Архивная справка — официальный документ, подтверждающий факты биографии человека: стаж работы, период обучения, получение наград, регистрацию брака и другие сведения. Чтобы её получить, необходимо правильно составить запрос в архив. В этой статье разберём, как это сделать, и приведём образец обращения.
Когда нужен запрос в архив
Обращение в архивное учреждение требуется в следующих ситуациях:
- подтверждение трудового стажа для назначения пенсии (в т.ч. для ПФР);
- подтверждение периода обучения в учебном заведении;
- восстановление утраченных документов (дипломов, свидетельств);
- получение сведений о родственниках при составлении генеалогического древа;
- подтверждение факта награждения, участия в боевых действиях;
- получение справки о размере заработной платы за определённый период.
Виды ответов архива
По результатам рассмотрения запроса архив оформляет ответ в одной из форм:
- Архивная справка — документ, содержащий сведения, подтверждённые архивными документами;
- Архивная выписка — дословное воспроизведение части текста архивного документа;
- Архивная копия — точное воспроизведение всего текста документа;
- Информационное письмо — ответ о результатах поиска, в т.ч; об отсутствии сведений.
Как составить запрос: пошаговая инструкция
Унифицированного бланка для обращения в архив не предусмотрено — запрос составляется в произвольной форме. Однако он должен содержать обязательные элементы:
Шапка документа
В правом верхнем углу указывается наименование архивного учреждения и его адрес, например:
Директору Государственного архива * области
Иванову И.И.
Адрес: 600, г. , ул. , д.
Данные заявителя
Ниже указываются официальные данные заявителя:
- фамилия, имя, отчество полностью (например, Петров Пётр Певич);
- почтовый адрес с индексом;
- адрес электронной почты;
- контактный телефон (например, +7 (9) *—).
Название документа
По центру пишется: «Заявление» или «Запрос о выдаче архивной справки».
Основная часть
В тексте необходимо указать:
- цель получения справки (для пенсии, для посольства и т.д.);
- максимально точные сведения для поиска: наименование организации, период работы или учёбы, должность;
- если заявитель уже обращался куда-либо за этой информацией — указать это, чтобы исключить повторное направление запроса архивом в ту же организацию.
Просительная часть
Чётко сформулируйте, что именно вы просите: «Прошу выдать архивную справку о подтверждении периода работы в…» или «Прошу направить архивную выписку из…».
Завершение
Ставится дата и личная подпись заявителя с расшифровкой.
Образец запроса
Директору Государственного архива
* области Сидорову С;С.
от Петровой Анны Сергеевны,
проживающей по адресу: 654, г. , ул. Ленина, д. , кв. *
тел.: +7 (9) —
e-mail: petrova**@mail.ru
Заявление о выдаче архивной справки
Прошу выдать архивную справку о подтверждении периода моей работы в (наименование организации) в должности * в период с *..19* по *..19* г. Справка необходима для представления в Пенсионный фонд РФ с целью назначения пенсии.
Ранее за указанными сведениями я не обращалась.
Ответ прошу направить по указанному почтовому адресу.
*..20* г. ____________ /Петрова А.С./
Способы подачи запроса
- Лично — через приёмную архивного учреждения;
- Почтой — заказным письмом с уведомлением;
- Электронно — через специальную форму на сайте архива или портал Госуслуг.
Важные нюансы
Обратите внимание: документов с информацией о стаже работы в организациях с формой ООО, ОАО, ЗАО, ИП на хранении в государственных архивах, как правило, нет — такие сведения следует искать у работодателя или в ПФР. Архивная справка оформляется на фирменном бланке, заверяется подписью руководителя и печатью учреждения, а содержание документов переносится в неё дословно, даже при наличии неточностей в оригинале.
Грамотно составленный запрос с максимально полными сведениями значительно ускорит поиск и получение нужной справки.