Южный федеральный университет (ЮФУ) — один из крупнейших образовательных и научных центров Юга России. Учитывая масштабную структуру университета, объединяющую множество институтов, академий и филиалов в Ростове-на-Дону и Таганроге, кадровое обеспечение осуществляется через сложную иерархию подразделений. В данной статье подробно рассматривается организация работы кадровых служб ЮФУ в таганрогском филиале (Инженерно-технологическая академия и иные структуры), их ключевые функции и доступные контактные данные.

Организационная структура кадрового обеспечения в Таганроге

Важно понимать, что в ЮФУ не существует единого физического «Отдела кадров» исключительно для Таганрога в виде отдельного юридического лица. Кадровая политика определяется централизованно — Управлением кадров (УК) ЮФУ, расположенным в главном корпусе в Ростове-на-Дону. Однако на месте, в Таганроге, функции HR-партнера и первичного приема документов выполняют:

• Кадровики структурных подразделений (институтов/академий): В каждом крупном институте Таганрога (ИКТИБ, ИРТСУ, ИУЭЭСС и др.) есть ответственные специалисты по кадрам (инспекторы, старшие инспекторы, руководители секторов).
• Администрация Инженерно-технологической академии (ИТА): Является ключевым координирующим звеном для таганрогской площадки.
• Приемная комиссия (сезонно): В период приемной кампании выполняет функции по приему документов на вакантные должности преподавательско-преподавательского и НИРС состава.

Основные институты Таганрога и их кадровые контакты

Ниже приведена информация о крупнейших структурных единицах ЮФУ в Таганроге, через которые проходит основной кадровый документооборот для сотрудников данных подразделений.

Инженерно-технологическая академия (ИТА ЮФУ) — Институт компьютерных технологий и информационной безопасности (ИКТИБ)

Один из крупнейших институтов таганрогской площадки. Кадровые вопросы сотрудников института (оформление приема, перевода, отпусков, увольнения, ведение личных дел) курируются локальным кадровым специалистом при деканате/директорате.

Институт радиотехнических систем и управления (ИРТСУ ЮФУ)

Крупный научно-образовательный центр. Имеет собственный штат кадровых специалистов, обслуживающих преподавательский и НИРС состав института.

Институт управления в экономических, экологических и социальных системах (ИУЭЭСС ЮФУ)

Расположен на таганрогской площадке. Кадровое сопровождение персонала осуществляется через администрацию института.

Контакты администрации ИУЭЭСС для кадровых справок лучше уточнять на официальном сайте института в разделе «Структура» -> «Администрация» или по телефонам справочной службы ЮФУ.

Централизованное управление кадрами (Ростов-на-Дону)

Все ключевые решения по кадровой политике, утверждение штатного расписения, разработка локальных нормативных актов (ЛНА), работа с системой ЭДО (электронный документооборот) и кадровым учетом в системе «1С:ЗУП» концентрируются в Управлении кадров ЮФУ в Ростове-на-Дону.

Категории вопросов, решаемых ТОЛЬКО в Управлении кадров (Ростов):

1. Прием на работу на ставку (подписание трудового договора после собеседований в институте).
2. Оформление академических отпусков, отпусков за выслугу лет (утверждение приказами Ректора).
3. Работа с пенсионными вопросами (расчет выслуги, отправка в ПФР).
4. Исправление ошибок в трудовой книжке/СТР (страховом трудовом реестре).
5. Выдача архивных справок (для уволенных сотрудников).

Основные функции кадровых служб на таганрогской площадке

Адаптация и онбординг новых сотрудников

Локальные кадровые инспекторы институтов готовят пакет документов для приема на работу: анкету, заявление, копии документов (паспорт, СНИЛС, диплом, трудовая/СТР, военный билет, медкнижка при необходимости). Далее пакет передается в Управление кадров в Ростове для генерации приказа и заключения трудового договора (часто через ЭДО).

Ведение личных дел и учет рабочего времени

• Физическое хранение личных дел (карточки личного учета Т-2) часто остается в институте (в сейфе кадрового инспектора).
• Учет отработанного времени (табели учета рабочего времени формы Т-12/Т-13) ведет таймкипер/кадровый инспектор института, сдает отчетность в УК ЮФУ ежемесячно.

Оформление перемещений и отпусков

Ежегодные оплачиваемые отпуска: График отпусков формируется в институте, согласовывается с руководителем и кадровым инспектором, затем уходит на подпись директора института и в УК ЮФУ.

Служебные командировки: Оформляются через систему ЭДО или бумажными служебными записками через кадрового инспектора института -> бухгалтерию -> УК.

Работа с социальными гарантиями и льготами

• Оформление справок для банков (2-НДФЛ, по форме банка) — чаще всего выдает кадровый инспектор института или бухгалтерия по запросу через портал сотрудника.
• Материальная помощь, оплата санаторно-курортного лечения — заявления пишутся через локального кадрового специалиста.
• Квартирный вопрос (общежитие для молодых специалистов) — координируется через администрацию института и УК ЮФУ.

Цифровизация HR-процессов: Портал сотрудника и ЭДО

ЮФУ активно внедряет бескागовый документооборот. Сотрудникам (в т.ч. в Таганроге) доступен:

• Портал сотрудника (LC SFedU / Личный кабинет): Позволяет самостоятельно оформить заявление на отпуск, командировку, больничный (загрузка ЭЛН), запросить справку 2-НДФЛ, просмотреть личную карточку, зарплатные ведомости.
• Система ЭДО (Диадок/СБИС/Контур): Подписание трудовых договоров, dodat соглашений, приказов о поощрениях/награждениях усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП).
• Корпоративная почта (@sfedu.ru): Основной канал рассылки приказов, уведомлений от УК и администрации институтов.

Важно: Для доступа к порталу и ЭДО необходимо получить логин/пароль у локального системного администратора института или в Центре информатизации ЮФУ (Тагаврог, пер. Некрасовский / Куйбышевская).

Приемная комиссия и трудоустройство выпускников (Карьерный центр)

Отдельно стоит выделить работу Центра карьеры и трудоустройства ЮФУ, имеющего представительства в Таганроге.

Частые вопросы (FAQ) сотрудников таганрогской площадки

Где мне сдать справку 2-НДФЛ в банк?

Вариант 1 (Быстрый): Заказать через «Личный кабинет сотрудника» на портале ЮФУ — справка сгенерируется автоматически с ЭЦП, ее принимают все банки.

Вариант 2: Обратиться к кадровому инспектору вашего института (ИКТИБ, ИРТСУ и др.) — он распечатает и заверяет печатью.

Как оформить больничный лист (ЭЛН)?

С бумажные больничные отменены. Врач оформляет ЭЛН в ФСС. Сотрудник не обязан приносить бумагу в кадры. Кадровый инспектор/бухгалтерия видят ЭЛН в личном кабинете работодателя на портале ФСС. Контролируйте начисления в зарплатной ведомости.

Мне нужно исправить запись в трудовой книжке / СТР. Куда идти?

Исправления в СТР (электронном) делает исключительно Управление кадров в Ростове-на-Дону. Необходимо написать заявление через руководителя института -> скан заявления и копии документов направить в УК ЮФУ (через ЭДО или курьером). Личный визит в Ростов может потребоваться для идентификации.

Где узнать актуальные вакансии ЮФУ в Таганроге?

1. Официальный сайт ЮФУ: раздел «Вакансии» (фильтр по городу: Таганрог).
2. Сайт HH.ru (HeadHunter) — страница работодателя «Южный федеральный университет».
3. Сайты конкретных институтов (ИКТИБ, ИРТСУ, ИТА) — разделы «Новости» / «Вакансии».
4. Карьерный центр ЮФУ (корп. Д, ауд; Д-112/113).

Рекомендации по взаимодействию с кадровой службой

1. Знайте своего локального кадрового инспектора. Уточните ФИО, номер кабинета, внутренний телефон и рабочие часы приема (часто это 2-3 часа в неделю) в администрации вашего института.
2. Используйте корпоративную почту. Любые официальные запросы (справки, заявления, уточнения) дублируйте на e-mail института (например, infoictis@sfedu.ru для ИКТИБ) и/или личному адресу кадрового инспектора.
3. Соблюдайте сроки. Заявления на отпуск — за 2 недели до начала; документы на командировку — за 3-5 дней; пакет на прием — за 5-10 рабочих дней до предполагаемой даты вступления в должность.
4. Проверяйте личные данные в портале. Регулярно проверяйте актуальность адреса регистрации, телефона, банковских реквизитов в «Личном кабинете сотрудника» — от этого зависят выплаты и получение почты.

Кадровое обслуживание сотрудников ЮФУ в Таганроге построено по децентрализованной модели с центральным управлением. Первичный контакт и рутинные операции (графики отпусков, табели, первичный прием документов, справки), зона ответственности кадровых инспекторов институтов (ИКТИБ, ИРТСУ, ИУЭЭСС и др.). Стратегические вопросы, правовые риски, архив, пенсии и итоговое подписание приказов — компетенция Управления кадров в Ростове-на-Дону.

Для оперативного решения вопросов рекомендуется начинать общение с локальным кадровым специалистом вашего института, используя контактные телефоны справочных служб (см. блоки выше) и корпоративную почту. Актуальные внутренние добавочные номера и ФИО специалистов лучше уточнять на инфостандах институтов или на сайте ЮФУ в разделе «Структура» -> «Структурные подразделения» -> выбирая нужный институт.

---

Данные актуальны на момент публикации (основа: открытые источники интернета по состоянию на ). Номера телефонов, добавочные линии и ФИО ответственных лиц могут меняться. Рекомендуется верификация через официальный сайт sfedu.ru или единую справочную службу ЮФУ.