Заявление на заказ (заявка), это документ, с помощью которого заказчик официально фиксирует свою потребность в товарах, работах или услугах. Правильно оформленное заявление помогает избежать недоразумений по срокам, объёмам и качеству, ускоряет рассмотрение обращения и служит юридическим основанием для дальнейших действий сторон. В этой статье разберём структуру документа, правила оформления и приведём образец.
Когда требуется заявление на заказ
- закупка товаров для организации (канцтовары, спецодежда, оборудование);
- заказ услуг (ремонт, доставка, обслуживание);
- оформление заявки на поставку товара в рамках контракта;
- участие в закупках и тендерах;
- внутренние заявки между подразделениями компании.
Общие требования к оформлению
При составлении заявления рекомендуется ориентироваться на ГОСТ Р 7.0.97-2016, который регламентирует оформление организационно-распорядительных документов:
- Поля документа: левое, верхнее и нижнее — не менее 2 см, правое — от 1 см;
- Шрифт: как правило, Times New Roman, размер 12–14 пт;
- Заголовок «Заявление» или «Заявка» пишется по центру; если документ набран на компьютере, допускается написание прописными буквами (ЗАЯВЛЕНИЕ) — в этом случае точка в конце не ставится;
- текст должен быть лаконичным, без разговорных выражений и эмоциональных оценок.
Структура заявления на заказ
Шапка документа
В правом верхнем углу указывается адресат (должность, наименование организации, Ф.И.О. руководителя в дательном падеже) и данные заявителя (от кого — в родительном падеже, с маленькой буквы после слова «от»). Пример:
Директору ООО «Торговый дом»
Иванову И.И.
от менеджера отдела снабжения
Петрова П;П.
Наименование документа
По центру пишется слово «Заявление» или «Заявка на заказ» (с маленькой буквы, если это продолжение фразы, начатой в шапке).
Основная часть
Начинается с красной строки. Здесь необходимо чётко сформулировать, что именно вы хотите заказать. Рекомендуется указать:
- наименование товара, работы или услуги;
- количество и единицы измерения;
- технические характеристики, артикулы, ГОСТы (при необходимости);
- желаемые сроки поставки или выполнения;
- условия оплаты и доставки;
- ссылку на договор или контракт, если заявка оформляется в его рамках.
Если позиций много, удобно оформить их в виде таблицы:
- № п/п;
- наименование товара;
- единица измерения;
- количество;
- примечание.
Приложения
Если к заявлению прилагаются документы (спецификации, техническое задание, подтверждающие бумаги), их нужно перечислить с указанием количества листов.
Дата и подпись
В конце документа ставится дата составления, подпись заявителя и её расшифровка (фамилия, инициалы).
Образец заявления на заказ
Директору ООО «СнабжениеПлюс»
Сидорову С.С.
от ООО «Клиент Сервис»
ИНН 77, ОГРН 11577
Адрес: г. Москва, ул. Примерная, д. , оф.
Тел.: +7 (4) —
ЗАЯВКА № * на поставку товара
Просим поставить в соответствии с договором № * от «*» 20 г. следующий товар:
- Бумага офисная А4, 80 г/м² — 50 пачек;
- Картридж для принтера HP Laser* — 10 шт.;
- Папки-регистраторы — 30 шт.
Срок поставки: до «» * 20 г.
Адрес доставки: г. Москва, ул. Примерная, д. **.
Контактное лицо: Петров П.П., тел. +7 (9) —.
Генеральный директор ООО «Клиент Сервис» ____________ /Кузнецов К.К./
«» 20 г.
Типичные ошибки при составлении
- Размытая формулировка. Фразы вроде «нужны канцтовары» без конкретики приводят к задержкам и ошибкам в комплектации;
- Отсутствие реквизитов. Без ссылки на договор, ИНН и контактов заявку могут не принять;
- Не указаны сроки. Всегда фиксируйте желаемую дату поставки;
- Ошибки в шапке. Слово «заявление» пишется с маленькой буквы, если фраза начинается со слов «Директору…»; после заголовка прописными буквами точка не ставится;
- Нет подписи и даты. Документ без них не имеет юридической силы.
Полезные советы
- Сохраняйте копию заявления с отметкой о принятии (входящий номер, подпись сотрудника);
- При электронной подаче запрашивайте подтверждение получения;
- Для регулярных закупок разработайте внутренний типовой бланк — это ускорит процесс;
- В заявках на участие в закупках строго следуйте форме, установленной заказчиком или правилами площадки.
Грамотно составленное заявление на заказ — это не формальность, а рабочий инструмент, который экономит время и защищает интересы обеих сторон. Соблюдайте структуру документа, указывайте все существенные условия и проверяйте реквизиты перед отправкой — и ваши заявки будут обрабатываться быстро и без ошибок.