Письменное обращение — один из основных способов коммуникации граждан с государственными органами, организациями и должностными лицами. В соответствии с Федеральным законом № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» каждый имеет право обращаться лично или направлять индивидуальные и коллективные обращения в государственные органы и органы местного самоуправления.
Основные виды письменных обращений
Граждане, направляющие обращения в письменной форме, могут изложить их суть в виде:
- Предложения — рекомендация по совершенствованию законов, деятельности органов власти, развитию общественных отношений;
- Заявления — просьба о содействии в реализации прав и свобод гражданина либо сообщение о нарушении законодательства;
- Жалобы — просьба о восстановлении нарушенных прав и законных интересов.
Кроме того, в деловой практике распространены такие виды писем, как:
- Письмо-запрос — обращение с целью получения информации, документов или разъяснений;
- Письмо-просьба — обращение с просьбой о совершении определённых действий;
- Письмо-претензия — требование об устранении нарушений договорных обязательств;
- Письмо-уведомление — информирование адресата о каких-либо событиях или решениях;
- Письмо-поздравление — официальное поздравление с праздником или знаменательным событием;
- Письмо-оферта — предложение о заключении сделки.
Общие требования к оформлению
В письменном обращении гражданин обязательно указывает:
- наименование органа, в который направляется обращение, либо ФИО должностного лица;
- свои фамилию, имя, отчество (при наличии);
- почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;
- суть обращения;
- личную подпись и дату.
Важно: если обращение коллективное, оно должно быть подписано всеми гражданами с расшифровкой подписи (ФИО) и указанием адреса места жительства. При этом хотя бы часть подписей должна располагаться на том листе, где заканчивается текст обращения.
Образец письменного обращения в администрацию
Главе администрации
Центрального района г. Санкт-Петербурга
Иванову И.И.
от Петрова Алексея Сергеевича,
проживающего по адресу:
г. Санкт-Петербург, ул. Ленина, д. , кв.
тел.: +7 (9) —
Заявление
Уважаемый Иван Иванович!
Прошу Вас рассмотреть вопрос о ремонте детской площадки, расположенной по адресу: ул. Ленина, д. *. Оборудование площадки находится в аварийном состоянии, что создаёт угрозу безопасности детей.
На основании изложенного прошу принять меры по проведению ремонтных работ и сообщить мне о результатах рассмотрения обращения в установленный законом срок.
Образец письма-просьбы (деловое письмо)
Генеральному директору
ООО «СтройМонтаж»
Сидорову П.Н.
от ООО «Городские сети»
ИНН 78, ОГРН 1*
Письмо-просьба
Уважаемый Пётр Николаевич!
Просим Вас рассмотреть возможность предоставления отсрочки платежа по договору № * от сроком на 30 календарных дней в связи с временными финансовыми затруднениями.
Гарантируем полное погашение задолженности в срок до .
С уважением,
Директор ООО «Городские сети» __________ /Кузнецов В.А./
Образец письма-претензии
Руководителю ООО «Торговый дом»
Смирновой Е.В.
от покупателя: Козлова Дмитрия Олеговича,
адрес: г. Москва, ул. Мира, д. , кв.
Претензия
я приобрёл в вашем магазине холодильник стоимостью 45 000 рублей (чек № *). При эксплуатации выявлен недостаток: устройство не поддерживает заявленную температуру.
На основании ст. 18 Закона РФ «О защите прав потребителей» требую замены товара на аналогичный либо возврата уплаченной суммы в течение 10 дней.
Приложение: копия чека, копия гарантийного талона.
Полезные шаблонные фразы для деловой переписки
- «Просим Вас рассмотреть возможность…»
- «Направляем Вам для рассмотрения…»
- «В соответствии с достигнутой договорённостью…»
- «Уведомляем Вас о том, что…»
- «Надеемся на дальнейшее плодотворное сотрудничество»
- «С уважением, …»
Грамотно составленное письменное обращение — залог его своевременного и качественного рассмотрения. Соблюдайте структуру документа, указывайте достоверные данные, излагайте суть кратко и по делу, а также сохраняйте копию обращения и отметку о его принятии. Помните: ответ на обращение должен быть дан в течение 30 дней с момента регистрации.