При приёме на работу работодатель получает от соискателя большой объём личной информации: Ф․И․О․, паспортные данные, телефон, адрес электронной почты, сведения об образовании и опыте работы․ Всё это — персональные данные, обработка которых регулируется Федеральным законом № 152-ФЗ «О персональных данных»․ Чтобы законно собирать, хранить и использовать эти сведения, работодатель обязан получить от кандидата согласие на обработку персональных данных․
Зачем нужно согласие кандидата
Согласие требуется ещё на этапе рассмотрения резюме, поскольку трудовой договор с соискателем ещё не заключён, а значит, у работодателя нет иного законного основания для обработки его данных․ Основные цели обработки:
- идентификация кандидата на вакансию;
- оценка деловых качеств и соответствия требованиям должности;
- возможность связаться с кандидатом по телефону или электронной почте;
- формирование кадрового резерва;
- проверка достоверности предоставленных сведений․
Важно: уже в объявлении о вакансии работодателю рекомендуется размещать ссылку на форму согласия, чтобы кандидат мог подписать документ или проставить отметку в соответствующем поле․
Обязательные элементы согласия
Унифицированная форма согласия законодательно не утверждена, однако статья 9 Закона № 152-ФЗ устанавливает обязательные реквизиты:
- Ф․И․О․ и адрес субъекта персональных данных (кандидата);
- наименование и адрес оператора (работодателя);
- цель обработки персональных данных;
- перечень данных, на обработку которых даётся согласие;
- перечень действий с данными (сбор, запись, систематизация, хранение, уточнение, использование, передача, обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение);
- срок действия согласия и порядок его отзыва;
- подпись кандидата и дата․
Образец заполнения согласия
СОГЛАСИЕ
на обработку персональных данных кандидата на вакансию
Я, Иванов Иван Иванович, дата рождения «» * 19* года, паспорт серия * № , выдан ОВД г․ Москвы «» 20 года, зарегистрированный по адресу: г․ Москва, ул․ , д․ , кв․ *,
даю согласие ООО «Пример» (ИНН 77, адрес: г․ Москва, ул․ , д․ ) — далее «Оператор», на обработку моих персональных данных, а именно:
- фамилия, имя, отчество;
- дата и место рождения;
- паспортные данные;
- адрес регистрации и фактического проживания;
- контактный телефон: +7 () -*-;
- адрес электронной почты: i**@mail․ru;
- сведения об образовании, квалификации и трудовом стаже․
Цели обработки: рассмотрение моей кандидатуры на вакантную должность, оценка профессиональных качеств, установление со мной контакта, формирование кадрового резерва․
Перечень действий с данными: сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передача (предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение․
Срок действия согласия: с момента подписания и до достижения целей обработки либо до момента отзыва согласия․ Согласие может быть отозвано мною путём направления письменного заявления Оператору․
«» 20 г․ __________ / Иванов И․И․ /
Правила оформления и хранения
- Согласие оформляется на бумаге с собственноручной подписью кандидата либо в электронном виде с использованием электронной подписи․
- Документ хранится у работодателя в течение всего срока обработки данных и, как правило, не менее 75 лет в составе кадровых документов, если кандидат был принят на работу․
- Если кандидату отказано в приёме, данные подлежат уничтожению по истечении срока, указанного в согласии (обычно не более 1–3 лет), если кандидат не дал согласие на включение в кадровый резерв․
Отзыв согласия
Ответственность за нарушения
Обработка персональных данных без согласия или с нарушением требований законодательства влечёт административную ответственность по статье 13․11 КоАП РФ․ Штрафы для юридических лиц могут достигать 700 000 рублей и более при повторных нарушениях․ Поэтому работодателю важно использовать актуальные образцы согласий и своевременно переоформлять их при изменении законодательства․
Согласие кандидата на обработку персональных данных — обязательный документ на этапе подбора персонала․ Оно должно содержать все реквизиты, предусмотренные статьёй 9 Закона № 152-ФЗ, чётко определять цели и перечень обрабатываемых данных, а также порядок отзыва․ Грамотно составленное согласие защищает как права соискателя, так и интересы работодателя, исключая риск претензий со стороны Роскомнадзора․