Письмо-запрос — это особая форма делового послания‚ которая составляется в тех случаях‚ когда одна заинтересованная сторона желает получить от второй стороны какую-либо информацию. Такой документ широко применяется в деловой переписке и может стать началом долгого и плодотворного сотрудничества между организациями.
Для чего составляется письмо-запрос
Запрос может быть направлен по самым разным поводам‚ с целью получения:
- прайс-листов и коммерческих предложений;
- сведений о товарах и услугах;
- информации о скидках и акциях;
- данных о сроках поставки или оплаты;
- иной информации‚ необходимой для ведения деятельности.
Кроме того‚ при уже налаженных деловых связях письмо-запрос является хорошим методом воздействия на партнёров при их слишком медленной или недостаточно эффективной работе.
Кто может составлять запрос
Письмо должно быть написано от лица организации. Автором послания может выступать любой сотрудник компании‚ являющийся специалистом именно в той области‚ по которой направляется запрос. Главное условие — он обязан действовать исключительно в интересах работодателя.
Если письмо составляется не самим руководителем‚ а кем-либо из подчинённых‚ его необходимо согласовать с вышестоящим начальством. Это поможет избежать дальнейших споров‚ конфликтов и недоразумений.
Письма с пометкой «лично в руки» составляются‚ как правило‚ непосредственно директором организации на имя руководителя адресата аналогичного уровня. В этом случае они не должны вскрываться никем‚ кроме самого получателя.
Кому адресуется запрос
Письмо-запрос может быть адресовано:
- Конкретному человеку — например‚ директору компании-партнёра‚ менеджеру подразделения‚ специалисту в какой-либо отрасли. В этом случае при обращении используется эпитет «Уважаемый» и имя-отчество сотрудника. Такая форма значительно повышает шансы на оперативное рассмотрение запроса.
- Группе лиц без точного указания работника (например‚ «в юридический отдел»‚ «в отдел бухгалтерии»). Тогда ответ может быть составлен от лица любого сотрудника соответствующего подразделения.
Правила оформления письма-запроса
Унифицированной формы у письма-запроса нет‚ однако‚ поскольку оно относится к официальной деловой корреспонденции‚ следует соблюдать нормы корпоративной этики и делопроизводства:
Реквизиты сторон
В первую очередь указывается адресат: наименование компании-отправителя (с адресом и телефоном для связи)‚ а также название компании-получателя. При необходимости вписывается конкретный сотрудник, его должность и ФИО. Если в письме содержатся сведения о третьих лицах‚ к документу необходимо приложить согласие на предоставление этих сведений.
Основная часть
Здесь в уважительной‚ корректной форме излагается суть просьбы и указывается причина запроса: «в связи с получением»‚ «исходя из результатов»‚ «для решения вопроса»‚ «на основании переговоров» и т. п. Если запрос касается нескольких тем‚ его следует разбить на пункты или разделы, ответ на такое послание также будет структурирован по пунктам.
Сроки ответа
Если запрос требует получения ответа в определённый период или к точной дате‚ это следует вежливо‚ но твёрдо обозначить в тексте послания.
Образец письма-запроса
ООО «Пример»
Адрес: 123‚ г. Москва‚ ул. Ленина‚ д. 1
Тел.: +7 (4) —
Исх. № 12 от
Генеральному директору
ООО «Партнёр»
Иванову И.И. (Иванову И* И)
Уважаемый И И*!
На основании состоявшихся переговоров просим Вас предоставить следующую информацию:
- актуальный прайс-лист на продукцию Вашей компании;
- сведения о действующих скидках и акциях;
- сроки поставки и условия оплаты.
Просим направить ответ в срок до по адресу: г. Москва‚ ул. Ленина‚ д. 1‚ или на электронную почту: info@primer.ru.
С уважением‚
Директор ООО «Пример» ____________ /Петров П.П. (Петров П* П*)/
Грамотно составленное письмо-запрос — важный инструмент деловой коммуникации. Соблюдение структуры документа‚ корректный тон и чёткая формулировка просьбы повышают вероятность получения быстрого и полного ответа‚ а также укрепляют деловую репутацию компании.