Универсальный передаточный документ (УПД) объединяет функции счета-фактуры и первичного учетного документа (накладной/акта). Правильное оформление полномочий лица, подписывающего УПД или принимающего товар по доверенности, — критически важный момент для избежания претензий со стороны ФНС и контрагентов. В статье подробно разберем, где именно в УПД пишется доверенность, какие реквизиты обязательны и как это отражается в электронном и бумажном документообороте на 2026 год.

Нормативная база и актуальные изменения на 2026 год

Ключевым документом, регламентирующим заполнение УПД, остается Приказ ФНС России от № ММВ-20-3/96 (с приложениями 1, 2, 3). В 2024–2026 годах вступили в силу изменения, касающиеся обязательного электронного документооборота (ЭДО) для большинства налогоплатителей и обновления формата XML (версия 5.03 по Приказу ФНС ЕД-7-26/970).

• Бумажная форма: Не регламентирована строго, организация может доработать её под себя (ст. 9 Федерального закона от № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).
• Электронная форма: Строго стандартизирована. Обязателен формат XML версии 5.03. Программы-операторы ЭДО (Диадок, СБИС, Контур и др.) автоматически валидируют структуру перед отправкой.

Важно: Согласно п. 2 ст. 169 НК РФ и разъяснениям ФНС (письмо от № ММВ-20-3/96), заверение УПД печатью необязательно. Её отсутствие не влечет отказа в вычете НДС при наличии всех обязательных реквизитов.

Кто и как подписывает УПД: роль доверенности

Подписать УПД могут:

1. Руководитель организации (Генеральный директор) — без доверенности, на основании Устава.
2. Главный бухгалтер — по строке «Главный бухгалтер» (или совмещающему обязанности).
3. Уполномоченные лица — только по доверенности.

Согласно разъяснениям ГАРАНТ.РУ (от ), законодательство не требует обязательного указания фразы «и.о.» или «уполномоченное лицо» в строке подписи, однако указание реквизитов доверенности (номер, дата) являеться обязательным для идентификации подписанта и подтверждения его полномочий.

Особенности для ИП

Индивидуальный предприниматель может выдать доверенность сотруднику на подпись первичных документов (включая УПД) только в нотариально заверенной форме (информация КонсультантПлюс, 2025). Простая письменная форма для ИП в этой части недействительна.

Где именно в УПД указываются данные доверенности?

Расположение реквизитов доверенности зависит от роли лица (поставщик/продавец или покупатель/грузополучатель) и статуса УПД (Статус 1, только счет-фактура, Статус 2 — счет-фактура + первичка).

А. Подпись со стороны ПОСТАВЩИКА (Продавца)

В табличной части УПД (блок «Подписи») предусмотрены строки для руководителя и главного бухгалтера. Если подписывает другое лицо по доверенности:

• В строке «Подпись» ставится личная подпись поверенного.
• В строке «Расшифровка подписи» указывается ФИО поверенного.
• В строке «Должность» указывается должность поверенного в организации (например, «Менеджер по продажам», «Заведующий складом»).
• В строке «Основание» (или «Доверенность») — обязательно прописываются номер и дата доверенности.

Пример заполнения строки основания: Доверенность № * от ..2026 г.

Б. Получение товара ПОКУПАТЕЛЕМ (Грузополучателем) — Строка 8 «Основание передачи/получения»

Это ключевой момент, на который указывает КонсультантПлюс (изд. «Главная книга», 2026). Когда товар получает не руководитель/бухгалтер покупателя, а водитель или кладовщик по доверенности:

• В строке 8 «Основание передачи/получения» (в табличной части сведений о грузополучателе) указываются реквизиты доверенности, на основании которой лицо принимает груз.
• В строке «Грузополучатель» (ФИО) пишется ФИО фактического получателя (поверенного).
• В строке «Должность» — его должность.

Если покупатель и грузополучатель, разные лица, в УПД заполняются оба блока: «Покупатель» (реквизиты организации) и «Грузополучатель» (ФИО водителя/кладовщика + реквизиты доверенности в строке 8).

В. Электронный УПД (ЭДО, XML 5.03)

В структуре XML-схемы (формат 5.03) предусмотрены специальные теги для передачи сведений о доверенности:

• Для подписанта (СвПодп): теги Доверенность/Номер, Доверенность/Дата, Доверенность/Наименование (если есть).
• Для грузополучателя (СвГрузПолуч): теги Доверенность/Номер, Доверенность/Дата внутри блока сведений о грузополучателе.

Современные бухгалтерские платформы (1С, ЭДО-операторы) имеют отдельные поля в карточке контрагента или в форме создания УПД: «Доверенность: Номер, Дата, Кем выдана». При заполнении этих полей данные автоматически подставляются в нужные теги XML и в печатную форму.

Обязательные реквизиты самой доверенности (МЧД / М-2 / Простая письменная)

Чтобы УПД не признали недействительным из-за неверной доверенности, последняя должна содержать (согласно ст. 185 ГК РФ и ФЗ-63 «Об электронной подписи» для МЧД):

• Наименование документа («Доверенность»).
• Дата выдачи (без даты доверенность недействительна).
• Место выдачи (город).
• Полные наименования и реквизиты доверителя (организации/ИП) и поверенного (ФИО, паспортные данные , ИНН ).
• Перечень полномочий (конкретно: «Подписание универсальных передаточных документов», «Получение товаров (работ, услуг) по накладным/УПД», «Распоряжение товарами»).
• Срок действия (если не указан — 1 год со дня выдачи).
• Право субпередачи (обычно запрещено).
• Подпись доверителя (руководителя) и печать (если есть).
• Для МЧД (машинно-читаемой доверенности) — электронная подпись доверителя и уникальный идентификатор (UID).

Под бумажной доверенностью ставится собственноручная подпись, под цифровой (МЧД) — усиленная неквалифицированная или квалифицированная электронная подпись доверителя.

Типовые ошибки и риски (Чек-лист для проверки)

Работа в 1С:Бухгалтерия 3.0 / 1С:Управление торговлей

В популярных конфигурациях 1С (данные от 2026 года) ввод данных представителя производится через:

1. Справочник «Физические лица» — создается карточка водителя/кладовщика/менеджера.
2. Документ «Доверенность выдана» (раздел «Покупки» / «Продажи» / «Склад») — заполняются: Номер, Дата, Срок, Поверенное лицо, Полномочия (выбрать «Получение товаров», «Подписание УПД/накладных»).
3. При создании Реализации товаров/УПД на вкладке «Дополнительно» или в табличной части «Грузополучатель» выбирается физическое лицо. Программа автоматически подтянет реквизиты доверенности в строку 8 печатной формы и в XML-теги.

Самовывоз и возврат: нюансы заполнения

• Самовывоз: В УПД (Статус 2) в блоке «Грузополучатель» указывается лицо покупателя (водитель). В строке 8 — доверенность от покупателя. Поставщик в блоке «Передал» указывает своего кладовщика (по доверенности поставщика).
• Возврат товара: Оформляется УПД с операцией «Возврат от покупателя». Логика заполнения доверенностей зеркальная: грузополучатель (склад поставщика) принимает по доверенности поставщика, водитель покупателя сдает по доверенности покупателя.

Резюме: алгоритм действий

1. Убедитесь, что у лица, подписывающего УПД или принимающего груз, есть действующая доверенность с нужными полномочиями.
2. Поставщик (подпись): В блоке подписей в строке «Основание» / «Доверенность» укажите № и дату доверенности подписанта.
3. Покупатель (получение): В строке 8 «Основание передачи/получения» укажите № и дату доверенности водителя/кладовщика. Заполните ФИО и должность получателя.
4. В ЭДО заполните соответствующие поля в программе-операторе / 1С до генерации XML (теги Доверенность в блоках СвПодп и СвГрузПолуч).
5. Проверьте печатную форму перед отправкой/подписанием: реквизиты доверенности должны быть читаемы и совпадать с оригиналом доверенности.

Грамотное заполнение реквизитов доверенности в УПД, это не просто формальность, а гарантия того, что документ будет признан законным, а вычет по НДС, принят. Используйте автоматизацию (1С, ЭДО), чтобы минимизировать человеческий фактор.

Статья подготовлена на основе актуальных разъяснений ФНС, материалов Skillbox Media, ГАРАНТ.РУ, КонсультантПлюс, Клеверенс и практики применения 1С на . Данные о конкретных номерах доверенностей, ФИО и адресах замаскированы (*) в целях конфиденциальности.