Под термином «справка за год» чаще всего подразумевают один из трех основных документов: справку 2-НДФЛ (для работника), расчет по форме 6-НДФЛ (для налоговой от работодателя) или справку о доходах свободной формы (для банка, визы, пособий). В этой статье подробно разберем, как правильно написать и сдать каждый из них, актуально на .

Справка 2-НДФЛ: для чего нужна и как получить

Это основной документ, подтверждающий доходы физического лица и удержанный НДФЛ за календарный год. С 2023 года утвержден новый формат (приказ ФНС *), который применяется и за 2025 год.

Кто и когда выдает

• Работодатель (налоговый агент) выдает справку работнику не позднее 28 февраля года, следующего за отчетным (для 2025 года, до ).
• По требованию уволенного работника — в день расчета (ст. 62 ТК РФ).
• По запросу действующего работника — в течение 3 рабочих дней.

Как заполнить (алгоритм для бухгалтера/Кадров)

1. Шапка: Код вида справки (1 — ежегодная, 2 — при увольнении, 3 — исправленная), код по ОКПО, ИНН/КПП организации, наименование организации (полное/сокращенное).
2. Раздел 1 (Сведения о налоговом агенте): Адрес регистрации * (маскируем детали), телефон .
3. Раздел 2 (Сведения о получателе дохода): Фамилия Имя Отчество , ИНН , Код субъекта РФ , Адрес регистрации *, Код вида дохода (2000 — основной, 2010 — материальная помощь и т.д.).
4. Табличная часть: Заполняется по кварталам накопленным итогом.
   • Столбец 1: Код вида дохода.
   • Столбец 2: Начислено доходов (сумма за год).
   • Столбец 3: Удержан НДФЛ (13%, 15%, 30%, 35%).
   • Столбцы 4–6: Суммы к вычету (стандартные, социальные, имущественные) — если предоставлялись.
   • Столбец 7: Доход, не облагаемый НДФЛ (код 2760 и др.).
5. Подписи: Руководитель (ФИО ) и главбух (ФИО ), печать (если есть), дата.

Электронный вид

С 2021 года справку можно направить работнику в личный кабинет налогоплательщика (ЛК ФЛ) через оператора ЭДО. Бумажный экземпляр выдается только по письменному заявлению сотрудника. Реквизиты ЭДО оператора: ИНН , Наименование .

Расчет по форме 6-НДФЛ: отчетность налогового агента

Важно: Согласно информации из открытых источников, в феврале 2026 года налоговые агенты сдавали отчетность за 2025 год. На текущую дату (апрель 2026) сдача годового расчета за 2025 год уже должна быть завершена.

Сроки сдачи (ст. 230 НК РФ)

• Годовой расчет за 2025 год: не позднее 28 февраля 2026 года (в 2026 г. 28 февраля, суббота, срок сдвигается на ).
• Квартальные расчеты за 2026 год: не позднее последнего дня месяца, следующего за отчетным кварталом (1 кв., до ).

Структура расчета (Приказ ФНС * от *)

Расчет состоит из титульного листа и двух разделов:

Титульный лист

• Код вида расчета (1 — квартальный, 2 — полугодичный, 3, 9-месячный, 4 — годовой).
• Код исправления (0 — первичный, 1 — уточняющий).
• ИНН/КПП налогового агента, Наименование .
• Контактное лицо: ФИО , Телефон *.

Раздел 1. Сведения о доходах, полученных физическими лицами

Заполняется по каждому получателю дохода (сотруднику) в разрезе кодов вида дохода.

• Строка 010: Начислено доходов за год.
• Строка 020: Удержан НДФЛ за год.
• Строки 030–060: Вычеты (стандартные, социальные, имущественные, профессиональные).
• Строка 070: Доход, не облагаемый НДФЛ.

Раздел 2. Сведения об удержанных и перечисленных суммах налога

Заполняется по каждому платежу (зарплата, аванс, премия, компенсация) с указанием даты фактического выплаты/перечисления.

• Столбец 1: Порядковый номер.
• Столбец 2: Дата получения дохода (дд.мм.гггг).
• Столбец 3: Код вида дохода.
• Столбец 4: Начислено дохода.
• Столбец 5: Удержан НДФЛ.
• Столбец 6: Перечислено НДФЛ в бюджет.
• Столбец 7: Дата перечисления НДФЛ (дд.мм.гггг).
• Столбец 8: КБК (для 2025 года актуальны коды *).
• Столбец 9: ОКТМО.

Типичные ошибки 2025–2026 гг.

1. Несвоевременное перечисление НДФЛ: Налог нужно перечислять ежедневно/при каждой выплате. Просрочка даже на 1 день — штраф 20% (ст. 123 НК РФ) и пени.
2. Ошибки в кодах вычетов: Не путать коды вычетов в Разделе 1 (100 — стандартные, 200, социальные и т.д.) с кодами видов дохода.
3. Отсутствие строк в Разделе 2: Каждая выплата (даже аванс) — отдельная строка, если дата выплаты отличается.
4. Несоответствие 6-НДФЛ и 2-НДФЛ: Суммы в годовом 6-НДФЛ (Раздел 1) должны сходиться с суммами во всех выданных 2-НДФЛ по сотрудникам.

Справка о доходах свободной формы (для банка, визы, субсидии)

Если сотрудник просит справку не для налоговой, а для получения кредита, визы или пособия, форма 2-НДФЛ не всегда подходит (банки часто хотят видеть «чистые» на руки, работы по ГПХ и т.д.).

Образец составления (нет единого утвержденного бланка)

Организация вправе утвердить свой бланк локальным нормативным актом (Приказ о форме справки). Обязательные реквизиты (ст. 9 ФЗ-402 «О бухгалтерском учете»):

• Наименование документа: «Справка о доходах за 2025 год».
• Дата составления.
• Наименование организации: ООО «», ИНН , КПП , Адрес: .
• Сведения о работнике: ФИО , Табельный номер , Должность, Дата приема на работу.
• Таблица доходов за год:
  

  Месяц	Начислено всего (брутто)	Удержан НДФЛ	Выдано на руки (нетто)	Примечание (премия, отп. и т.д.)
  Январь	* руб.	* руб.	* руб.
  …	…	…	..;

• Подпись руководителя (ФИО ) и главбуха (ФИО ), МП (при наличии).

Срок изготовления

Закон не регламентирует жесткий срок для свободной формы, но по общему правилу (ст. 62 ТК РФ, ст. 10 ФЗ-129) — в течение 3 рабочих дней с момента заявления. Для банков часто делают в день обращения.

Особенности 2025 года (отчет за 2024) и изменений с 2026 года

Единый налоговый платеж (ЕНП) и КБК

В 2025 году (как и в 2024) НДФЛ перечисляется единым платежом по ЕНП. В 6-НДФЛ (Раздел 2, столбец указываются бюджетные классификационные коды (КБК), соответствующие видам доходов (основной — 1###-###-####11000110, иные, свои коды). ОКТМО указывается по месту учета налогового агента.

Прогрессивная шкала НДФЛ (с 2025 года)

Внимание: С введены новые ставки НДФЛ для резидентов (ФЗ от № *):

• До 2,4 млн руб. в год — 13%.
• От 2,4 до 5 млн — 15%.
• От 5 до 20 млн — 18%.
• От 20 до 50 млн — 20%.
• Свыше 50 млн — 22%.

При заполнении 6-НДФЛ за 2025 год (сдается в 2026) необходимо правильно рассчитать налог по ступенчатой шкале. В 2-НДФЛ за 2025 год в столбце «Удержан НДФЛ» будет отражена уже итоговая сумма с учетом прогрессии.

Страховые взносы и отчетность ЕФС-1

Не путайте 6-НДФЛ с ЕФС-1 (единая форма сведений о заработной плате для СФР). ЕФС-1 сдается ежемесячно (не позднее 15-го числа следующего месяца) и ежегодно (итоговая за год — до марта следующего года); Данные по доходам в 6-НДФЛ и ЕФС-1 должны быть согласованы.

Пошаговая инструкция: как написать справку за год (чек-лист)

1. Определите цель: Для налоговой (2-НДФЛ/6-НДФЛ) или для третьего лица (свободная форма).
2. Соберите данные: Выгрузка из 1С/МойСклад/Контур/Эльба по каждому сотруднику за календарный год (начисления, удержания, выплаты, даты).
3. Проверьте вычеты: Есть ли заявления на стандартные/социальные вычеты за 2025 год? Сходятся ли суммы вычетов с предоставленными справками (на лечение, обучение, недвижимость).
4. Рассчитайте НДФЛ по прогрессивной шкале (для 2025 года): Накопительная база с начала года, применение ставок 13/15/18/20/22%.
5. Сформируйте 6-НДФЛ (Годовой): Загрузите в программу отчетности (СБиС, Контур.Экстерн, 1С-Отчетность). Проверьте контрольные соотношения (Сумма Раздела 1 = Сумма 2-НДФЛ).
6. Подпишите ЭЦП: Директор или уполномоченное лицо (ФИО , Сертификат ЭЦП ).
7. Отправьте в ФНС: Через оператора ЭДО или ЛК ИП/ЮЛ налоговой. Сохраните квитанцию о приеме (Идентификатор *).
8. Выдайте 2-НДФЛ сотрудникам: В ЛК ФНС (автоматически при сдаче 6-НДФЛ) или на бумаге/по ЭДО по заявлению.
9. Архив: Храните копии справок и квитанций не менее 5 лет (ст. 230 НК РФ).

Ответы на частые вопросы (FAQ)

Что делать, если нашли ошибку в сданном 6-НДФЛ за 2025 год?

Сдавайте уточняющий расчет (на титульном листе код исправления «1») как можно скорее. Штраф за несдачу/ошибки: 200 руб. за каждый месяц просрочки (макс. 1000 руб., мин. 100 руб.) плюс 20% от суммы налога по ошибочным строкам (п. 1 ст. 126 НК РФ). Добровольная корректировка до выезда проверки минимизирует риски.

Нужно ли сдавать 6-НДФЛ, если сотрудников нет (нулевая отчетность)?

Нет. Если в отчетный год не было выплат физическим лицам, сдача 6-НДФЛ не требуется (письмо ФНС *). Но если был хотя бы один сотрудник/ГПХ — сдавать обязательно.

Как оформить справку для ИП на УСН/Патенте?

ИП на УСН «Доходы» или Патенте не являются налоговыми агентами по НДФЛ за себя (платят фиксированный налог/патент). Справку 2-НДФЛ себе не выдают. Для подтверждения дохода (виза, банк) используют: Декларацию УСН за год (с печатью ФНС о приеме) + Книгу учета доходов (КУДиР) + выписку с расчетного счета.

Срок действия справки 2-НДФЛ для банка?

Законом не установлен. Банки устанавливают свои правила: обычно 30 календарных дней с даты выдачи. Свободная форма часто просят не старше 7–14 дней.

Написание «справки за год» — процесс ответственный, требующий знания актуального НК РФ, приказов ФНС и умения работать с отчетностью в 1С или специализированных сервисах. Ключевые моменты на апрель 2026 года:

• Годовой 6-НДФЛ за 2025 год уже должен быть сдан (срок был ).
• Справки 2-НДФЛ работникам за 2025 год выданы до .
• При расчете НДФЛ за 2025 год обязательно учитывайте прогрессивную шкалу ставок.
• Для банков/виз готовьте справку свободной формы на фирменном бланке с указанием «чистых» сумм на руки.

Рекомендуем использовать сервисы электронной отчетности (СБиС, Контур, Астрал, 1С-Отчетность) — они автоматически проверяют контрольные соотношения и формируют файлы в актуальном формате XML/JSON для ФНС. При сложных ситуациях (исправления, проверки, споры с ФНС) обращайтесь к профессиональному бухгалтеру или налоговому консультанту (Контакты: Тел. , Email ).

Статья подготовлена на основании НК РФ, приказов ФНС России и открытых источников на дату . Данная информация носит справочный характер. Для принятия решений обратитесь к специалисту.