График отпусков — один из ключевых локальных документов любой организации. Он определяет, когда именно сотрудники уходят в ежегодный оплачиваемый отпуск, и обязателен как для работодателя, так и для работников (ст. 123 ТК РФ). В этой статье разберём, как правильно составить график отпусков на год, какой шаблон использовать и какие нюансы учесть.

Зачем нужен график отпусков

График отпусков решает сразу несколько задач:

• обеспечивает равномерное распределение отпусков сотрудников в течение года, чтобы работа организации не останавливалась;
• гарантирует работникам реализацию права на отдых;
• позволяет заранее планировать кадровые замещения и бюджет на отпускные;
• служит доказательством соблюдения трудового законодательства при проверках ГИТ.

Важно: отсутствие графика отпусков — это нарушение трудового законодательства, за которое предусмотрен штраф по ст. 5.27 КоАП РФ.

Сроки утверждения графика

График отпусков на следующий календарный год должен быть утверждён не позднее чем за две недели до наступления нового года, то есть не позднее 17 декабря. Например, график на 2026 год должен быть утверждён не позднее .

Какую форму использовать: шаблон

Существует унифицированная форма Т-7 (утверждена постановлением Госкомстата № 1 от ). Однако с 2013 года её применение не обязательно — организация вправе разработать собственный шаблон графика отпусков. На практике большинство компаний используют форму Т-7 как основу.

Структура шаблона графика отпусков

Типовой шаблон включает следующие графы:

1. Наименование структурного подразделения;
2. Должность (специальность, профессия) по штатному расписанию;
3. Фамилия, имя, отчество работника;
4. Табельный номер;
5. Количество календарных дней отпуска (основного и дополнительного);
6. Дата отпуска — планируемая;
7. Дата отпуска — фактическая;
8. Основание перенесения отпуска (документ, дата);
9. Дата предполагаемого отпуска при переносе;
10. Примечание.

Пример заполненной строки

Отдел продаж | Менеджер | Иванов* И. П. | таб. № 01* | 28 дней | план: | факт: — | примечание: —

Порядок составления графика: пошаговая инструкция

Шаг 1. Сбор пожеланий сотрудников

Кадровая служба или руководители подразделений собирают информацию о желаемых датах отпусков. Пожелания учитываются, но не являются обязательными для работодателя (кроме льготных категорий).

Шаг 2. Учёт льготных категорий

Некоторые работники вправе уйти в отпуск в удобное для них время:

• несовершеннолетние работники;
• женщины перед отпуском по беременности и родам или после него;
• работники, усыновившие ребёнка до 3 месяцев;
• мужья в период нахождения жены в отпуске по беременности и родам;
• совместители (одновременно с отпуском по основному месту работы);
• ветераны боевых действий, почётные доноры и другие категории по федеральным законам;
• работники, имеющие трёх и более детей до 18 лет (пока младшему не исполнится 14 лет).

Шаг 3. Расчёт количества дней отпуска

Стандартный основной отпуск — 28 календарных дней. К нему могут добавляться дополнительные отпуска (за ненормированный рабочий день, вредные условия труда, работу на Крайнем Севере и т.д.).

Частый вопрос: сколько дней указывать в графике, если рабочий год сотрудника не совпадает с календарным? Например, за период с по осталось 14 дней, а за период с по — ещё 7 дней. В графике на 2026 год следует указать сумму дней, которые работник планирует использовать в этом календарном году, — то есть 21 день (14 + 7), с разбивкой по датам в примечании или отдельными строками.

Шаг 4. Согласование и утверждение

Проект графика согласовывается с руководителями подразделений и профсоюзом (если он есть), после чего утверждается руководителем организации подписью.

Шаг 5. Ознакомление работников

Хотя ТК РФ прямо не обязывает знакомить сотрудников с графиком под подпись, на практике это рекомендуется делать — например, с помощью листа ознакомления или графы «подпись» в самом шаблоне.

Уведомление о начале отпуска

Работодатель обязан известить работника о времени начала отпуска под подпись не позднее чем за две недели до его начала (ст. 123 ТК РФ). Отпускные должны быть выплачены не позднее чем за три дня до начала отпуска.

Изменение и перенос отпусков

График — обязательный документ, но отпуск можно перенести:

• по соглашению сторон (заявление работника + приказ);
• по инициативе работодателя — только с согласия работника, если его отсутствие неблагоприятно скажется на работе организации;
• в случаях, предусмотренных ст. 124 ТК РФ (болезнь, исполнение гособязанностей и др.).

Все изменения фиксируются в графах 8–9 формы Т-7.

Ответственные лица и контакты (пример оформления)

В организации за составление графика обычно отвечает кадровая служба:

• Начальник отдела кадров: Петрова* Е. С., вн. тел. 1;
• Специалист по кадрам: Сидоров* А. В., вн. тел. 1;
• Адрес организации: г. Москва, ул. Примерная, д. ;
• Телефон приёмной: +7 (495) —**.

Частые ошибки при составлении графика

1. Нарушение срока утверждения (позже 17 декабря);
2. Неучтённые льготные категории работников;
3. Отсутствие в графике новых сотрудников — их можно включить отдельным приказом или дополнением к графику;
4. Неправильный подсчёт дней при «переходящих» рабочих годах;
5. Отсутствие отметок о фактических датах и переносах.

Грамотно составленный график отпусков на год — это не формальность, а рабочий инструмент кадрового планирования. Используйте форму Т-7 или собственный шаблон, утверждайте документ до 17 декабря, учитывайте права льготных категорий и своевременно вносите изменения. Это убережёт организацию от штрафов, а сотрудников — от конфликтов из-за дат отдыха.