В эпоху цифровизации культурного наследия создание единых информационных пространств становится приоритетной задачей для архивного дела․ Единый электронный каталог архивов Тульской области — это ключевой инструмент, обеспечивающий удаленный доступ к архивным фондам региона, объединяющий ресурсы государственных и муниципальных учреждений в единую поисковую систему․

Общие сведения и цель создания

Проект Единого электронного каталога (ЕЭК) реализуется в рамках программы развития архивного дела Тульской области․ Главная цель, обеспечить открытость и доступность архивных документов для широкого круга пользователей: историков, генеалогов, студентов, юристов и всех заинтересованных лиц, независимо от их географического расположения․

Каталог интегрирует описи фондов, хранящихся в:

• Государственном архиве Тульской области (ГАТО) — главном хранилище документов регионального значения;
• Муниципальном казенном учреждении «Центр хранения документов и обработки информации»;
• Муниципальных архивах городов и районов области․

Участники единой информационной системы

В единую систему входят архивы различных уровней․ Ниже приведен перечень основных муниципальных архивов, данные которых представлены в каталоге (реквизиты учреждений частично скрыты в соответствии с политикой конфиденциальности):

• МА г․ Новомосковск (адрес: , тел․: )
• МА Ясногорского района (адрес: , тел․: )
• МА Кимовского района (адрес: , тел․: )
• МА г․ Донской (адрес: , тел․: )
• МА Киреевского района (адрес: , тел․: )
• и другие муниципальные архивы области․

Координацией работы на региональном уровне занимается Государственный архив Тульской области (ГАТО) — государственное учреждение Тульской области, осуществляющее комплектование, учет, хранение и использование документов архивных фондов․

Контактная информация ГАТО (справочно)

Официальный сайт/портал: infotsu․tula․ru (указанный адрес электронной почты не предназначен для приема обращений граждан через интернет, детали уточняйте на портале)․
Телефон справочной/приемной:
Юридический адрес:

Программно-техническая платформа: КАИСА-Архив

Технологической основой Единого электронного каталога является автоматизированная информационная система КАИСА-Архив․ Это профессиональное программное обеспечение, широко используемое в архивной практике России․

Ключевые модули системы:

1. Работа с данными, формирование электронных описей, ввод атрибутов дел, привязка скан-копий․
2. Электронный НСА (Научно-справочный аппарат) — единая информационная система всех архивов региона, включающая путеводители, реестры фондов, картотеки имен и географических названий․
3. Интеграция и ведомственные архивы источников комплектования — модуль для учета документов, поступающих из ведомственных архивов и организаций-образователей фондов․

Система обеспечивает синхронное представление единой базы данных, что позволяет пользователю одновременно искать документы сразу во всех подключенных архивах области․

Функционал Электронного читального зала

Портал ЕЭК реализует функции «Электронного читального зала», предоставляя пользователю следующие сервисы:

• Поиск по каталогу: полнотекстовый поиск, расширенный поиск по реквизитам (фонд, опись, дело, даты, шифр)․
• Просмотр цифровых копий документов: для оцифрованных дел доступен просмотр сканов высокого разрешения прямо в браузере․
• Социально-правовые и тематические запросы: возможность подать официальный запрос в архив через личный кабинет или веб-форму․
• Заказ цифровых копий архивных документов: платная услуга по изготовлению качественных сканов (счет выставляется после определения объема поиска/сканирования)․
• Требования на выдачу дел в читальный зал: предварительный заказ дел для работы в физическом читальном зале (Читальный зал 1 и др․)․

Состав документов и хронологические рамки

В Едином каталоге представлены документы самых разных типов и хронологии:

• Фонды досоветского периода: документы уездных и губернских учреждений, дворянских родов, духовных консисторий, заводов и фабрит․
• Советский период: документы партийных, советских, хозяйственных и общественных организаций․
• Современный период: документы органов власти и управления Тульской области, муниципальных образований․
• Метрические книги (актовые записи): составленные до 1926 года, переданные на архивное хранение в ГАТО․ Это основной источник для генеалогических исследований․
• Документы из семейных архивов, музейных фондов, каталогов библиотек Тулы и Тульской области (размещены на портале по состоянию на 21 апреля 2020 г․ и пополняются ежедневно)․
• Обязательные экземпляры документов: книги, поступившие согласно Закону Тульской области «Об обязательном экземпляре документов» (319-ЗТО) в областную научную библиотеку, учитываются в единой системе․

Порядок работы с каталогом для пользователя

Шаг 1: Доступ к порталу

Перейдите на официальный сайт ГАТО или непосредственно на портал Единого электронного каталога (часто доступен по адресу infotsu․tula․ru или через поддомен архива)․

Шаг 2: Регистрация (для расширенных функций)

Для просмотра базовых описей регистрация часто не требуется․ Однако для:

• просмотра цифровых копий с водяными знаками/в высоком качестве;
• подачи запросов;
• оформления заказов на сканирование;
• сохранения истории поиска и избранных дел;

необходимо пройти процедуру регистрации/авторизации (заполнить специальную форму с указанием ФИО, контактов — данные маскируются: *)․

Шаг 3: Поиск и анализ описи

Используйте «Электронный НСА» — путеводители по фондам․ Обратите внимание на структуру: Фонд -> Опись -> Дело․ Изучите аннотацию к делу (заголовок, даты, количество листов), чтобы понять релевантность документа․

Шаг 4: Работа с документом

• Если дело оцифровано: нажмите «Просмотр цифровых копий»․ Используйте инструменты навигации (зум, поворот, скачивание страниц, если разрешено)․
• Если дело не оцифровано: оформите «Требование на выдачу в читальный зал» или «Заказ цифровых копий» (платная услуга)․

Платные услуги и тарификация

Важно помнить: фонды архива предоставляются для использования в академических целях на безвозмездной основе (просмотр в читальном зале)․ Однако следующие услуги являются платными:

• Поиск документов по социально-правовым и тематическим запросам (работа оплачивается независимо от результата: положительного или отрицательного)․
• Изготовление цифровых копий (сканирование, фотографирование)․
• Выдача заверенных копий документов․
• Счет выставляется лишь после окончательного определения объема поиска/работы․

Особенности и текущее состояние (на )

• Ежедневное обновление: сведения в каталоге обновляются ежедневно, пополняются новые описи и сканы․
• Проблемы подключения: периодически пользователи сообщают о проблемах подключения к порталу (аналогично ситуации с порталом «Архивы Тверской области»)․ В таких случаях рекомендуется повторить попытку позже или обратиться в техподдержку по телефону *․
• Покрытие регионов: на карте доступности архивов России Тульская область отмечена зеленым цветом как регион с доступными онлайн-ресурсами․
• Интеграция с ФНС: ведется работа по интеграции с единой цифровой методологической системой ФНС России (реквизиты УФНС: 7100, МИФНС: 7232) для верификации данных․

Советы генеалогам и исследователям

1. Начинайте с метрических книг: если ищете предков до 1917 года, ищите метрические книги нужного уезда/прихода (Фонды духовного управления, уездных духовных консисторий)․
2. Используйте ревизские сказки и confesionalные росписи: они часто оцифрованы и доступны в ЕЭК для Тульской губернии․
3. Проверяйте муниципальные архивы: документы по коллективизации, бытовым делам, списки домохозяйств часто хранятся в МА района (например, МА Кимовского района, МА Ясногорского района), а не в ГАТО․
4. ФИО сотрудников архива: в официальных ответах и справках указываются фамилии архивистов (маскировано: ), обращайтесь к ним по имени при уточнении деталей по телефону ․

Единый электронный каталог архивов Тульской области — это динамично развивающийся ресурс, который кардинально меняет подход к работе с документами региона․ Переход на платформу КАИСА-Архив и внедрение модуля «Электронный НСА» позволили создать мощную базу знаний, доступную 24/7․ Несмотря на существующие технические сложности (периодические сбои доступа), тенденция очевидна: объем оцифрованных фондов растет, поисковые инструменты совершенствуются, а география пользователей давно выходит за пределы Тульской области․

Для начала работы рекомендуется зайти на портал infotsu․tula․ru, раздел «Электронный каталог» или «Электронный читальный зал», и приступить к исследованию истории своего края или семьи․

Статья подготовлена на основе открытых данных интернета по состоянию на ․ Контактные данные, адреса и фамилии сотрудников частично заменены маской (*) в целях защиты персональных данных․ Перед визитом или отправкой официального запроса обязательно уточняйте актуальные реквизиты на официальном сайте ГАТО․