Акт приема-передачи материала — это первичный учетный документ, который фиксирует факт перехода права собственности (или права оперативного управления/положения) на материальные ценности от одной стороны к другой. Без правильно оформленного акта невозможно списать материалы с баланса передающей стороны, принять их на учет получателю, подтвердить расходы для налоговых целей или разрешить споры в суде.

В статье разберем правовую базу, обязательные реквизиты, пошаговый алгоритм заполнения, виды актов, частые ошибки и дадим образец заполнения (конфиденциальные данные скрыты).

Правовая основа и назначение документа

Оформление акта регулируется следующими нормативными актами:

• ГК РФ (ст. 453, 454, 507, 574) — правила перехода права собственности при купли-продаже, поставке, подряде.
• ФЗ от № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (ст. 9) — требования к первичным учетным документам.
• Постановление Госкомстата от № 132 — единые формы первичной учетной документации (формы М-4, М-7, М-11, ТОРГ-12 и др.), хотя с 2013 г. организации имеют право разрабатывать свои формы в учетной политике.
• НК РФ (ст. 252, 270, 346.16, 346.17) — подтверждение расходов для налога на прибыль и УСН.

Основные функции акта:

1. Юридическая: подтверждение факта передачи и принятия материала (основание для перехода риска случайной гибели/порчи, ст. 458 ГК РФ).
2. Бухгалтерская: основание для списания (Кт 10 — Дт 20/26/44) и принятия на учет (Дт 10, Кт 60/76).
3. Налоговая: документ, подтверждающий экономическую целесообразность и документально оформленность расходов.
4. Внутренний контроль: фиксация ответственных лиц (МОЛ), количества, качества, комплектности.

Обязательные реквизиты акта (ст. 9 № 402-ФЗ)

Независимо от формы (унифицированной или собственной), в акте обязательно должны быть:

• Наименование документа: «Акт приема-передачи материала» (или «Акт приема-передачи материальных ценностей»).
• Дата составления: день, месяц, год (например, 09 апреля 2026 г.).
• Место составления: наименование населенного пункта (г. , ул. , д. ).
• Наименование сторон: полные или сокращенные наименования организаций / ФИО ИП / ФИО физлиц.
  • Передающая сторона (Поставщик / Подрядчик / Сдающая сторона): ООО «», ИНН , КПП , в лице Генерального директора * . ., действующего на основании Устава.
  • Принимающая сторона (Покупатель / Заказчик / Принимающая сторона): ООО «*», ИНН , КПП , в лице Кладовщика * . ., действующего на основании Доверенности № * от ..202.
• Основание для передачи: номер и дата договора (Договор поставки № * от ..202), накладной, заказа на производство, акта выполненных работ.
• Табличная часть (Содержание операции): подробная спецификация материалов (см. ниже).
• Подписи уполномоченных лиц: передающей и принимающей сторон с расшифровкой (ФИО, должность). При наличии — печати организаций (не обязательно для ИП и по желанию юрлиц).

Детализация табличной части: что указывать для каждого материала

Это самая важная часть для избежания претензий. Рекомендуемые колонки:

Важно: Если материал принимается по разным договорам или на разные счета/объекты — составляйте отдельные акты или четко разделяйте секции внутри одного акта с указанием объекта строительства/склада.

Пошаговый алгоритм составления

Шаг 1. Подготовка (до встречи сторон)

• Проверьте остатки на складе передающей стороны (инвентаризационная опись).
• Подготовьте упаковку, маркировку, сопроводительные документы (сертификаты соответствия, паспорта, декларации ТР ТС/ЕАЭС).
• Выпустите транспортную накладную (ТН) или накладную на передачу (ф. М-11, ТОРГ-12) — акт часто подписывается на основании накладной.
• Распечатайте проект акта в 2 (или 3, если есть перевозчик) экземплярах.

Шаг 2. Осмотр и приемка (в момент передачи)

1. Количественная приемка: пересчет мест, взвешивание, замер длины/объема. Результаты фиксируются в акте. При расхождениях — составляется Акт расхождений (или заполняется колонка «Примечание» с подписями обеих сторон).
2. Качественная приемка: визуальный осмотр целостности упаковки, наличия пломб, ярлыков, соответствия марки/сорта заказу. Для сложных материалов (металлопрокат, химия, оборудование) может потребоваться лабораторный контроль или приемка экспертом.
3. Проверка комплектности: наличие инструкций, паспортов, запасных частей, документации.

Шаг 3. Заполнение и подписание

• Заполните все реквизиты (см. п. 2).
• Если есть претензии по качеству/количеству: обязательно укажите их в акте («Принято с претензией по пункту 3: ammак брак упаковки…»). Подписи ставит обе стороны. Отказ одной стороны от подписи фиксируется служебной запиской/актом одностороннего осмотра (см. судебную практику, напр. определение 3-го Кассационного суда общей юрисдикции).
• Один экземпляр остается у передающей стороны (со подписью получателя), второй — у принимающей (со подписью передающей).

Шаг 4. Бухгалтерская обработка (после подписания)

• Передающая сторона: списание материалов (Кт 10 — Дт 20/26/44/90), признание выручки/дохода (Дт 62/76 — Кт 90/41), выставление счета-фактуры (в течение 5 дней).
• Принимающая сторона: принятие на учет (Дт 10, Кт 60/76/15/23), принятие к вычету НДС (при наличии счета-фактуры и акта).

Виды актов приема-передачи материалов

Форма и содержание зависят от основания (договора):

При договоре поставки / купли-продажи (ТОРГ-12 / М-4 / свой бланк)

Самый частый вариант. Переходит право собственности. Обязателен для подтверждения расходов по НДС и налогу на прибыль. Часто объединяется с накладной (ТОРГ-12 — товарная накладная, подписывается и грузополучателем, и водителем/экспедитором).

При договоре подряда / выполнения работ (Акт приема-передачи материалов заказчиком подрядчику)

Заказчик передает материалы подрядчику для выполнения работ (ст. 706 ГК РФ). Собственность на материалы остаеться у заказчика. В акте обязательно указывается: «Материалы приняты в обработку/в работу, собственность не переходит». Подрядчик учитывает их на внебалансовых счетах (002 «Материалы, принятые в обработку»).

При договоре подряда (Акт приема-передачи готовой продукции из материалов заказчика)

Подрядчик сдает, заказчик принимает готовую продукцию. В акте фиксируется расход материалов (фактический vs нормативный), остатки (обрезки, лом), они возвращаются заказчику отдельным актом возврата.

Акт приема-передачи материалов при сдаче-приемке объекта строительства (КС-2 / КС-3 / свой бланк)

Фиксирует материалы, вмонтированные в объект. Являеться основанием для передачи объекта заказчику и списания МЗ со счета 08 «Внедрение» на счет 01 «ОС».

Акт приема-передачи материалов при аренде / безвозмездном пользовании

Фиксирует состояние на момент передачи (износ, дефекты) для последующего возврата в том же состоянии (за исключением нормального износа). Обязательно фотофиксация.

Акт приема-передачи материалов при реорганизации / ликвидации / инвентаризации

Оформляется комиссией. Имеет повышенную доказательную силу для налоговых органов.

Электронный документооборот (ЭДО) и ЭДИ

С 2026 года (согласно актуализированным требованиям ФНС и ФЗ-402) использование ЭДО для первички становится стандартом для крупных налогоплательщиков и по выбору — для остальных.

• Акт подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) уполномоченных лиц.
• Оператор ЭДО (СБИС, Диадок, Контур, 1С-ЭДО и др.) обеспечивает юридическую значимость и хранение.
• Формат: обычно XML (схемы ФНС для УПД/ИУПД) или PDF с вложенной подписью (PAdES / CAdES).
• В ЭДО акты приема-передачи часто оформляются как УПД (Универсальный передаточный документ) — объединяет счет-фактуру, накладную и акт.

Типичные ошибки и риски

Образец заполнения акта (Шаблон)

АКТ ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ МАТЕРИАЛОВ № * от «09» апреля 2026 г.
г. *

Мы, нижеподписавшиеся:
Сторона 1 (Передающая): ООО «*», ИНН , КПП , адрес: г. , ул. , д. 
в лице Генерального директора  . , действующего на основании Устава,
(далее, «Поставщик»)
и
Сторона 2 (Принимающая): ООО «*», ИНН , КПП , адрес: г. , ул. , д. 
в лице Кладовщика склада №  * . , действующего на основании Доверенности №  от ..202
(далее — «Получатель»)

составили настоящий Акт о том, что Поставщик передала, а Получатель принял следующие материалы
на основании Договора поставки №  от ..202 (Счет на оплату №  от ..202):

┌────┬────────────────────────────────────┬──────┬────────┬──────────┬──────────┬────────────────────┐
│ № │ Наименование материала │ Ед. │ Кол-во │ Цена │ Сумма │ Примечание │
│ │ (Характеристики, ГОСТ/ТУ, Партия) │ изм. │ факт. │ (руб.) │ (руб.) │ (качество, дефекты)│
├────┼────────────────────────────────────┼──────┼────────┼──────────┼──────────┼────────────────────┤│ 1 │ Песок строительный крупнозернистый │ т │ 20.000 │ * │ * │ Соответствует ГОСТ │
│ │ (ГОСТ 8736-2014), Партия №  │ │ │ │ │ 8736-2014, влажн. 3%│
├────┼────────────────────────────────────┼──────┼────────┼──────────┼──────────┼────────────────────┤
│ 2 │ Арматура А500С Ø12мм (ГОСТ 5781-82)│ т │ 5.500 │  │ * │ Принято с претен- │
│ │ Партия № , Плавка №  │ │ │ │ │ зией: ржавчина на │
│ │ │ │ │ │ │ 0.5% прутьев (фото)│
└────┴────────────────────────────────────┴──────┴────────┴──────────┴──────────┴────────────────────┘

ИТОГО передано наименований: 2 (Две). На сумму: * (* ) рублей 00 коп; (в т.ч. НДС 20% — * руб.).

Материалы приняты в количестве, качестве, комплектности и упаковке, соответствующих условиям Договора,
за исключением замечаний, указанных в колонке «Примечание» и Приложении № 1 (Акт осмотра дефектов).

Претензии по количеству и качеству (кроме указанных выше) Получатель не имеет.
Передача материала осуществлена в присутствии представителя перевозчика (Водитель * . , ВУ № ,
Авто  * ), что подтверждается подписью в Товарной накладной ТОРГ-12 № .

Один экземпляр Акта — у Поставщика, второй — у Получателя, третий — у Перевозчика (при необходимости);
ПЕРЕДАЮЩАЯ СТОРОНА (ПОСТАВЩИК) ПРИНИМАЮЩАЯ СТОРОНА (ПОЛУЧАТЕЛЬ)
Подпись _____________ /  *.  / Подпись _____________ /  *. * /
М.П. (при наличии) М.П. (при наличии)
Дата «09» апреля 2026 г. Дата «09» апреля 2026 г.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос: Обязательно ли ставить печать на акте в 2026 году?

Ответ: Для юрлиц — нет (ст. 2 ФЗ от № 82-ФЗ отменил обязательность печати, если иное не установлено законом или уставом). Для ИП — печать не нужна. Однако многие контрагенты и банки до сих пор требуют печать «для верности». Лучше зафиксировать в договоре/учетной политике: «Печать ставится при наличии». В ЭДО печать не ставится — заменяется УКЭП.

Вопрос: Можно ли написать акт от руки?

Ответ: Законом не запрещено (ст. 9 № 402-ФЗ позволяет любым способом), но крайне не рекомендуется. Рукописный текст плохо читается, легко подделывается, вызывает вопросы у налоговой и в суде. Используйте печатную форму (Excel, 1С, Word, ЭДО).

Вопрос: Что делать, если получатель отказывается подписывать акт?

Ответ:

1. Составьте Акт одностороннего осмотра/приемки комиссией из сотрудников передающей стороны (минимум 2 человека) с приглашением получателя (уведомление заказным письмом/ЭДО за 3+ дня).
2. Зафиксируйте отказ в получении (подпись в уведомлении/почтовый возврат).
3. Сдайте материалы на ответственное хранение (склад) или верните на свой склад.
4. В суде такой акт (при соблюдении процедуры уведомления) будет доказательством надлежащего исполнения обязательства по передаче (п. 3 ст. 310 ГК РФ, судебная практика).

Вопрос: Нужен ли отдельный акт, если есть ТОРГ-12 (подписанная получателем)?

Ответ: ТОРГ-12, это первичный документ, подтверждающий передачу. Если в ТОРГ-12 есть все реквизиты ст. 9 № 402-ФЗ (в т.ч. подписи обеих сторон, качество, комплектность, претензии), отдельный акт не обязателен — ТОРГ-12 выполняет функцию акта. Однако на практике часто делают оба: ТОРГ-12 для логистики/склада, Акт — для бухгалтерии/юристов/заказчика.

Вопрос: Как оформить возврат бракованного материала после подписания акта «без претензий»?

Ответ: Сложно, но возможно. Нужно:

• Обнаружить скрытые дефекты в сроки гарантии/срока годности (ст. 476 ГК РФ).
• Направить претензию поставщику в разумный срок после обнаружения.
• Составить Акт обнаружения скрытых дефектов (комиссионно, возможно с экспертом).
• Оформить возврат Товарной накладной на возврат или Актом возврата со ссылкой на исходный акт и претензию.

Чек-лист перед подписанием (для распечатки)

• [ ] Наименование «Акт приема-передачи материала» + Номер + Дата.
• [ ] Место составления (город).
• [ ] Полные реквизиты сторон (Название, ИНН, КПП, Адрес, ФИО представителей, Основание полномочий — Устав/Доверенность/Приказ).
• [ ] Ссылка на основание (Договор №, Дата, Счет №, Накладная №).
• [ ] Таблица: Наименование (полное, ГОСТ/ТУ), Ед.изм., Кол-во (фактическое!), Цена/Сумма (если нужно).
• [ ] Доп. атрибуты: Партия, Серия, Дата выработки, Срок годности, Номер пломбы/упаковки.
• [ ] Колонка «Примечание/Качество» — заполнена честно (брак, несоответствие, отсутствие док-ов).
• [ ] Фраза: «Претензий по количеству/качеству нет, кроме указанных выше».
• [ ] Подписи ОБЕИХ сторон с расшифровкой (ФИО, Должность).
• [ ] Печати (если принято в организации/уставом/договором).
• [ ] Экземпляры: 2 (или 3) подписанных оригинала у каждой стороны.
• [ ] Приложения: Фото дефектов, Протокол замеров, Акт осмотра упаковки, Копия доверенности получателя.

Резюме: Грамотный акт приема-передачи материала — это не просто формальность для бухгалтерии, а ваш главный щит в споре с поставщиком, заказчиком или налоговой инспекцией. Тратьте 10 минут на тщательное заполнение таблицы и фиксацию замечаний на месте — это сэкономит недели судебных разбирательств и миллионы рублей упущенных вычетов/штрафов. Используйте ЭДО для скорости и надежности хранения, но всегда держите локальные бэкапы.

Статья подготовлена на основе ГК РФ, ФЗ-402, НК РФ и судебной практики на . Данная информация носит справочный характер. Для решения конкретных спорных ситуаций обратитесь к юристу или аудитору.