В деловой практике перевозок и аренды спецтехники ситуации, когда машина стоит без дела по вине заказчика, — нередкость. Ожидание погрузки/разгрузки, отсутствие груза на складе, несвоевременное предоставление доступа к объекту — все это ведет к финансовым потерям перевозчика. Юридически зафиксировать факт простоя и основание для требования компенсации позволяет Акт о простое транспортного средства по вине заказчика. Ниже, исчерпывающее руководство по составлению этого документа актуально на .

Что такое простой и когда он считается «по вине заказчика»

Согласно ст. 168 ГК РФ и судебной практике, простой — это вынужденное прекращение работы транспортного средства (ожидание) по причинам, не зависящим от перевозчика (исполнителя).

Основные основания признать простой виной заказчика:

• Несвоевременная подача груза на погрузку или непригодность груза к перевозке (неупакован, немаркирован).
• Задержка разгрузки на месте назначения (нет приемки, переполнен склад, смены грузчиков не вышли).
• Отсутствие доступа к объекту (пропуск не оформлен, шлагбаум закрыт, охрана не пускает).
• Непредоставление документов (ТТН, накладные, доверенности) для оформления перевозки.
• Нарушение графика работы объекта заказчика (объект закрыт, обед, выходной, не согласовано время подачи).

Важно: Простой начинает считаться с момента прибытия ТС на место погрузки/разгрузки (подтвержденного GPS/ГЛОНАСС или штампа в талоне) и до момента фактического начала операций.

Зачем нужен Акт: правовое значение

Многие перевозчики пренебрегают оформлением акта, надеясь на «честное слово» или СМС-переписку. Это рискованно. Функции акта:

1. Доказательная база в суде. Без акта суд может отказать в взыскании простоев, сославшись на отсутствие письменного фиксирования факта и продолжительности ожидания (ПП ВС РФ № 16, ст. 310 ГК РФ).
2. Основание для выставления счета/претензии. Акт — первичный учетный документ (ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учете»), по которому списываются расходы на простой и начисляется доход заказчика.
3. Защита от контрпретензий. Заказчик не сможет потребовать штрафы за «просрочку доставки», если у вас есть подписанный им акт, подтверждающий, что задержка была по его вине.
4. Налоговый учет. Для подтверждения расходов по НДС и налогу на прибыль (п. 1 ст. 252 НК РФ) документ должен быть оформлен по форме, установленной учетной политикой, и содержать реквизиты (ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учете»).

Порядок составления и комиссия

Закон не устанавливает строгой формы акта (свободная форма, ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учете»), но устанавливает процедуру:

Шаг 1. Обнаружение факта простоя

Водитель/диспетчер фиксирует время прибытия (фото тахографа, GPS-трек, штамп на талоне/путевом листе).

Шаг 2. Создание комиссии

Акт составляется комиссией не менее двух человек (ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учете», судебная практика). Состав:

• Представитель перевозчика (водитель, экспедитор, менеджер, предъявитель доверенности № ).
• Представитель заказчика/грузополучателя (кладовщик, логист, охранник, уполномоченное лицо по доверенности № ).

Совет: Если заказчик отказывается подписывать — составляйте акт в присутствии двух свидетелей со стороны перевозчика (водитель + диспетчер/менеджер по телефоне на громкой связи с записью) и направляйте заказчику заказным письмом с описью вложения в течение 24 часов.

Шаг 3. Заполнение бланка

Заполняется в 2 экземплярах (по одному на сторону) ручкой синего цвета или на компьютере с последующей печатью и подписями.

Обязательные реквизиты акта (чек-лист)

Для юридической силы документ обязан содержать (п. 2 ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учете»):

Образец заполнения акта (визуальная схема)

АКТ О ПРОСТОЕ ТРАНСПОРТНОГО СРЕДСТВА ПО ВИНЕ ЗАКАЗЧИКА № Акт-ПР-2026/045
г. , «09» апреля 2026 г.

Мы, нижеподписавшиеся:
Сторона исполнителя (Перевозчик): ООО «», ИНН , КПП , адрес: г. *, ул. , д. 
 Представитель: Водитель  . , действующий на основании УД №  от ДД.ММ.ГГГГ / Доверенности № .
Сторона заказчика (Грузоотправитель/Грузополучатель): ООО «», ИНН , КПП , адрес: г. *, ул. , д. 
 Представитель: Кладовщик  . , действующий на основании Доверенности № * от ДД.ММ.ГГГГ.

СОСТАВИЛИ НАСТОЯЩИЙ АКТ о следующем:

ОСНОВАНИЕ: Договор автомобильных перевозок №  от г., Заказ на перевозку № 12345 от г.
ТРАНСПОРТНОЕ СРЕДСТВО: Автомобиль MAN TGS, гос. знак АМР 777, прицеп гос. знак 77777.
 Водитель:  . *, ВУ № * категории CE, мед. осмотр от .

МЕСТО ПРОСТОЯ: г. , ул. Промышленная, д. * (Склад заказчика ООО «»).
 Рампа № 3 / Ворота № 2.

ХРОНОЛОГИЯ СОБЫТИЙ:
 08:00 — Прибытие ТС на объект (подтверждается данными ГЛОНАСС / штампом в талоне № ).
 08:00 – 14:30, Ожидание начала погрузки.
 ПРИЧИНА: Груз не подготовлен к отгрузке (паллетировка не выполнена, ТТН не распечатаны).
 Кладовщик заказчика устно сообщил, что погрузка начнется не ранее 14:00.
 14:30 — Начало погрузки.
 16:00 — Окончание погрузки, убытие ТС.

РАСЧЕТ ПРОСТОЯ:
 Общее время ожидания: 6 часов 30 минут (6.5 ч).
 Нормативное бесплатное время ожидания (по п. 4.2 Договора): 2 часа.
 ОПЛАЧИВАЕМЫЙ ПРОСТОЙ: 4.5 часа.
 Тариф простоя (п. 7.1 Договора): 3 500 руб./час (с НДС 20%).
 СУММА К ОПЛАТЕ: 15 750 руб. (в т.ч. НДС 20% — 2 625 руб.).

ПОЗИЦИЯ СТОРОН:
 Перевозчик: Считает простой обоснованным, требует оплату по акту.
 Заказчик: Представитель заказчика  . * ОЗНАКОМИЛСЯ С АКТОМ, НО НЕ СОГЛАСЕН С ПРИЧИНОЙ (ссылается на поломку погрузчика). ОТКАЗАЛСЯ ПОДПИСЫВАТЬ АКТ.
 (При отказе заказчика: Акт составлен в присутствии свидетелей со стороны перевозчика:
 1. Диспетчер ООО «» * . * (тел. +7----).
 2. Менеджер ООО «» * . * (тел. +7----)).

ПОДПИСИ:
Перевозчик: _______________ /  . * / М.П. (если есть)
Заказчик: _______________ /  . * / М.П. (если есть) <-- СТРОКА ОСТАЕТСЯ ПУСТОЙ ПРИ ОТКАЗЕ
Свидетель 1: _______________ /  . *
Свидетель 2: _______________ /  . *

Нюансы расчета стоимости простоя

Сумма в акте должна быть обоснована. Обычно используются три подхода:

• Фиксированная ставка в договоре. Самый надежный вариант (например, «3000 руб./час» или «50% от ставки аренды»).
• Расчетная ставка (себестоимость + рентабельность). Если в договоре нет ставки, суды часто удовлетворяют требования на основе реальных расходов (амортизация, зарплата водителя, топливо на холостых, страховка, налоги) + % накладных расходов (10–20%).
• Тарифы Минтранса / отраслевые рекомендации. Могут использоваться как аргумент в споре, но не являются обязательными для сторон Договора (ст. 421 ГК РФ — свобода договора).

Важно про НДС: Если перевозчик на ОСНО — простой — это реализация услуг (перевозка), НДС выделяется. Если на УСН «Доходы» — НДС не выделяется, сумма в акте = доход. В акте обязательно пишите: «Сумма * руб. (в т.ч. НДС 20% — * руб.)» или «Без НДС (УСН)».

Что делать, если заказчик ОТКАЗЫВАЕТСЯ ПОДПИСЫВАТЬ?

Это стандартная ситуация. Действуйте по алгоритму:

1. В акте в графе подписи заказчика пишите: «Отказался(ась) подписывать. Акт составлен в присутствии свидетелей».
2. Подписывают два свидетеля со стороны перевозчика (водитель + диспетчер/менеджер).
3. В течение 1 рабочего дня направляете заказчику копию акта заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении и описью вложения (или через ЭДО/ТКС, если настроен обмен).
4. Сохраняете: почтовый чек, трек-номер, уведомление о вручении (ф. 119), опись вложения (ф. 107).
5. В суде это будет считаться надлежащим доведением информации до заказчика (ст. 310 ГК РФ, ПП ВС РФ № 7).

Электронный документооборот (ЭДО) и простой

На 2026 год большинство крупных компаний работают через ЭДО (СБИС, Диадок, Контур, 1С-ЭДО).

• Акт о простое можно оформить как неформализованный документ (XML-структура по приказу ФНС от № ЕД-7-26/887@ для УПД/СЧФ, но для акта, произвольный формат или XSD схемы оператора).
• Подписание усиленной квалифицированной ЭЦП (КЭП) обеих сторон приравнивает документ к бумажному с «живой» подписью (ст. 6, 9 ФЗ «Об электронной подписи»).
• Если заказчик не подписывает в ЭДО — фиксируется статус «Отказано в подписи». Это полноценное доказательство для суда (распечатка протокола ЭДО с ЭЦП оператора).

Типичные ошибки, из-за которых суд отказывает в взыскании

1. Нет времени прибытия. Пишут «утром», «около 8». Нужен точный таймстамп (ГЛОНАСС, фото тахографа, штамп на талоне).
2. Смытая причина. «По вине заказчика» — это вывод, а не причина. Пишите конкретно: «Груз не комплектован», «Отсутствует уполномоченное лицо для приемки», «Пропуск не оформлен охраной».
3. Нет ссылки на договор. Акт висит в вакууме. Обязательно: «На основании Договора № * от *».
4. Подписал случайный человек. Кладовщик/охранник без доверенности на подписание акта/приемку груза — подпись может быть признана недействительной. Требуйте представителя с доверенностью или директора.
5. Истек срок претензионной работы. Для перевозок (ст. 797 ГК РФ) претензия, досудебный порядок (если в договоре не исключено). Подавайте претензию с приложением акта в течение разумного срока (обычно 30–90 дней).

Приложения к акту (усиливают доказательную силу)

К акту рекомендуется приложить (со ссылкой в теле акта: «Приложение 1, 2...»):

• Принт-скрин/отчет ГЛОНАСС/ГПС с координатами и временем стоянки (заверенный печатью перевозчика).
• Фото тахографа/тахограммы (круг/файл .ddd) с меткой времени прибытия/убытия.
• Копия талона на погрузку/разгрузку со штампом и подписью кладовщика (если выдали).
• Фото груза (неупакованного), закрытых ворот, очереди машин, табло «Обед/Выходной».
• Скриншоты переписки в мессенджерах/почте (заказчик пишет: «ждите», «груз не готов», «пропуск завтра»). Важно: нотариальный протокол осмотра доказательств (ст. 102 АПК РФ) делает их неоспоримыми.
• Копия доверенности представителя заказчика, подписавшего акт (или отказ в предоставлении).

Сроки хранения и бухгалтерия

• Срок хранения: 5 лет (перевозки) / 6 лет (налоговый учет, п. 59 Приказа Минкультуры № 236). Рекомендую хранить 6+ лет.
• Бухучет (Перевозчик): Дт 62.02 / Кт 90.01 (Выручка от простоев) — по акту. НДС — Дт 62.02 / Кт 68.01 (если ОСНО).
• Бухучет (Заказчик): Дт 44/20/26 / Кт 60.01 (Расходы на простой), по акту, полученному от перевозчика.

Резюме: чек-лист перед отправкой акта заказчику

• [ ] Наименование: «Акт о простое ТС по вине заказчика».
• [ ] Номер, дата, место составления.
• [ ] Ссылка на Договор/Заказ/Доверенности.
• [ ] Полные наименования сторон (ООО «*», ИП . *) с ИНН/КПП/Адресом.
• [ ] Состав комиссии (ФИО, должность, № доверенности/УД), минимум 2 лица.
• [ ] Данные ТС (марка, гос.знак, прицеп, водитель).
• [ ] Точное место (адрес *, рама/ворота).
• [ ] Точное время: Прибытие, Начало работ — Окончание.
• [ ] Причина простой (конкретная, фактическая).
• [ ] Расчет часов (Всего – Норма = К оплате).
• [ ] Ставка и Сумма (с разделением НДС).
• [ ] Подписи сторон (или отметка об отказе + подписи 2х свидетелей).
• [ ] Приложения (GPS, фото, тахограф, переписка) перечислены в акте.
• [ ] Отправлен заказчику (ЭДО / Почта РФ заказное с описью / Лично под роспись).

Акт о простое по вине заказчика, это не просто формальность, а главный финансовый инструмент перевозчика для компенсации потерь времени. Грамотно составленный, подписанный (или надлежательно доведенный до заказчика при отказе) и приложенный к претензии/иску акт с прикрепленными доказательствами (GPS, тахограф, фото) в 95% случаев решает спор в пользу перевозчика без долгих судебных баталий.

Используйте приведенный выше образец как базу, адаптируйте под свою учетную политику и условия конкретного договора. Храните оригиналы акта и всех приложений в папке по конкретному рейсу/заказу — это сэкономит вам деньги и нервы.

Статья подготовлена на основе ГК РФ, ФЗ «О бухгалтерском учете», ФЗ «Об электронной подписи», судебной практики ВС РФ и актуальных форм документооборота на . Данная информация носит справочный характер. Для решения конкретных спорных ситуаций рекомендуется консультация с юристом, специализирующимся на транспортном праве.