Рапорт на выдачу бензина — это внутренний документ, с помощью которого сотрудник (водитель, командированное лицо) обращается к руководству организации с просьбой выделить горюче-смазочные материалы для выполнения служебных задач. Такой документ особенно актуален для предприятий с собственным автопарком, а также для ситуаций, когда работник использует личный транспорт в интересах компании.

Когда составляется рапорт на бензин

Рапорт пишется в следующих ситуациях:

• необходима заправка служебного автомобиля для выполнения производственного задания;
• сотрудник использует личный автомобиль в служебных целях и просит компенсировать расходы на топливо;
• требуется выдача топливной карты или талонов на бензин;
• произошёл перерасход топлива сверх установленного лимита, и водитель должен объяснить причины;
• нужно списать ГСМ по итогам месяца на основании путевых листов.

Общие правила оформления

Унифицированной формы рапорта на бензин законодательством не установлено, поэтому каждая организация вправе разработать собственный бланк. Однако документ должен содержать обязательные реквизиты:

1. Адресат — должность и ФИО руководителя (в дательном падеже).
2. Автор — должность, структурное подразделение и ФИО сотрудника.
3. Название документа, «Рапорт».
4. Текст, суть просьбы с указанием марки и госномера автомобиля, цели поездки, необходимого количества топлива.
5. Дата и подпись составителя.

Образец рапорта на выдачу бензина

Директору ООО «ТрансЛогистик»
Петрову* А.И.

от водителя экспедиции
Сидорова* В.П.

РАПОРТ

Прошу выделить 40 (сорок) литров бензина марки АИ-95 для заправки служебного автомобиля Ford Focus, гос. номер А123* 77, в связи с выполнением служебного задания — доставкой документации в филиал по адресу: г. Москва, ул. Примерная, д. 1.

Выдачу прошу произвести посредством топливной карты № 78-45, закреплённой за мной согласно приказу № 12-к от .

Образец рапорта на компенсацию бензина (личный транспорт)

Генеральному директору ООО «Вектор»
Кузнецовой* О.Н.

от менеджера отдела продаж
Иванова* С.М.

В период с по я использовал личный автомобиль Hyundai Solaris, гос. номер В456* 78, в служебных целях (выезды к клиентам согласно путевым листам). Общий пробег составил 620 км, фактический расход бензина АИ-92 — 52 литра на сумму 3 120 руб. (чеки АЗС прилагаются).

Прошу компенсировать расходы на горюче-смазочные материалы в соответствии с приказом об использовании личного транспорта № 8 от .

Приложения: чеки АЗС на 3 л., путевые листы на 5 л.

Рапорт о перерасходе топлива

Если водитель израсходовал бензина больше установленного лимита, бухгалтерия обычно требует объяснительный документ:

«Прошу учесть перерасход топлива в количестве 15 литров за февраль 2026 года по автомобилю ГАЗ-3302, гос. номер Е789* 99. Перерасход вызван работой двигателя на холостом ходу при погрузке в условиях низких температур, а также движением в условиях городских пробок. Прошу списать фактический расход на основании путевых листов».

Дальнейшее движение документа

После подачи рапорта руководитель ставит резолюцию («Выдать», «В компенсации отказать», «Списать»), после чего документ передаётся:

• в бухгалтерию — для списания ГСМ и оформления ведомости учёта выдачи ГСМ;
• материально ответственному лицу — для записи в журнал учёта выдачи топливных карт или талонов;
• в личное дело сотрудника — при спорных ситуациях с перерасходом.

Полезные рекомендации

• Всегда прикладывайте подтверждающие документы: чеки АЗС, путевые листы, справки о расходе топлива.
• Указывайте точные цифры: объём топлива, пробег, марку бензина.
• Составляйте рапорт в двух экземплярах — один с отметкой о принятии оставьте у себя.
• Закрепите форму рапорта в учётной политике организации, чтобы унифицировать документооборот.