Списание учебников и учебных пособий из библиотечного фонда образовательной организации — это строго регламентированная процедура. Несоблюдение правил оформления документов может привести к претензиям со стороны органов контроля (роспотребнадзора, прокуратуры, органов финансового контроля). В данной статье мы подробно разберем алгоритм действий, нормативную базу, составление комиссии, реквизиты акта и порядок утилизации списанной литературы.

Правовая основа списания учебников

Основным документом, регулирующим работу с библиотечным фондом учебных организаций, является Приказ Минкультуры России от № 1077 «Об утверждении Порядка формирования, ведения и хранения библиотечного фонда библиотеками библиотечно-информационной системы Министерства культуры Российской Федерации» (далее — Порядок № 1077). Хотя он ведомственный, его положения (в частности, п. 5.1) являются ориентиром для школьных библиотек.

Также необходимо руководствоваться:

• ФЗ от № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (ст. 9 — требования к первичным учетным документам).
• Приказ Минфина России от № 257н (бухгалтерский стандарт ФСБУ 26/2020 «Основные средства», если учебники учитываются как ОС) или ФСБУ 27/2021 «Документы и отчетность по бухгалтерскому учету».
• Локальные нормативные акты организации: Положение о школьной библиотеке, Положение о комиссии по списанию имущества.
• Распоряжения руководителя организации (приказы о создании комиссии, о списании).

Важно: Согласно п. 5.1 Порядка № 1077, исключение учебников из библиотечного фонда допускается по следующим основаниям:

• утрата;
• ветхость (физическое изношение);
• дефектность (брак издания);
• устарелость по содержанию (несоответствие актуальным ФГОС/ФОП);
• непрофильность (не соответствует профилю обучения).

Подготовительный этап: создание комиссии

Списание производится исключительно коллективно — специально созданной комиссией. Индивидуальное решение библиотекаря или директора недопустимо.

Этап 1: Приказ о создании комиссии

Руководитель организации издает приказ (распоряжение) о создании комиссии по списанию объектов библиотечного фонда. В приказе указываются:

1. Председатель комиссии (обычно завуч или директор).
2. Члены комиссии (библиотекарь, бухгалтер, представители родительского комитета/советов старшеклассников, специалист по материально-техническому обеспечению).
3. Срок действия комиссии.
4. Основание для проверки (плановая инвентаризация, выявление брака, переход на новые ФГОС).

Этап 2: Инвентаризация и выявление непригодных экземпляров

Перед составлением акта проводится осмотр фонда. Библиотекарь составляет описание (ведомость) учебников, подлежащих списанию, с указанием инвентарных номеров, авторов, названий, года издания, степени изношения и причины списания. Этот документ становиться приложением к акту.

Порядок оформления акта о списании

Единой обязательной формы акта на списание учебников для всех школ на федеральном уровне не установлено (форма по ОКУД 0504144 — «Акт о списании исключенных объектов библиотечного фонда» — рекомендательна, организации могут разработать свою форму в учетной политике).

Обязательные реквизиты акта (согласно ст. 9 ФЗ-402 и ФСБУ 27/2021):

• Наименование документа: «Акт о списании исключенных объектов библиотечного фонда».
• Дата составления (день, месяц, год).
• Наименование организации (полное и сокращенное).
• Основание для составления (номер и дата приказа о создании комиссии, номер и дата инвентаризационной описи).
• Состав комиссии (ФИО, должности, подписи, расшифровки подписей).
• Табличная часть с перечнем списываемых экземпляров.
• Причина списания для каждой позиции или группы.
• Решение комиссии (утвердить списание, направить на утилизацию/макулатуру).
• Подписи всех членов комиссии с датами.
• Утверждение руководителем организации (виза директора).

Структура табличной части акта (рекомендуемые колонки):

1. № п/п.
2. Инвентарный номер (или шифр в фонде).
3. Автор, название издания.
4. Год издания.
5. Количество экземпляров.
6. Первоначальная стоимость (1 экз.).
7. Общая стоимость.
8. Степень изношения / Состояние (ветхость, утрата вида, отсутствие страниц и т.д.).
9. Причина списания (код по классификатору или текстово: «Устарелость по содержанию», «Ветхость» и т.д.).
10. Примечание (куда направлено: на макулатуру, уничтожено).

Пример заполнения акта (образец)

Ниже приведена структура заполнения на основе типовых требований (конфиденциальные данные замаскированы):

Бухгалтерский учет и проводки

После утверждения акта директором бухгалтер делает проводки. Учетная политика определяет, на каком счете учитываются учебники: 01 «Основные средства» (если стоимость > порога ОС и срок пользования > 12 мес.), 08 «Вложения во внеоборотные активы» или 10 «Материалы» (часто для расходников). Часто школы используют счет 291 «Образовательная литература» (внутри счета 01 или 10).

Типовые проводки при списании (пример для счета 01/02):

1. Дт 02 — Кт 01 — начислена амортизация на списываемые учебники (если не начислена ранее полностью).
2. Дт 91.2 — Кт 01 — списана первоначальная стоимость учебников.
3. Дт 01 — Кт 02 — списана накопленная амортизация (счет 02 закрывается по данным ОС).
4. Дт 91.9 — Кт 91.2 — убыток от списания (если остаточная стоимость > 0).
5. Дт 91.1 — Кт 91.9 — доход от реализации макулатуры (если сдали на переработку).
6. Дт 51/76 — Кт 91.1 — поступление денег от сдачи макулатуры.

Примечание: Если учебники учитывались на счете 10 (материалы), списание идет через Дт 91.2 — Кт 10. НДФЛ/Налог на прибыль не исчисляется для бюджетных учреждений по данной операции, но доход от продажи макулатуры учитывается в доходах по КБК.

Уничтожение и утилизация списанных учебников

После утверждения акта и списания с баланса физическое уничтожение документов должно быть зафиксировано отдельным Актом об уничтожении (или в том же акте, если форма это предусматривает).

Способы утилизации:

• Реализация в качестве макулатуры (предпочтительно). Заключается договор с организацией по закупке макулатуры (например, ООО «» по договору № от ..202_ г.). Выдается накладная/товарный чек, деньги зачисляются на счет школы.
• Уничтожение (шредер, сжигание, полигон) — если макулатура не принимается (промочена, загрязнена). Составляется Акт об уничтожении с указанием способа и места (например, «вывоз на свалку ООО «»»).
• Передача безвозмездно — крайне редко, только если литература имеет историческую ценность для музеев/архивов, но списана из школьного фонда.

Пример из практики (замаскировано): «Согласно приказу № от ..202_ г. было произведено уничтожение списанных объектов библиотечного фонда (учебников и учебных пособий) путем вывоза на полигон ООО «» согласно договору № от ..202_ г. в количестве * экз. (акт о списании № * от ..202_ г.)».

Сроки хранения документов

Сроки хранения устанавливаются в Перечне типовых управленческой документации образовательных организаций (утв. Росархивом) и учетной политикой школы.

• Акт о списании (основной документ): Хранится в течение 5 лет после составления (категория «Документы по учету основных средств и материальных ценностей» / «Акты инвентаризации, списания»).
• Приказ о создании комиссии: 5 лет.
• Инвентаризационные описи: 5 лет.
• Договоры на реализацию макулатуры / акты уничтожения: 5 лет.
• Книга учета утерянных учебников: 5 лет (или до завершения проверки).

Частые ошибки и риски

1. Отсутствие приказа о комиссии. Акт, подписанный только библиотекарем и директором без предварительного приказа о комиссии — недействителен.
2. Неуказание конкретной причины. Фраза «непригодно» недостаточна. Нужно писать: «Ветхость: порвана обложка, отсутствуют стр. 10-15, загрязнения по краям листов» или «Устарелость: издание 2015 г., не соответствует ФГОС НОО / ФОП ООО 2023 г.»
3. Списание без инвентаризации. Нельзя списать «партию учебников 2015 года» без перечисления конкретных инвентарных номеров в приложении.
4. Игнорирование остаточной стоимости. Если учебники на балансе имеют остаточную стоимость > 0, списание без отражения убытка (Дт 91.9) искажает отчетность.
5. Уничтожение без акта/договора. Вывоз на свалку «на глаз» без договора с региональным оператором по обращению с ТКО и акта приема-передачи макулатуры — нарушение законодательства об отходах.

Алгоритм действий (чек-лист для библиотекаря)

1. Провести осмотр фонда, выявить экземпляры по основаниям п. 5.1 Приказа № 1077.
2. Подготовить ведомость (описание) с инвентарными номерами и причинами.
3. Попросить директора издать приказ о создании комиссии (указать состав).
4. Провести заседание комиссии, осмотреть физически книги, заполнить Акт (форму по ОКУД 0504144 или свою).
5. Собрать подписи всех членов комиссии.
6. Представить Акт директору на утверждение (виза «Утверждаю», подпись, дата, печать).
7. Передать Акт в бухгалтерию для проведения проводок.
8. Организовать реализацию макулатуры (договор, накладная) или уничтожение (акт уничтожения).
9. Сшить Акт, Приказ, Опись, Договор/Акт уничтожения в один том дела «Списание учебников 202_ г.».
10. Занести сведения в форму отчетности (если требуется) и в программу учета библиотечного фонда (например, «Библиотекарь», «АИРС», 1С:ХроноГраф и др.).

Электронный документооборот

С 2024-2025 гг. многие школы переводят документооборот в электронный вид (СЭД, «Госуслуги. Решаем вместе», региональные порталы). Акт о списании может быть оформлен в виде электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) председателя и членов комиссии, а также директора. В этом случае бумажный оригинал не требуется, но должен быть обеспечен доступ к документу в течение всего срока хранения.

Грамотное оформление акта на списание учебников — это не просто бюрократия, а защита имущественных интересов школы и личной ответственности директора и библиотекаря. Ключевые правила: коллегиальность (комиссия), обоснованность причин (ссылка на Приказ 1077), полнота реквизитов (ФЗ-402), своевременная бухгалтерская фиксация и законная утилизация (договор с оператором ТКО). Используйте приведенный выше образец как базу, адаптируйте форму под учетную политику вашей организации и всегда согласовывайте изменения с бухгалтерией.

Статья подготовлена на основе актуального законодательства на 2026 год (ФЗ-402, Приказ Минкультуры № 1077, ФСБУ 27/2021, типовые перечни сроков хранения). Конкретные номера приказов, договоров, наименования организаций и ФИО в примерах заменены на маски (*) в целях конфиденциальности.