Ситуация, когда работник использовал ежегодный оплачиваемый отпуск «авансом», то есть до наступления рабочего года, за который этот отпуск предоставляется, а затем увольняется, — довольно распространённая практика. В таком случае у работодателя возникает право удержать из заработной платы сотрудника сумму за неотработанные дни отпуска. Разберёмся, как правильно оформить заявление, какие нормы закона применяются и какие ограничения существуют.
Правовая основа удержания
Порядок удержания за неотработанные дни отпуска регулируется следующими нормами:
- Статья 137 Трудового кодекса РФ — допускает удержание из заработной платы работника сумм за неотработанные дни отпуска, предоставленного авансом, при увольнении до окончания рабочего года;
- Статья 138 ТК РФ, ограничивает общий размер удержаний при каждой выплате (как правило, не более 20% от суммы, причитающейся работнику);
- Пункт 35 Правил об очередных и дополнительных отпусках (утв. НКТ СССР № 169 от ), устанавливает порядок расчёта компенсаций и удержаний.
Когда удержание производить нельзя
Законодательство запрещает удерживать суммы за неотработанные дни отпуска, если увольнение происходит по следующим основаниям:
- отказ работника от перевода на другую работу по медицинским показаниям либо отсутствие у работодателя подходящей работы (п. 8 ч. 1 ст. 77 ТК РФ);
- ликвидация организации или прекращение деятельности ИП (п. 1 ч. 1 ст. 81 ТК РФ);
- сокращение численности или штата (п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ);
- смена собственника имущества организации (п. 4 ч. 1 ст. 81 ТК РФ);
- призыв на военную службу (п. 1 ст. 83 ТК РФ);
- восстановление на работе работника, ранее выполнявшего эту работу (п. 2 ст. 83 ТК РФ);
- признание работника полностью нетрудоспособным (п. 5 ст. 83 ТК РФ);
- смерть работника или работодателя-физлица (п. 6 ст. 83 ТК РФ);
- наступление чрезвычайных обстоятельств (п. 7 ст. 83 ТК РФ).
Как рассчитывается сумма удержания
Расчёт производится по формуле:
Сумма удержания = Средний дневной заработок × Количество неотработанных дней отпуска
Количество неотработанных дней определяется так: из общего числа дней использованного отпуска вычитаются дни, «заработанные» работником за фактически отработанный период (из расчёта 2,33 дня отпуска за каждый полный месяц работы при стандартном отпуске 28 дней).
Зачем нужно заявление от работника
Формально работодатель вправе произвести удержание в пределах 20% от выплаты без согласия работника. Однако на практике часто возникают ситуации, когда:
- сумма удержания превышает 20% от окончательного расчёта;
- работник добровольно согласен вернуть всю сумму задолженности;
- начисленной зарплаты недостаточно для полного погашения долга.
В этих случаях от работника запрашивается заявление о согласии на удержание — оно служит письменным подтверждением добровольного согласия и защищает работодателя от возможных споров.
Образец заявления
Ниже приведён примерный образец заявления:
Генеральному директору
ООО «»
Иванову И.И.
от менеджера отдела продаж
Петрова Сергея Алексеевича
(паспорт: 45 № )
ЗАЯВЛЕНИЕ
о согласии на удержание за неотработанные дни отпуска
Я, Петров Сергей Алексеевич, работаю в ООО «» в должности менеджера отдела продаж с 10.03.20 г. В период с 01.07.20* г. по 28.07.20* г. мне был предоставлен ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней за рабочий год с 10.03.20* г. по 09.03.20* г.
Увольняюсь по собственному желанию 15.11;20** г. (приказ № -к от 15.11.20 г.), не отработав полный рабочий год, за который отпуск был использован авансом.
Количество неотработанных дней отпуска составляет 11,64 календарных дня. Сумма, подлежащая удержанию, составляет 18 542 руб. 36 коп. (восемнадцать тысяч пятьсот сорок два рубля 36 копеек).
В соответствии со ст. 137 ТК РФ выражаю согласие на удержание указанной суммы из заработной платы, причитающейся мне при окончательном расчёте при увольнении. В случае недостаточности начисленных сумм обязуюсь внести оставшуюся часть задолженности в кассу организации.
С расчётом суммы удержания ознакомлен, претензий не имею.
15.11.20** г. _________________ / Петров С.А. /
Правила составления заявления
При оформлении документа рекомендуется придерживаться следующих требований:
- Шапка документа, указывается должность и ФИО руководителя, наименование организации, а также ФИО и должность работника.
- Основание — обязательно указываются даты предоставленного отпуска, рабочий год, за который он предоставлен, и дата увольнения.
- Точный расчёт — количество неотработанных дней и сумма удержания (цифрами и прописью).
- Ссылка на закон — ст. 137 ТК РФ.
- Подтверждение согласия — фраза об отсутствии претензий и ознакомлении с расчётом.
- Дата и подпись — заявление подписывается собственноручно.
Дальнейшие действия работодателя
После получения заявления работодатель:
- издаёт приказ об удержании (в произвольной форме, с указанием основания и суммы);
- производит удержание при окончательном расчёте в день увольнения;
- корректирует налоговую базу по НДФЛ и страховым взносам;
- при недостаточности средств — предлагает работнику добровольно внести долг в кассу либо обращаеться в суд (взыскание в судебном порядке возможно, хотя судебная практика неоднозначна).
Заявление на удержание за отпуск, предоставленный авансом, — важный документ, который фиксирует добровольное согласие работника и минимизирует риски трудовых споров. Работодателю следует внимательно проверять основания увольнения (в ряде случаев удержание запрещено), правильно рассчитывать сумму и соблюдать ограничение в 20% от выплаты, если согласия на полное удержание нет. Работнику, в свою очередь, стоит внимательно проверить расчёт перед подписанием заявления.
Обратите внимание: представленный образец носит рекомендательный характер. В сложных ситуациях рекомендуется обратиться за консультацией к юристу по трудовому праву.