Многие организации частично или полностью оплачивают своим сотрудникам путевки на санаторно-курортное лечение, в оздоровительные лагеря для детей или на отдых. Если часть стоимости путевки должен возместить сам работник, работодатель удерживает эти деньги из его заработной платы. Основанием для такого удержания служит письменное заявление сотрудника. В этой статье разберем, как правильно составить такой документ, когда производить удержание и какие нюансы учесть.

Правовые основы удержания

По инициативе сотрудника из его зарплаты можно удерживать суммы на любые цели. Единственное обязательное условие — желание работника должно быть подтверждено письменным заявлением. Устной договоренности недостаточно: без документа бухгалтерия не вправе производить удержания;

Важные моменты, которые следует знать:

• Удержания по инициативе сотрудника проводятся без ограничений по размеру — можно удерживать до 100% дохода, остающегося после удержания НДФЛ;
• Ограничения, установленные Трудовым кодексом (ст. 138 ТК РФ) и Законом об исполнительном производстве, касаются только удержаний по инициативе работодателя и по исполнительным документам;
• Удержать деньги можно только в момент, когда сотрудник может ими распорядиться, то есть в день выплаты заработной платы;
• Требований к форме заявления законодательство не устанавливает — его можно написать от руки или напечатать на компьютере.

Когда производить удержание

Рассмотрим типичную ситуацию: сотрудник получил путевку на санаторно-курортное лечение, 50% стоимости оплачивает работодатель, 50% удерживается из зарплаты. Путевка оплачена с расчетного счета организации, а заявление сотрудник передал в бухгалтерию позже.

Удержание можно произвести сразу после получения заявления, в ближайший день выплаты зарплаты; Ждать предоставления обратного талона или окончания отдыха не требуется. С момента получения письменного заявления организация уполномочена производить удержание.

Структура заявления

Заявление составляется в свободной форме, но должно содержать следующие обязательные элементы:

1. Шапка документа — наименование организации, ФИО руководителя (в дательном падеже), ФИО и должность заявителя;
2. Название документа — «Заявление»;
3. Основной текст — просьба об удержании с указанием суммы (или процента), назначения платежа и периода удержаний;
4. Дата и подпись с расшифровкой.

Образец заявления

Генеральному директору
ООО «»
Иванову И.И;
от менеджера отдела продаж
Петрова Петра Петровича
(паспорт: серия * № *)

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу удерживать из моей заработной платы сумму в размере 25 000 (двадцать пять тысяч) рублей в счет оплаты 50% стоимости путевки на санаторно-курортное лечение в санаторий «» (путевка № * от *..20* г.), оплаченной работодателем с расчетного счета организации.

Удержание прошу произвести единовременно из заработной платы за июнь 20* года (либо: равными частями по 12 500 рублей из заработной платы за июнь и июль 20* года).

С условиями удержания согласен. Обязуюсь предоставить обратный талон путевки в течение трех рабочих дней после окончания срока лечения.

Подпись: _____________ /Петров П.П./

Рекомендации по оформлению

• Укажите точную сумму удержания или четкий порядок ее расчета (например, 50% от стоимости путевки);
• Если сумма большая, предусмотрите удержание частями, так сотруднику будет комфортнее;
• Обязательно укажите реквизиты путевки (номер, дату, наименование санатория) — это упростит учет;
• Заявление регистрируется в отделе кадров или бухгалтерии, на нем ставится отметка о принятии;
• Работодателю рекомендуется издать приказ об удержании на основании заявления сотрудника.

Бухгалтерский учет

В учете организации операция отражается следующим образом:

• Оплата путевки с расчетного счета: Дт 76 (73) — Кт 51;
• Выдача путевки сотруднику (часть за счет работодателя): Дт 91-2 (70, 73) — Кт 76;
• Удержание доли сотрудника из зарплаты: Дт 70 — Кт 73 (76).

Часть стоимости путевки, оплаченная работодателем, может облагаться НДФЛ и страховыми взносами — этот вопрос следует уточнить у бухгалтера с учетом текущих норм законодательства.

Заявление на удержание из заработной платы за путевку — простой документ, который составляется в свободной форме. Главное — письменно зафиксировать согласие сотрудника, указать сумму и период удержания. Удержание производится в день выплаты зарплаты после получения заявления, без каких-либо ограничений по размеру (в пределах суммы после удержания НДФЛ). Правильно оформленный документ защищает интересы и работника, и работодателя.