец акта об отказе в приеме заявления
Ниже приведен примерный образец документа (персональные данные частично скрыты):
ООО «Пример»
Адрес: г. Москва, ул. Ленина, д. 1, оф. 2
АКТ № 12
об отказе в приеме заявления
г. Москва