Перед направлением сотрудника в служебную командировку работодатель обязан выдать ему денежный аванс на оплату расходов по проезду, найму жилого помещения и суточные. Основанием для выдачи денежных средств служит заявление работника. В этой статье разберём, как правильно составить такой документ, какие сведения в нём указать, и приведём готовый образец.
Зачем нужно заявление на аванс
Заявление на выдачу аванса на командировочные расходы выполняет несколько функций:
- является основанием для бухгалтерии выдать денежные средства из кассы или перечислить их на банковскую карту сотрудника;
- фиксирует сумму аванса и целевое назначение средств;
- подтверждает согласие работника отчитаться по израсходованным суммам в установленный срок;
- служит оправдательным документом при налоговых и аудиторских проверках.
После возвращения из командировки сотрудник обязан в течение установленного срока (как правило, 3–5 рабочих дней) представить авансовый отчёт (унифицированная форма № АО-1 или форма, утверждённая организацией) с приложением подтверждающих документов: билетов, чеков, счетов гостиницы.
Что должно содержать заявление
Унифицированной формы заявления на выдачу аванса законодательством не установлено, поэтому документ составляется в свободной форме. Однако в нём обязательно указываются:
- Шапка документа — кому адресовано заявление (должность и ФИО руководителя, наименование организации) и от кого (должность, структурное подразделение, ФИО работника).
- Название документа, «Заявление».
- Просьба о выдаче аванса с указанием:
- места командировки (город, страна, организация);
- сроков командировки (даты начала и окончания);
- цели поездки;
- суммы аванса (цифрами и прописью);
- способа получения денег (наличными из кассы или на банковскую карту с реквизитами).
- Обязательство отчитаться — фраза о том, что работник обязуется представить авансовый отчёт с оправдательными документами в установленный срок.
- Дата и подпись заявителя с расшифровкой.
- Виза руководителя — резолюция о согласовании выдачи аванса.
Образец заявления на выдачу аванса на командировку
Ниже приведён пример заполнения заявления (персональные данные частично скрыты):
Генеральному директору
ООО «Восток-Строй»
Иванову И.И. ()
от менеджера отдела продаж
Петрова Сергея Алексеевича ()
Заявление
Прошу выдать мне денежный аванс на командировочные расходы в связи с направлением в служебную командировку в г. Москву (ООО «Партнёр-Логистик») с по (5 календарных дней) для проведения переговоров и заключения договора поставки.
Сумма аванса: 45 000 (сорок пять тысяч) рублей 00 копеек, в т.ч.:
- суточные — 5 000 руб. (1 000 руб. × 5 дней);
- расходы на проезд — 12 000 руб.;
- расходы на проживание — 28 000 руб.
Прошу перечислить аванс на мою банковскую карту: № 4276 * * 1234 (ПАО «Сбербанк»).
Обязуюсь в течение 3 (трёх) рабочих дней после возвращения из командировки представить в бухгалтерию авансовый отчёт с приложением оправдательных документов и возвратить неизрасходованные денежные средства.
____________ / Петров С.А. () /
Резолюция руководителя: Выдать. Иванов И.И. (),
Частые ошибки при оформлении
- Отсутствие суммы прописью — это может стать основанием для отказа бухгалтерии в приёме документа.
- Не указан способ получения денег — уточните, наличными или на карту вы хотите получить аванс.
- Нет обязательства отчитаться — многие организации требуют эту формулировку обязательно.
- Выдача нового аванса при непогашенной задолженности — по правилам сотруднику, не отчитавшемуся по предыдущему авансу, новые средства не выдаются.
- Отсутствие визы руководителя, без согласования заявление не имеет силы.
Полезные советы
- Перед заполнением уточните в бухгалтерии или отделе кадров, есть ли в организации утверждённый шаблон заявления.
- Проверьте нормы суточных, установленные локальными актами компании (для РФ и загранкомандировок они могут отличаться).
- Сохраняйте все чеки, билеты и БСО — без них расходы не возместят.
- Если аванса не хватило, после сдачи авансового отчёта оформляется заявление на возмещение перерасхода.
Заявление на выдачу аванса на командировочные расходы — простой, но важный документ. Правильно оформленное заявление ускоряет получение денежных средств и защищает как работника, так и работодателя при проверках. Используйте приведённый выше образец как шаблон, адаптируя его под требования вашей организации.