Когда составляется акт
Материально ответственные лица (МОЛ) в организации могут меняться по разным причинам:
- увольнение работника;
- уход в отпуск (в т.ч. декретный);
- перевод на другую должность;
- длительная командировка или болезнь;
- порча доверенного имущества.
Передачу ценностей новому материально ответственному лицу необходимо оформить документально. Для этого и составляется акт приёма-передачи материальных ценностей. Он подтверждает, что прежнее МОЛ передало объекты новому, все ценности находятся в надлежащем состоянии, а у работодателя нет претензий к увольняющемуся или переводимому работнику.
Порядок действий при смене МОЛ
- Издание приказа руководителя о смене материально ответственного лица и передаче ценностей.
- Проведение инвентаризации — проверка фактического наличия всех объектов, числящихся за прежним МОЛ. Инвентаризация проходит в присутствии обоих работников: старого и нового МОЛ.
- Составление акта инвентаризации в трёх экземплярах: для каждого из работников и для руководства.
- Подписание акта приёма-передачи материальных ценностей.
Передача может оформляться напрямую (один работник передаёт ценности другому) либо через работодателя: старое МОЛ сдаёт ценности работодателю, а тот передаёт их новому МОЛ.
Форма акта
Законодательно закреплённой унифицированной формы акта не существует. Для предприятий общепита разработана форма ОП-18 (акт о передаче товаров и тары при смене материально ответственного лица), на основе которой можно разработать собственный бланк. Главное — включить обязательные реквизиты первичного учётного документа, перечисленные в п. 2 ст. 9 ФЗ № 402-ФЗ от . Самостоятельно разработанный бланк следует закрепить в учётной политике приказом руководителя.
Обязательные сведения в акте
- Наименование документа, место и дата составления.
- ФИО и паспортные данные сдающего и принимающего МОЛ.
- Документы-основания: приказ о смене МОЛ, трудовой договор.
- Перечень передаваемых ценностей — лучше в виде таблицы с графами: № п/п, наименование, инвентарный номер, единица измерения, количество, цена, стоимость. В конце, итоговая стоимость.
- Отметка о том, что ценности проверены сторонами, претензий нет.
- Количество экземпляров (обычно два, по одному для каждого МОЛ; возможен третий для бухгалтерии).
- Подписи сторон и руководителя (или уполномоченного лица).
Образец заполнения акта
АКТ № 12
приёма-передачи материальных ценностей при смене материально ответственного лица
г. Москва