На вопрос о необходимости подачи заявления на ведение трудовой книжки в бумажном виде остается актуальным, но правовой режим кардинально отличается от того, что был в переходный 2020 год. В данной статье подробно разберем, кто и в каких случаях должен писать заявление, как это сделать правильно и какие обязанности ложатся на работодателя.
Краткий ответ: зависит от даты приема на работу
В 2026 году общая правило простое: по умолчанию ведется электронная трудовая книжка (СТД-Р). Бумажная трудовая книжка ведется только по заявлению работника, поданному до 31 декабря 2020 года (для принятых до 2021 года) или в особых случаях, предусмотренных законом.
- Приняты до : Если работник вовремя подал заявление о сохранении бумажной формы — бумажная ТК ведется параллельно с электронной. Новое заявление писать не нужно (оно бессрочно).
- Приняты после : Бумажная трудовая книжка не заводится. Ведется только электронная (СТД-Р). Заявление на «бумажку» для новых сотрудников не предусмотрено законодательством.
- Хочет перейти на электронную (для «старичков»): Работник, ранее оставивший бумажную, может в любой момент подать заявление о переходе на электронный вид.
Исторический контекст: переходный период 2020 года
Согласно Федеральному закону от № 311-ФЗ, до 31 декабря 2020 года каждый работник, у которого уже была бумажная трудовая книжка, был обязан определиться с выбором формы:
- Подать заявление о сохранении бумажной трудовой книжки (тогда работодатель вел двойной учет: бумажный и электронный в ПФР/СФР).
- Подать заявление о переходе на электронную трудовую книжку (бумажная забиралась у работодателя, вносилась запись о выдаче СТД-Р, дальше учет только электронный).
- Не подать ничего — тогда автоматически считалось, что работник выбрал электронный вид (бумажная выдавалась на руки).
Важно: Срок подания этих заявлений истек ; В 2026 году для «старых» сотрудников писать первичное заявление о выборе формы уже невозможно и не требуется, выбор сделан давно.
Ситуация в 2026 году: детальный разбор
Сотрудники, принятые до 2021 года (сохранившие бумажную ТК)
Если работник в 2020 году подал заявление о сохранении бумажной трудовой книжки:
- Работодатель обязан вести бумажную ТК до момента увольнения или перехода на электронную форму.
- Параллельно работодатель формирует сведения о трудовой деятельности в электронном виде (передает в СФР) согласно ст. 66.1 ТК РФ.
- Новое заявление писать не нужно. Действие заявления 2020 года бессрочно.
Переход с бумажной на электронную (актуально в 2026 году)
Работник, который ранее выбрал бумажную форму, вправе в любой момент (в 2024, 2025, 2026 годах) изменить решение. Для этого он пишет заявление о переходе на электронную трудовую книжку.
Последствия:
- Работодатель прекращает ведение бумажной ТК (вносит запись о выдаче СТД-Р).
- Бумажная трудовая книжка выдается работнику на руки под роспись.
- Дальнейший учет ведется только в электронном виде (СТД-Р).
- Обратный переход (с электронной на бумажную) законодательно не предусмотрен. Вернуться к ведению бумажной ТК после подачи такого заявления нельзя.
Новые сотрудники (принятые в 2021–2026 годах)
Для лиц, впервые трудоустраивающихся после :
- Бумажная трудовая книжка не заводится.
- Работодатель формирует сведения о трудовой деятельности в электронном виде (СТД-Р).
- Заявление на ведение бумажной ТК не пишется и не принимается, так как закон не дает такого права новоначатым.
- При трудоустройстве работник предъявляет только СНИЛС и паспорт. Если есть бумажная ТК от прошлых работ (до 2021 г.), она предъявляется для ознакомления, но новые записи в ней не делаются.
Образцы заявлений (как они выглядят в 2026 году)
Хотя первичный выбор формы сделан давно, бланки заявлений все еще актуальны для перехода на электронную форму. Закон устанавливает свободную письменную форму, однако рекомендуется использовать утвержденные Минтрудом рекомендации (Приказ Минтруда России от № 691н).
Заявление о переходе на электронную трудовую книжку (для «старичков»)
Кому: Генеральному директору ООО «» Иванову И.И. (ФИО руководителя ) От кого: Менеджера отдела продаж Петрова П.П. (ФИО работника ) ЗАЯВЛЕНИЕ Прошу перевести ведение моей трудовой книжки с бумажного носителя на электронный вид (сведения о трудовой деятельности в электронном виде) в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ. С бумажной трудовой книжкой № серии * (выданной *) ознакомлен(а), не имею возражений против ее изъятия и выдачи мне СТД-Р.
Заявление о сохранении бумажной ТК (исторический образец, для справки)
Этот образец актуален был только до . В 2026 году он используется исключительно для ознакомления или если сотрудник ошибочно считает, что должен писать его сейчас.
ЗАЯВЛЕНИЕ Прошу продолжить ведение моей трудовой книжки на бумажном носителе. Об уведомлении о праве выбора формы трудовой книжки информирован(а).
Обязанности работодателя: двойной учет и СТД-Р
Если у вас в штате есть сотрудники, подавшие заявление в 2020 году о сохранении бумажной ТК, в 2026 году вы обязаны:
- Вносить записи в бумажную ТК при каждом кадровом перемещении (прием, перевод, увольнение, награждение).
- Параллельно формировать и направлять в СФР сведения о трудовой деятельности (форма СВЕД-ТРУД / ЕФС-1) в электронном виде.
- Хранить бумажную ТК у себя (обычно у кадровика/бухгалтера) до увольнения или перехода на электронную форму.
- При переходе сотрудника на электронную форму (по его новому заявлению) — выдать ему СТД-Р (Сведения о трудовой деятельности в электронном виде на бумажном носителе).
Что такое СТД-Р и когда выдается в 2026 году?
СТД-Р — это выписка из базы данных СФР, распечатанная на бланке строгой отчетности. Она выдается работнику в следующих случаях:
- При увольнении (в день расчета).
- По письменному запросу работника (в течение 3 рабочих дней).
- При переходе с бумажной ТК на электронную (в день подачи заявления или в ближайший рабочий день).
В СТД-Р отражается вся трудовая история: и периоды, записанные в бумажной ТК (до перехода), и последующие электронные периоды.
Частые ошибки HR-специалистов в 2026 году
| Ошибка | Правильно |
|---|---|
| Требуют от нового сотрудника (2026 г.) заявление на бумажную ТК. | Объясняют, что бумажная ТК не заводится, ведется только СТД-Р. |
| Заставляют «старичков» писать заявление на сохранение бумажной ТК ежегодно. | Заявление 2020 года бессрочно. Новые не нужны. |
| Отказывают в выдаче СТД-Р при запросе работника, у которого бумажная ТК. | СТД-Р выдается по запросу всегда, независимо от формы ведения ТК. |
| Позволяют работнику «вернуться» к бумажной ТК после подачи заявления на электронную. | Обратный переход запрещен законом (ч. 6 ст. 66.1 ТК РФ). |
| Не ведут электронный учет для тех, у кого есть бумажная ТК. | Двойной учет (бумага + СФР) обязателен для всех без исключения. |
Практический чек-лист для кадровика на 2026 год
- При приеме на работу: Проверьте, есть ли у кандидата бумажная ТК (заполненная до 2021 г.). Если да — ознакомьтесь, верните на руки. Бумажную ТК нового образца заводить нельзя.
- При приеме на работу: Не просите писать заявление на выбор формы. По умолчанию, электронная.
- Для текущих сотрудников (до 2021 г.): Проверьте архив: есть ли заявление 2020 г. о сохранении бумажной ТК?
- Есть -> Ведите двойной учет.
- Нет -> Считаем, что сотрудник на электронном учете. Бумажная ТК (если физически есть) должна быть на руках у работника.
- Если сотрудник просит перейти на электронную: Примите заявление (свободная форма, см. образец выше), прекратите записи в бумажке, выдайте СТД-Р, бумажную ТК верните на руки под роспись в личной карточке/журнале.
- При увольнении любого сотрудника: Выдавайте СТД-Р в день увольнения (даже если велась бумажная ТК). В бумажную ТК вносите запись об увольнении (если она велась).
Нормативная база (актуальна на )
- ТК РФ: ст. 66 (Трудовая книжка), ст. 66.1 (Сведения о трудовой деятельности в электронном виде).
- ФЗ от № 311-ФЗ «О внесении изменений в ТК РФ и отдельные законодательные акты РФ в части ведения трудовой книжки в электронном виде» (закон, запустивший реформу).
- Приказ Минтруда России от № 691н «Об утверждении рекомендуемых форм заявлений…» (образцы заявлений).
- Приказ Минтруда России от № 236н «Об утверждении бланка СТД-Р, правил его заполнения, выдачи и хранения».
- Постановление Правительства РФ от № 2373 «О порядке ведения трудовой книжки в электронном виде».
Резюме
В 2026 году заявление о ведении трудовой книжки в бумажном виде нужно писать ТОЛЬКО в одном случае: если сотрудник, принятый до 2021 года и ранее выбравший бумажную форму, хочет отказаться от нее и перейти на электронную.
Во всех остальных случаях (новые сотрудники, сотрудники уже на электронном учете, сотрудники продолжающие бумажный учет по старому заявлению) — новых заявлений не требуется. Главная задача работодателя — обеспечить корректный двойной учет для «бумажников» и своевременную передачу данных в СФР для всех.
Данная статья носит информационный характер. Для решения конкретных спорных ситуаций рекомендуется обратиться к трудовому инспектору или юристу по трудовому праву. Контакты для связи: тел. —, email: @*.ru