Письмо-обращение с просьбой (предложением) заключить договор — один из самых распространённых видов деловой корреспонденции. Оно используется как юридическими лицами, так и индивидуальными предпринимателями, когда необходимо официально инициировать договорные отношения: на поставку товаров, оказание услуг, водоснабжение, технический надзор, аренду и т.д. В этой статье разберём структуру документа, правила оформления и приведём готовые образцы.
Зачем нужно такое письмо
Письмо о заключении договора выполняет несколько функций:
- Официальная инициация отношений, фиксирует намерение стороны заключить договор;
- Оферта — если письмо содержит все существенные условия сделки, оно может считаться офертой (ст. 435 ГК РФ), а согласие адресата, акцептом;
- Документальное подтверждение — дата обращения может иметь значение при спорах и при определении момента начала отношений;
- Основание для подготовки проекта договора — на основании письма контрагент готовит и направляет проект договора в двух экземплярах.
Структура письма-обращения
Типовое письмо о заключении договора включает следующие элементы:
- Шапка (реквизит адресата) — должность, ФИО руководителя, наименование организации-адресата;
- Реквизиты отправителя — наименование организации, ИНН/ОГРН, адрес, контакты;
- Исходящий номер и дата регистрации письма;
- Заголовок — «О заключении договора» (с указанием предмета);
- Обращение, «Уважаемый Иван Иванович!»;
- Основная часть — просьба/предложение заключить договор, предмет, ключевые условия;
- Приложения — перечень прилагаемых документов (проект договора, реквизиты, доверенность);
- Подпись — должность, подпись, расшифровка.
Образец письма-обращения на заключение договора
На фирменном бланке организации
Исх. № 45/26 от
Генеральному директору
ООО «Водоканал-Сервис»
Дроздову Д.Н.
420, г. Казань, ул. Заводская, д. 3
О заключении договора на водоснабжение и водоотведение
Уважаемый Дмитрий Николаевич!
Общество с ограниченной ответственностью «СтройМонтаж» (ИНН 1655*, ОГРН 11616*), в лице генерального директора Сухарева А.Н., просит Вас заключить договор на водоснабжение и водоотведение объекта (офисного помещения), расположенного по адресу: г. Казань, ул. Промышленная, д. 1, помещение 2*.
Предполагаемый срок действия договора: с по .
Приложения:
- Карточка с реквизитами организации — на 1 л. в 1 экз.;
- Копия свидетельства о праве собственности — на 1 л. в 1 экз.;
- Доверенность представителя — на 1 л. в 1 экз.
Генеральный директор ООО «СтройМонтаж» ____________ /Сухарев А.Н./
Исполнитель: Петрова М.С., тел. +7 (843) -*—*
Образец письма-предложения (оферты)
Если письмо содержит все существенные условия, оно оформляется как оферта:
Генеральному директору
ООО «Торговый дом «Восток»
Алиеву Ф.А.**
Предложение о заключении договора поставки
Уважаемый Фарид Ахмедович!
Учитывая взаимные производственные потребности и возможности, настоящим предлагаем Вашей организации заключить договор поставки офисной мебели на следующих условиях:
- предмет договора: поставка мебели согласно спецификации (Приложение № 1);
- общая стоимость: 450 000 (четыреста пятьдесят тысяч) рублей, в т.ч. НДС;
- срок поставки: в течение 14 календарных дней с момента подписания договора;
- условия оплаты: 100% предоплата.
Настоящее письмо является офертой. В случае согласия просим направить подписанный экземпляр договора по адресу: 420, г. Казань, ул. Баумана, д. 2, офис 3.
Генеральный директор ООО «МебельПро» ____________ /Ананич В.В.**/
Правила оформления: важные нюансы
- Деловой стиль. Используйте устойчивые обороты: «Просим заключить договор…», «Направляем Вам…», «Высылаем в Ваш адрес…», «Предлагаем рассмотреть возможность…».
- Краткость. Оптимальный объём — одна страница. Все детали выносятся в приложения и проект договора.
- Приписка о статусе письма. Если вы не хотите, чтобы письмо считалось офертой, обязательно укажите: «Настоящее письмо не является офертой и не порождает обязательств по заключению договора».
- Два экземпляра договора. Если к письму прилагается проект договора, он направляется в двух подписанных экземплярах — один возвращается контрагентом после подписания.
- Регистрация. Письму присваивается исходящий номер, оно регистрируется в журнале исходящей корреспонденции.
- Способ отправки. Рекомендуется направлять письмо заказным письмом с уведомлением о вручении, курьером под подпись или через ЭДО — это подтвердит факт обращения.
Распространённые ошибки
- отсутствие исходящего номера и даты;
- неуказание предмета договора и реквизитов сторон;
- отсутствие подписи уполномоченного лица (или доверенности у подписанта);
- смешение письма-просьбы и оферты без оговорки о правовом статусе документа;
- отправка без подтверждения вручения.
Грамотно составленное письмо-обращение на заключение договора — это первый шаг к юридически корректным отношениям с контрагентом. Соблюдайте структуру, указывайте все реквизиты, чётко формулируйте предмет и условия, а также фиксируйте факт отправки. Приведённые выше образцы можно адаптировать под любой вид договора: поставки, услуг, аренды, водоснабжения или технического надзора.