Подготовка первичной учетной документации — обязательный элемент делового оборота любой организации. Особое место среди таких документов занимает акт — документ, фиксирующий факт совершения определенного действия (приема-передачи, выполнения работ, выявления дефектов и т.д.). Вопрос количества экземпляров акта и правила их распределения между сторонами является одним из самых частых в практике бухгалтеров, юристов и руководителей. В данной статье подробно разберем, почему стандартной практикой является составление акта в двух экземплярах, как правильно оформить соответствующую фразу в тексте документа и какие нюансы существуют для разных видов актов.
Юридическое обоснование необходимости двух экземпляров
Согласно общепринятой деловой практике и положениям Гражданского кодекса РФ (в частности, ст. 160 о письменной форме сделок), документ, подтверждающий права и обязанности двух сторон, должен быть у каждой из них. Информация из открытых источников и судебной практики подтверждает: акты составляются в количестве экземпляров, равном количеству заинтересованных сторон.
В абсолютном большинстве случаев заинтересованных сторон две (например, Заказчик и Подрядчик, Поставщик и Покупатель, Работодатель и Работник). Поэтому стандартная формулировка в конце документа звучит так:
«Настоящий Акт составлен в двух экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу: один для каждой из сторон».
Это означает, что подрядчик и заказчик (исполнитель и заказчик) должны завизировать два экземпляра документа по одному для каждого участника сделки. Отсутствие у одной из сторон подписанного оригинала может создать риски при возникновении спора (например, при проверке налоговыми органами или в суде).
Типовые формулировки для завершающей части акта
Текст о количестве экземпляров размещается в нижней части акта, непосредственно перед реквизитами и подписями сторон. Существует несколько вариаций формулировки в зависимости от вида акта и внутренних регламентов организации.
Вариант 1: Универсальный (для договоров подряда, оказания услуг, купли-продажи)
Наиболее распространенный и юридически грамотный вариант:
Настоящий акт составлен в двух экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу:
первый экземпляр — у Заказчика (Поставщика/Работодателя),
второй экземпляр — у Подрядчика (Покупателя/Работника).Вариант 2: Для внутренних актов (комиссионные, инвентаризационные, о дисциплинарных проступках)
Если акт составляется комиссией внутри одной организации для передачи в структурные подразделения:
Настоящий Акт составлен в двух экземплярах:
Первый экз. — в отдел трудовых отношений и кадрового администрирования (в бухгалтерию/архив);
Второй экз., у ответственного лица (И.О. Фамилия) / во второе заинтересованное подразделение.Вариант 3: Для актов приема-передачи товаров и материалов (с учетом требований ФНС)
Важно указать не только количество, но и назначение экземпляров для подтверждения расходов/доходов:
Акт составлен в 2 (двух) экземплярах на листе формата А4:
один — для Поставщика (Грузополучателя),
один — для Покупателя (Грузоотправителя).
Экземпляры имеют равную юридическую силу.Особенности оформления для конкретных видов актов
Анализ актуальных образцов 2025–2026 годов показывает, что требования к количеству экземпляров могут варьироваться в зависимости от назначения документа.
Акт выполненных работ / оказанных услуг (КС-11, КС-14 или свободная форма)
- Правило: Обязательно 2 экземпляра (по одному для Заказчика и Подрядчика).
- Нюанс: Если работа выполняется по стадиям, по каждой стадии подписывается отдельный акт в 2 экз.
- Пример: «Составлять его нужно в двух экземплярах по одному для каждой стороны».
Акт приема-передачи товара (Товарно-транспортная накладная ТОРГ-12 не заменяет акт, но часто сопровождается им)
- Правило: Обычно два бумажных экземпляра.
- Содержание: Юридические пункты добавляют формулировки о факте передачи, отсутствии претензий со стороны получателя и количестве экземпляров акта.
Дефектный акт (ведомость выявленных дефектов)
- Правило: Если дефекты выявляет внутренняя комиссия — достаточно 1 экземпляра (для бухгалтерии/руководителя).
- Исключение: Если для ремонта привлекается сторонняя подрядная организация, необходим второй экземпляр для нее (один делают для себя, один — для подрядчика);
Акт о выявленных недостатках товара (рекламация)
- Критически важно: Оба экземпляра обязательно должны быть подписаны ответственными лицами (представителями продавца и покупателя/перевозчика).
- Проставление печати требуется, только если это предусмотрено уставом организации или договором.
Акт приема-передачи недвижимости (Форма ОС-1а, Акт приема-передачи квартиры по ДДУ)
- Правило: Обязательно два экземпляра.
- При продаже здания, включенного в основные средства, поставщик оформляет два экземпляра акта: для себя и для покупателя (для внесения в ЕГРН и налогового учета).
Технические требования к экземплярам
Чтобы избежать претензий со стороны контролирующих органов, необходимо соблюдать единообразие экземпляров:
- Идентичность текста: Текст обоих экземпляров должен быть абсолютно идентичным (включая дату, номер, суммы, перечень работ/товаров).
- Формат: Обычно печать производят на обычном листе формата А4.
- Подписи: На каждом экземпляре должны стоять оригинальные («живые») подписи уполномоченных лиц обеих сторон с расшифровкой (Должность, Ф.И.О.).
- Печати: Если организации используют печати, они ставлятся на обоих экземплярах. Отсутствие печати (для ИП и компаний, отменивших печать) не лишает документ силы, если это зафиксировано в уставе/договоре.
- Нумерация: Номер и дата акта на обоих экземплярах должны совпадать.
Электронный документооборот (ЭДО) и два экземпляра
С переходом на ЭДО (СБИС, Диадок, Контур и др.) понятие «экземпляр» трансформировалось. В электронном виде существует один оригинальный файл, подписанный усиленными квалифицированными электронными подписями (УКЭП) обеих сторон.
- Юридически это эквивалентно двум бумажным оригиналам.
- В тексте электронного акта фраза «составлен в двух экземплярах» часто заменяют на: «Документ подписан УКЭП сторон и имеет юридическую силу в электронном виде» или оставляют стандартную формулировку для единообразия с бумажным архивом.
- Каждая сторона хранит свой подписанный файл в своем личном кабинете ЭДО.
Типичные ошибки и риски
| Ошибка | Последствие | Как избежать |
|---|---|---|
| Подписан только один экземпляр (второй пустой или утерян) | Невозможность доказать условия сделки в суде; риск отказа в налоговом вычете (НДС, налог на прибыль). | Контроль подписания менеджером/бухгалтером сразу двух экземпляров при встрече или курьерской доставке. |
| Расхождения в тексте экземпляров (разные суммы, даты, перечни работ) | Признание документа недействительным или спорным; начисление штрафов по ст. 120 НК РФ. | Использование шаблонов с автозаполнением (1С, Excel-формы, ЭДО); постраничная сверка перед подписанием. |
| Отсутствие фразы о количестве экземпляров в теле акта | Споры о том, кому принадлежит оригинал, и действительности копий. | Обязательное включение стандартного блока «Настоящий акт составлен в … экземплярах…» в шаблон. |
| Передача второго экземпляра не уполномоченному лицу | Риск утечки коммерческой тайны, невозможность подтверждения факта передачи. | Указание в договоре/акте ФИО и должностей лиц, уполномоченных принимать/передавать документы. |
Образец заполняющей фразы (Шаблон для копирования)
Ниже приведен универсальный блок, который рекомендуется вставлять в конец любого акта двустороннего характера:
Один экземпляр — для Заказчика (Наименование организации * / ИП ),
Второй экземпляр — для Подрядчика (Наименование организации / ИП ).
ПОДПИСИ СТОРОН:
ЗАКАЗЧИК ПОДРЯДЧИК
_________________ / / _________________ / * /
М.П. М.П.
Резюме
Составление акта в двух экземплярах, это не просто бюрократическая формальность, а гарантия правовой защищенности бизнеса. Ключевые выводы:
- Стандарт, 2 экземпляра для любых двусторонних сделок (работы, услуги, товары, недвижимость).
- Фраза о количестве экземпляров обязательна в тексте документа.
- Оба экземпляра должны быть подписаны уполномоченными представителями сторон.
- Для внутренних актов (дефектные, инвентаризационные без третьих лиц) допускается 1 экземпляр, но при привлечении подрядчика, обязательно 2.
- В ЭДО один подписанный файл заменяет два бумажных оригинала.
Использование актуальных образцов 2025–2026 годов и соблюдение описанных правил позволит избежать проблем при проверках ФНС, спорах с контрагентами и внутренних аудитах. Храните свой экземпляр акта в течение установленного срока хранения документов (обычно не менее 5 лет, для налоговых целей — до истечения срока давности по налогам).
Данная статья подготовлена на основе обобщения судебной практики, консультаций систем «КонсультантПлюс», «Гарант» и типовых форм первичной учетной документации, актуальных на 2026 год. Данные о конкретных организациях и лицах (реквизиты, телефоны, фамилии) в соответствии с политикой конфиденциальности заменены на маску *.