Оформление декретного отпуска — это важный этап для каждой будущей мамы․ Несмотря на переход на электронные листы нетрудоспособности (ЭЛН), заявление от сотрудницы остается обязательным основанием для издания приказа работодателя и начисления пособия․ В этой статье подробно разберем, как правильно составить документ в 2026 году, какие сроки соблюдать и на какие нюансы обратить внимание․

Нормативная база и общие правила

Право на отпуск по беременности и родам закреплено в ст․ 255 ТК РФ․ Основанием для его предоставления служат два документа:

• Заявление сотрудницы (пишется от руки или печатается, подписывается собственноручно)․
• Листок нетрудоспособности (больничный лист) — с 2022 года используется исключительно в электронном виде (ЭЛН)․ Бумажный бланк не выдается․

Важно: По общему правилу декретный отпуск предоставляется, начиная с 30-й недели беременности (на 140 дней: 70 до родов и 70 после; при осложненных родах — 86 после; при рождении двух и более детей, 194 дня суммарно)․

Сроки подачи заявления

Закон не устанавливает жесткий дедлайн (например, «за 2 недели»), однако на практике рекомендуется подать заявление заранее (обычно за 2–3 недели до предполагаемой даты начала отпуска)․ Это даст время кадровой службе и бухгалтерии подготовить приказ и расчет пособия к первой зарплатной выплате․

С 2026 года актуальны следующие сроки действия ЭЛН (данные ФСС/СФР):

• Одиночные роды: 140 календарных дней (70+7 -)․
• Осложненные роды: 156 календарных дней (70+86)․
• Рождение двух и более детей: 194 календарных дня (84+110)․

Необходимый пакет документов

Помимо заявления и ЭЛН (данные о котором автоматически попадают в СФР и к работодателю), сотруднице может потребоваться предоставить:

1. Копию паспорта (если работодатель еще не имеет актуальных данных)․
2. Свидетельство о регистрации брака (если фамилия изменилась и данные в трудовой/паспорте не обновлены)․
3. Заявление о замене ежегодного оплачиваемого отпуска на отпуск по беременности и родам (если сотрудник хочет «приклеить» неиспользованный отпуск к декретному, ст․ 260 ТК РФ)․

Пошаговая инструкция: как написать заявление

Единой утвержденной формы (бланка) для заявления на декретный отпуск не существует․ Документ составляется в свободной форме, но должен содержать обязательные реквизиты (согласно ст․ 9 ФЗ № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и деловому обоюду)․

Структура заявления («Шапка»):

• Кому: Должность и ФИО руководителя организации (генерального директора, ИП) в дательном падеже․
  Например: Генеральному директору ООО «Ромашка» Иванову И․И․
• От кого: Должность, полное ФИО заявителя (сотрудницы) в родительном падеже․
  Например: От менеджера по продажам Петровой Анны Сергеевны

Основная часть:

• Название документа: «Заявление на предоставление отпуска по беременности и родам» (по центру строки)․
• Ссылка на основание: Обязательно укажите данные ЭЛН․ Поскольку бумажного листа нет, пишут: «На основании электронного листка нетрудоспособности № [номер] от [дата выдачи]»․
• Просьба: Четкая формулировка: «Прошу предоставить мне отпуск по беременности и родам с [дата начала] по [дата окончания]»․
• Даты: Дата начала = дата выдачи ЭЛН (день обращения к врачу)․ Дата окончания рассчитывается автоматически по срокам больничного (140/156/194 дня)․ Вручную дату окончания считать не нужно, она указана в ЭЛН․

Завершающая часть:

• Дата составления заявления (число, месяц, год)․
• Личная подпись сотрудницы с расшифровкой (ФИО)․

Образец заявления на 2026 год (Готовый шаблон)

Ниже приведен актуальный образец, соответствующий требованиям СФР и Трудового кодекса․ Данные в квадратных скобках замените на свои․

Особенности оформления в 2026 году: Электронный больничный (ЭЛН)

Это ключевой момент․ Врач не выдает бумажный листок нетрудоспособности․

• Сотрудница получает у врача номер ЭЛН (16-значный идентификатор) и дату открытия․
• В заявлении обязательно указывайте номер и дату ЭЛН (как в образце выше)․
• Работодатель получает сведения об ЭЛН через систему ЭДО (СБИС, Диадок, Контур и др․) или Личный кабинет СФР․
• Для бухгалтерии сотрудник может распечатать «Сведения о листе нетрудоспособности» из своего ЛК на Госуслугах или приложения СФР и передать в учет (хотя юридически достаточно данных из ЭДО)․

Действия работодателя после получения заявления

Получив заявление и увидев ЭЛН в системе, работодатель (кадровик/бухгалтер) в течение нескольких дней должен:

1. Подготовить Приказ (распоряжение) по форме Т-6 или в свободной форме о предоставлении отпуска․
2. В приказе указать: основание (заявление №․․․, ЭЛН №․․․), сроки отпуска, вид отпуска («По беременности и родам»)․
3. Ознакомить сотрудницу с приказом под роспись (если она еще на работе) или направить копию почтой/ЭДО․
4. Сделать запись в табеле учета рабочего времени (код «В» или «14»)․
5. Рассчитать и выплатить пособие по беременности и родам в срок следующей зарплатной выплаты (аванса или зарплаты)․

Частые ошибки и нюансы

Заявление о досрочном выходе на работу

Если сотрудница решает выйти на работу до окончания срока ЭЛН (например, после 70 дней после родов), она пишет заявление о досрочном выходе․ Важно: ЭЛН при этом закрывается врачом (выдается новый ЭЛН на уход за ребенком или сотрудник выходит на работу)․ Работодатель издает приказ о досрочном выходе из отпуска по беременности и родах․

Резюме: чек-лист для сотрудницы

1. Получила у врача номер ЭЛН (с 30 недели беременности)․
2. Написала заявление в 2 экземплярах (один с отметкой о получении остается у меня)․
3. Указала в заявлении: номер и дату ЭЛН, дату начала отпуска (по ЭЛН)․
4. Подписала заявление, поставила дату․
5. Сдала заявление руководителю / кадровому отделу / секретарю․
6. (При необходимости) Написала заявление о присоединении ежегодного отпуска․
7. Дождалась приказа, ознакомилась под роспись․

Написание заявления на декретный отпуск в 2026 году — процедура простая, но требующая внимательности к деталям электронного больничного․ Главное правило: ссылайтесь на ЭЛН (номер и дату) и не придумывайте дату окончания отпуска сами — она жестко привязана к медицинским показаниям․ Используйте приведенный выше образец, и оформление пройдет без задержек и ошибок при начислении пособия․

Примечание: Данная статья носит информационный характер․ Для решения специфических трудовых споров рекомендуется обратиться к трудовому инспектору или юристу․ Актуальные образцы бланков (Т-6, заявления) можно найти в справочно-правовых системах (КонсультантПлюс, Гарант) или на портале nalog-nalog․ru․