Акт, связанный с базой данных (БД),, это документ, который фиксирует определённые факты, события или состояния, касающиеся создания, передачи, размещения, уничтожения или проверки базы данных․ Унифицированной формы такого акта законодательство не устанавливает, поэтому организация вправе разработать собственный бланк, закрепив его в учётной политике․ Ниже рассмотрим основные виды таких актов, обязательные реквизиты и приведём образец заполнения․

В каких случаях составляется акт по базе данных

• Приёмка-передача базы данных — при выполнении работ по договору подряда или оказания услуг (например, разработчик передаёт заказчику созданную БД);
• Размещение (локализация) базы данных, подтверждение сведений о местонахождении базы данных с персональными данными в соответствии с требованиями законодательства и данными ЕГРЮЛ;
• Инвентаризация — фиксация результатов проверки носителей и содержимого информационных баз;
• Уничтожение базы данных или носителей — при выводе из эксплуатации, истечении сроков хранения;
• Выявление нарушений — например, несанкционированного доступа к базе данных․

Обязательные реквизиты документа

Поскольку форма акта свободная, важно включить в него все реквизиты, предусмотренные ст․ 9 Закона «О бухгалтерском учёте» № 402-ФЗ для первичных документов:

1. Наименование документа («Акт приёма-передачи базы данных», «Акт о местонахождении базы данных» и т․д․);
2. Дата составления;
3. Наименование организации, составившей документ;
4. Содержание факта хозяйственной жизни (что именно произошло с базой данных);
5. Измерители факта в натуральном и денежном выражении (объём данных, количество записей, стоимость работ);
6. Должности, ФИО и подписи ответственных лиц․

Образец акта приёма-передачи базы данных

АКТ № * приёма-передачи базы данных

г․ Москва «___» ________ 2026 г․

Общество с ограниченной ответственностью «Разработчик», именуемое в дальнейшем «Исполнитель», в лице генерального директора Иванова И․ И․, действующего на основании Устава, с одной стороны, и ООО «Заказчик», в лице директора Петрова П․ П․, действующего на основании Устава, с другой стороны, составили настоящий акт о нижеследующем:

1. Исполнитель передал, а Заказчик принял базу данных «Клиенты-2026», разработанную по договору № * от «___» ________ 2026 г․
2. Характеристики базы данных: СУБД — PostgreSQL 16; количество таблиц — 45; объём — 12 ГБ; количество записей, 1 250 000․
3. База данных передана на сервере Заказчика по адресу: г․ Москва, ул․ , д․ , серверная № 1․
4. Заказчик провёл проверку работоспособности БД, претензий не имеет․
5. Стоимость работ составляет руб․ (НДС не облагается / НДС 20%)․
6. Акт составлен в двух экземплярах, имеющих равную юридическую силу․

Исполнитель: ООО «Разработчик», ИНН , адрес: г․ Москва, ул․ , д․ , тел․ +7 () —
Подпись: __________ /Иванов И․ И․/

Заказчик: ООО «Заказчик», ИНН , адрес: г․ Москва, ул․ , д․ , тел․ +7 () —
Подпись: __________ /Петров П․ П․/

Акт о местонахождении базы данных с персональными данными

Отдельного внимания заслуживает акт, подтверждающий локализацию базы данных․ Операторы персональных данных обязаны обеспечивать хранение информации в соответствии с законодательством, а сведения о местонахождении базы должны соответствовать данным ЕГРЮЛ․ В таком акте указывают:

• наименование и реквизиты оператора персональных данных;
• фактический адрес размещения серверного оборудования;
• перечень информационных систем и баз данных;
• сведения о мерах защиты информации;
• дату проверки и состав комиссии․

Рекомендации по составлению

• Уточните, требуется ли гриф утверждения — для внутренних актов он может не понадобиться, но для документов, имеющих юридическое значение для контрагентов или проверяющих, его лучше предусмотреть;
• Максимально подробно описывайте объект акта: версия СУБД, объём, количество записей, носитель информации;
• Указывайте основание составления акта — номер и дату договора, приказа;
• Формируйте акт в двух экземплярах — по одному для каждой стороны;
• Храните акты вместе с договорами в течение сроков, установленных правилами архивного хранения (как правило, не менее 5 лет)․

Акт по базе данных — важный документ, подтверждающий факт передачи, размещения или уничтожения информационного ресурса․ Поскольку унифицированной формы нет, организация разрабатывает бланк самостоятельно, но обязана включить все обязательные реквизиты первичного учётного документа; Грамотно составленный акт защитит интересы обеих сторон при спорах и проверках контролирующих органов․