Аптечный склад — это сложный логистический и фармацевтический узел‚ обеспечивающий бесперебойное снабжение аптечной сети‚ лечебных учреждений и других организаций лекарственными средствами (ЛС)‚ изделиями медицинского назначения (ИМН) и товарами аптечного ассортимента. В соответствии с Надлежащей практикой оптовой реализации (НПОР)‚ утвержденной Постановлением Министерства здравоохранения Республики Беларусь от 2007 г. № 6‚ аптечный склад определяется как комплекс специализированных помещений и оборудования‚ предназначенный для приемки‚ регистрации‚ отбора образцов‚ хранения‚ реализации ЛС и обеспечивающий их сохранность.

Одним из ключевых структурных подразделений любого аптечного склада является приемный отдел. Именно здесь начинается путь товара на складе‚ и от качества работы этого отдела зависит безопасность всего ассортимента. Ниже представлен подробный обзор структуры‚ функций и организации работы приемного отдела.

Место приемного отдела в организационной структуре аптечного склада

Организационная структура аптечного склада‚ как правило‚ утверждается руководителем предприятия (директором) и включает следующие основные структурные единицы:

• Руководство: Директор (заведующий)‚ заместители директора (по хозяйственной части‚ по качеству‚ по реализации).
• Функциональные отделы: Отдел качества (ОК/КК)‚ Бухгалтерия‚ Отдел закупок/коммерческий отдел‚ Отдел реализации/логистики‚ IT-отдел‚ Служба охраны труда/пожарной безопасности.
• Производственно-складские подразделения:
  • Приемный отдел (Приемка) — входной шлюз.
  • Складское хозяйство / Зоны хранения (основная‚ холодильная‚ морозильная‚ список А/Б‚ ядовитые/сильные‚ психотропные/наркотические).
  • Комплектовочно-отгрузочный отдел (КОД) / Отдел отгрузки — выходной шлюз.
  • Упаковочно-маркировочный участок (при наличии).
  • Брак/Карантин / Зона возвратов и отзыва.
• Вспомогательные службы: Автопарк/Транспортный участок‚ АХО‚ Столовая/Общежитие (при наличии).

Приемный отдел подчиняется непосредственно заместителю директора по хозяйственной части (или логистике) и функционально взаимодействует с Отделом качества (Контролем качества) по вопросам отбора образцов и решения вопросов о пригодности партии.

Помещения приемного отдела: зонирование и требования

Согласно НПОР и санитарным нормам‚ приемный отдел должен иметь четкое функциональное зонирование для исключения перекрестных загрязнений и смешений. Обычно выделяют следующие зоны:

Разгрузочная площадка (Подиум/Рампа)

Назначена для приема транспортных средств. Должна быть навесной (защита от осадков)‚ освещенной‚ с жестким покрытием. Важно наличие уплотнителей (подушков) для герметизации кузова фуры при погрузке/разгрузке термочувствительных грузов.

Зона первичного осмотра и идентификации (Грязная зона / Входная зона)

• Здесь происходит вскрытие транспортной упаковки (коробок‚ паллет).
• Сверка сопроводительных документов (Накладная‚ УПД‚ Декларация соответствия/Сертификат‚ Паспорт партии ЛС при необходимости).
• Визуальный осмотр целости тары‚ наличия пломб‚ соответствия маркировки документам.
• Контроль температуры при приемке термочувствительных ЛС (использование ИК-пирометров или термометров с зондом) без вскрытия заводской упаковки (если предусмотрено инструкцией).

Зона регистрации и документооборота (Офисная часть)

Рабочие места кладовщиков-приемщиков‚ ответственного за приемку (фармацевта)‚ оператора WMS/ERP-системы. Оборудованы ПК‚ сканерами штрих-кодов‚ принтерами этикеток. Доступ к базе данных поставщиков‚ реестру регистрационных удостоверений ЛС.

Зона отбора проб (Лабораторный пост / Пробоотборная)

Отдельное помещение или огороженная зона с необходимым оборудованием (стол‚ освещение‚ приборы для вскрытия‚ емкость для отходов‚ средства дезинфекции). Здесь фармацевт Отдела качества (или уполномоченное лицо) проводит отбор образцов для лабораторного контроля качества в соответствии с Планом отбора и ГОСТ/Фармакопейными статьями.

Зона временного хранения (Крантин / Ожидание решения)

Критически важный элемент. Товар‚ по которому не получено решение о пригодности (ожидаются результаты ЛК‚ уточняются документы‚ оформляется акт расхождений)‚ размещается строго раздельно от пригодного к реализации запаса. Обязательна маркировка: «НЕ ПРИГОДНО»‚ «КАРАНТИН»‚ «ОЖИДАНИЕ РЕШЕНИЯ».

Зона дефектации / Обработки возвратов и брака (при совмещении)

Если на складе нет отдельного отдела брака‚ в приемном отделе выделяют зону для первичной сортировки возвратов от аптек (пересортица) и товаров с поврежденной тарой.

Санитарно-бытовые помещения

Раздевалки‚ душевые‚ мойки для рук‚ санузлы для персонала приемного отдела (раздельно для «грязной» и «чистой» зон при необходимости).

Персонал приемного отдела: штатное расписание и должностные инструкции

Штатная численность зависит от оборота склада (объема входящей номенклатуры в сутки/месяц). Типичная структура:

1. Начальник приемного отдела (Старший кладовщик / Фармацевт-приемщик), несет ответственность за организацию работы отдела‚ соблюдение СОП (Стандартных операционных процедур)‚ обучение персонала‚ взаимодействие с ОК и поставщиками. Должен иметь фармацевтическое образование (высшее или среднее).
2. Фармацевт-приемщик (Контролер приемки) — лицо‚ уполномоченное принимать решения о пригодности партии по документам и визуальному осмотру‚ оформлять акты приемки‚ акты расхождений‚ управлять отбором проб. Ключевая фигура для GDP/GSP соответствия.
3. Кладовщики-комплектаторы / Грузчики-кладовщики, выполняют физическую разгрузку‚ расстановку на зону приемки‚ сканирование ШК‚ перемещение на зоны хранения после приемки. Работают под руководством фармацевта-приемщика.
4. Упаковщик/Маркировщик (опционально) — наносит внутренние коды/QR-метки‚ формирует логистические единицы (паллеты/короба) для адресного хранения.
5. Водители/Экспедиторы (в подчинении или взаимодействии) — обеспечивают подачу транспорта‚ помощь при разгрузке.

Требования к персоналу: Наличие действующих медицинских книжек (с отметками о прохождении осмотров по форме 086/у)‚ прохождение вводного‚ первичного на рабочем месте‚ повторного инструктажей по Охране труда и ППС‚ обучение GDP (Good Distribution Practice) / НПОР‚ работе в WMS.

Основные бизнес-процессы (SOP) приемного отдела

Работа регламентируется локальными нормативными актами (ЛНА) склада: Инструкцией по приемке ЛС‚ Инструкцией по отбору проб‚ Инструкцией по работе с расхождениями‚ Инструкцией по работе с термочувствительными ЛС.

Процедура приемки партии ЛС (Алгоритм)

1. Подача авто: Проверка пломб на кузове (номера в накладной/пломбировном журнале)‚ контроль температуры в кузове (термограф/датчики).
2. Разгрузка: Перемещение груза в зону первичного осмотра. Соблюдение режима температуры (не допускать длительного нахождения холодочувствительных ЛС при комнатной температуре).
3. Документарный контроль (100%):
   • Наличие и правильность заполнения УПД/Накладной (форма №1/ТОРГ-12).
   • Соответствие номенклатуры заказу (Заказ-наряд/Договор).
   • Наличие регистрационного удостоверения (РУ) ЛС в реестре МЗ (проверка срока действия РУ).
   • Наличие Декларации соответствия / Сертификата соответствия (для ИМН‚ БАД‚ косметики).
   • Для ЛС списков А‚ Б‚ психотропных/наркотических — накладная в установленной форме (форма № 331/у или экв.)‚ разрешение на ввоз/приобретение.
   • Паспорт партии (протокол анализа) — для импортных ЛС или по требованию Договора/Спецификации.
4. Идентификация и количественный контроль: Пересчет мест (коробок‚ паллет). Выборочный или полный пересчет упаковок внутри мест (зависит от риска/договора). Проверка серии‚ срока годности (не менее установленного остаточного срока)‚ условий хранения на упаковке.
5. Качественный контроль (Визуальный): Целость потребительской и транспортной тары‚ отсутствие признаков порчи‚ подделки‚ смены этикетки‚ наличие кодов маркировки (Честный ЗНАК / DataMatrix) — сканирование кодов агрегации/упаковки.
6. Температурный контроль (для термочувствительных): Замер температуры в нескольких точках партии (верх‚ середина‚ низ паллеты) контактным/бесконтактным методом. Сравнение с допусками (обычно 2-8°C или 15-25°C).
7. Отбор проб для ЛК: В соответствии с Планом отбора образцов (риск-ориентированный подход: новые поставщики‚ новые ЛС‚ риск-подход‚ плановый %). Оформление Акта отбора проб / Протокола отбора.
8. Принятие решения:
   • Принять: Оформить Приходный ордер (М-4 / внутренний документ WMS)‚ присвоить статус «Принято / К реализации». Передать на зону хранения.
   • Поставить на Карантин: Если нет результатов ЛК‚ есть расхождения по документам/количеству/качеству‚ повреждена тара. Оформить Акт карантинизации.
   • Не принять (Отказать): Критические нарушения (нет РУ‚ просрочка‚ нарушение температурного режима с подтверждением‚ признаки фальсификации). Оформить Акт отказа / Акт расхождений. Инициировать возврат поставщику.
9. Размещение: Адресное хранение в WMS. Печать адресных этикеток. Перемещение гидро/рохлями/штабелерами в зоны хранения.

Работа с расхождениями (Акт расхождений)

Выявляются: количественные (недостача/излишки)‚ ассортиментные (другая номенклатура/серия)‚ качественные (повреждения‚ брак тары)‚ ценовые‚ документарные.

• Оформляется Акт расхождений при приемке (двусторонний: представитель склада + представитель поставщика/перевозчика).
• Фото/видео фиксация.
• Направление претензии поставщику в установленные договором сроки.
• Товар с расхождениями — в зону Карантина/Брак до решения.

Особенности приемки специальных групп товаров

Оборудование и программное обеспечение приемного отдела

Складское оборудование

• Гидравлические рохли (рохли-весы) — для перемещения и взвешивания паллет при приемке (контроль брутто).
• Электроштабелеры / Погрузчики — для работы с паллетами на высоте (если стеллажи в зоне приемки).
• Напольные весы (платформенные) — для взвешивания непаллетизированных грузов.
• Столы для вскрытия/упаковки — нержавеющая сталь‚ эргономичные.
• Оборудование для климат-контроля: Кондиционеры/тепловентиляторы для поддержания 15-25°C в зоне приемки (если нет климат-контроля всего склада).

Измерительные приборы (подлежат поверке/калибровке)

• ИК-пирометры / Термометры с термопарами (для контактного замера в зазоре коробок).
• Термографы (для считывания данных из кузова фуры).
• Люксметры (для контроля освещенности зоны отбора проб/осмотра).

IT-инфраструктура (WMS / ERP)

Автоматизация приемки, залог скорости и отсутствия ошибок.

• WMS (Warehouse Management System): Модуль «Входная логистика» / «Приемка». Поддержка стратегий приемки: по заказу (PO-based)‚ слепая (Blind)‚ по ASN (Advanced Shipping Notice — предварительное уведомление от поставщика с составом партии и SSCC кодов).
• ТСД (Терминалы сбора данных): На базе Android/Windows. Сканирование SSCC паллет‚ GTIN упаковок‚ DataMatrix маркировки. Работа в режиме онлайн/офлайн.
• Интеграция с ГИС МТ (МДЛП): Проверка кодов маркировки в реальном времени‚ отчет о вводе в оборот (если склад является участником оборота)‚ формирование УПД в ЭДО (СБИС‚ Диадок‚ Контур).
• Электронный документооборот (ЭДО): Получение УПД/УКД в электронном виде‚ подписание КЭП ответственным лицом.

Документация приемного отдела (Журналы и Бланки)

Ведутся в бумажном и/или электронном виде (в соответствии с Приказом Минздрава/НПОР):

1. Журнал учета входящей корреспонденции / Поступивших грузов (регистрация авто‚ времени прибытия‚ номера накладной).
2. Журнал приемки ЛС / ИМН (учет каждой партии: дата‚ поставщик‚ накладная‚ серия‚ кол-во‚ решение: принято/карантин/отказ‚ подпись приемщика).
3. Журнал отбора проб на лабораторный контроль (номер пробы‚ серия‚ кол-во отобранных упаковок‚ ФИО отбравшего‚ дата передачи в ОК/лабораторию).
4. Журнал учета актов расхождений / претензий.
5. Журнал учета температуры в зоне приемки / в кузовах авто (если ведется отдельно от WMS).
6. Журналы учета ЛС списков А‚ Б‚ П/Н (специализированные формы КН).
7. Акты приемки-передачи товарно-материальных ценностей (при смене смен/ответственных лиц).
8. СОП (Стандартные операционные процедуры): СОП Приемка‚ СОП Отбор проб‚ СОП Работа с расхождениями‚ СОП Приемка холодочувствительных ЛС‚ СОП Работа с маркировкой.

Ключевые риски и меры по их минимизации (Risk-Based Approach)

Взаимодействие с смежными подразделениями

• Отдел качества (ОК/КК): Передача отобранных проб‚ получение Протоколов испытаний / Заключений о пригодности. Решение о судьбе карантинизированных партий (Впуск в реализацию / Возврат / Уничтожение).
• Коммерческий отдел / Закупки: Информирование о систематических нарушениях поставщиков (просрочки‚ брак тары‚ расхождения)‚ инициирование доп. соглашений/штрафов.
• Отдел реализации / КОД: Передача данных о поступивших остатках для включения в наличие (Available Stock) для заказов клиентов. Согласование сроков размещения «горячих» позиций.
• Бухгалтерия: Своевременная передача первички (УПД‚ Акты приемки‚ Акты расхождений) для учета и НДС вычета.
• Служба безопасности / Охрана: Контроль доступа на территорию‚ сопровождение авто с П/Н веществами‚ контроль пломб.

Ключевые показатели эффективности (KPI) приемного отдела

Для управления качеством процессов рекомендуется отслеживать:

• Время цикла приемки (Lead Time Receiving): от въезда авто на территорию до закрытия приходного ордера в WMS (цель: < 2-4 часа для стандартной фуры‚ < 30 мин для «холода»).
• Процент расхождений (Discrepancy Rate): кол-во строк с расхождениями / всего принятых строк.
• Точность приемки (Receiving Accuracy): % строк принятых без ошибок количества/ассортимента/серии.
• Своевременность отбора проб: % проб отобранных в день приемки (цель 100%).
• Объем товара в зоне карантина / ожидания (дней/стоимость): минимизация «замороженного» капитала.
• Количество претензий к поставщикам / взысканных сумм.
• Процент ошибок маркировки (Ошибки сканирования DataMatrix / ошибки агрегации).

Перспективы развития: Цифровизация и Автоматизация

Современные тенденции трансформируют приемный отдел:

1. ASN (Advanced Shipping Notice) + Автоприемка: Поставщик присылает XML/EDI с составом партии и SSCC кодов до прибытия авто. Приемка сводится к сканированию SSCC паллеты — система сама сверяет с ASN. Исключается ручной ввод.
2. Роботизированная разгрузка / Конвейерные линии: Автоматическая расфасовка паллет на короба‚ сканирование кодов на лету (Tunnel scanning).
3. Компьютерное зрение (CV): Камеры над конвейером/столом распознают номенклатуру‚ серию‚ срок годности‚ целость тары без участия оператора.
4. Блокчейн / Распределенный реестр: Для неискажаемой истории перемещения партии от производителя до склада (прозрачность цепочки поставок).
5. Мобильные приложения для водителей: Самостоятельная запись на слот (Time Slot Management)‚ предварительная отправка фото накладной/термографа.

Приемный отдел, это «входная дверь» качества аптечного склада. Его структура (помещения‚ персонал‚ оборудование‚ IT‚ документы) должна быть построена на принципах GDP (Good Distribution Practice) и требований НПОР. Ключевыми факторами успеха являются: жесткое зонирование (физическое разделение потоков «грязный/чистый»‚ «карантин/реализация»)‚ компетентный фармацевтический контроль на входе‚ полная прослеживаемость каждой единицы товара через WMS и систему маркировки‚ а также бесшовное взаимодействие с Отделом качества и коммерческими службами.

Инвестиции в автоматизацию приемки (WMS‚ ТСД‚ ASN‚ сканирование маркировки) и непрерывное обучение персонала СОП возвращаются за счет сокращения времени обработки авто‚ минимизации ошибок комплектации‚ исключения штрафов за нарушение условий хранения и‚ главное‚ гарантии безопасности лекарственных средств для конечного потребителя.

Примечание: Статья подготовлена на основе общих требований НПОР Республики Беларусь‚ принципов GDP и лучших практик складской логистики. Конкретные регламенты‚ формы журналов и штатное расписание утверждаются локальными нормативными актами конкретного аптечного склада (УП «»‚ ООО «» и др.). Контактные данные ответственных лиц (телефоны: —‚ e-mail: @.*) и адреса складов скрыты в соответствии с политикой конфиденциальности.