Вопросы документирования в органах федеральной службы безопасности (ФСБ России) регулируются строгими внутренними нормативными актами‚ а также общероссийскими стандартами в области делопроизводства. Несмотря на специфику деятельности ведомства‚ общие принципы классификации штампов‚ их реквизитов и порядка обращения с ними опираются на единые подходы‚ закрепленные в системе унифицированных систем документации (УСД). Ниже представлен подробный обзор вида углового штампа в контексте действующего законодательства и стандартов‚ основанный на анализе нормативной базы.

Нормативная база и правовое регулирование

Деятельность по управлению документацией‚ включая изготовление‚ учет‚ хранение и уничтожение штампов‚ строится на иерархии нормативных правовых актов:

• Федеральные законы (в т.ч. ФЗ «О ФСБ России»‚ ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»).
• Постановления Правительства РФ и приказы уполномоченного федерального органа по техническому регулированию и метрологии (Росстандарт).
• ГОСТ Р 7.0.97—2016 «Национальная система стандартизации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (актуальный аналог ГОСТ 6.38-2016‚ упомянутого в источнике).
• Внутренние ведомственные акты ФСБ: Инструкции по делопроизводству‚ Положения о печатях и штампах‚ утвержденные руководителем органа.

Важно: Согласно общему правилу‚ виды применяемых в организации печатей и штампов‚ порядок их проставления‚ хранения и уничтожения закрепляются во внутренних локальных нормативных актах (ЛНА) — Инструкции по делопроизводству конкретного органа ФСБ.

Классификация печатей и штампов: общие принципы

В соответствии с установленными стандартами (п. 5.2 ГОСТ Р 7.0.97—2016) и практикой делопроизводства‚ выделяют три основных вида печатей‚ которые актуальны и для структур ФСБ:

1. Печать организации (органа) — основная печать‚ удостоверяющая юридическую силу документов‚ исходящих от имени юридического лица (Федеральная служба безопасности‚ ее территориальные органы‚ военные части‚ учреждения).
2. Печать структурного подразделения, печать для управления‚ департамента‚ отдела‚ отдела‚ группы и т.д. (например‚ «Управление собственной безопасности ФСБ России»‚ «ГУ ФСБ по * области»).
3. Печать‚ указывающая на ее целевое назначение — изготавливается для конкретных видов документов или процессов (например‚ «Для справок»‚ «Для удостоверений»‚ «Секретно»‚ «Копия верна»).

Подвиды печатей организаций

Печати органов ФСБ‚ как и других государственных органов‚ подразделяются на:

• Гербовые печати — с изображением Государственного герба Российской Федерации. Их изготовление‚ учет и уничтожение строго регламентированы (Приказ МВД России от № 189 «Об утверждении Инструкции о порядке изготовления и уничтожения печатей с изображением Государственного герба РФ» применяется по аналогии/ведомственными актами). Право использования герба имеют федеральные органы исполнительной власти‚ в состав которых входит ФСБ.
• Простые печати — без изображения герба. Используются для внутреннего документооборота‚ вспомогательных документов‚ а также в случаях‚ не требующих гербовой печати.

Угловой штамп: определение‚ виды и назначение

Угловой штамп, это штамп прямоугольной (или иной) формы‚ который проставляется в левом верхнем углу листа документа (бланка) и содержит реквизиты организации/подразделения. В отличие от печати (круглой формы)‚ штамп не удостоверяет юридическую силу подписи‚ а выполняет идентификационную и информационную функцию.

Основные виды угловых штампов (согласно п. 5.2 ГОСТ Р 7.0.97—2016)

Стандарт устанавливает два основных вида угловых штампов‚ применяемых в делопроизводстве:

Реквизиты углового штампа ФСБ (типовые)

В соответствии с требованиями к оформлению документов (ГОСТ Р 7.0.97—2016)‚ в угловой штамп (штемпель) включаются следующие реквизиты:

• Полное наименование органа ФСБ (например: Федеральная служба безопасности Российской Федерации‚ Главное управление ФСБ России по * области).
• Адрес местонахождения (юридический адрес) — (маскировка конфиденциальных данных).
• Телефон справочно-информационной службы / приемной, .
• Адрес электронной почты (официальный сайт), *.
• Идентификационные коды (ИНН‚ КПП‚ ОКПО) — по необходимости для финансово-хозяйственных документов.
• Наименование вида документа (для штампов конкретного назначения).

Особенности применения штампов в ФСБ

Обязательность проставления

В отличие от коммерческих организаций (субъектов хозяйствования)‚ которые с 2018 года (по аналогии с Декретом № 7 в РБ) получили право отказаться от печатей‚ государственные органы‚ включая ФСБ‚ обязаны использовать печати и штампы в соответствии с утвержденными образцами и Инструкциями по делопроизводству. Отказ от штампов в госорганах не допускается‚ так как они являются обязательным реквизитом официального документа.

Справка-объективка и иные справочно-информационные документы

Для документов вида «Справка-объективка» (форма утверждена ведомственным актом или типовым образцом) проставление углового штампа (общего или специального — «Справка-объективка») является обязательным. Штамп подтверждает официальный характер документа и принадлежность его к конкретному органу ФСБ.

Гриф «УТВЕРЖДАЮ» и штампы

На документах‚ утверждаемых руководителем (приказы‚ распоряжения‚ инструкции‚ положения)‚ в грифе «УТВЕРЖДАЮ» проставляется подпись руководителя с расшифровкой и датой. Проставление печати/штампа на самом грифе «УТВЕРЖДАЮ» не требуется (если иное не установлено ведомственным ЛНА)‚ однако на бланке приказа в целом должен быть проставлен общий угловой штамп органа.

Порядок изготовления‚ учета и уничтожения

Процедура обращения с печатями и штампами в ФСБ регламентируется внутренним документом — Положением о печатях и штампах (утв. руководителем органа). Типовый алгоритм включает:

1. Инициирование: Заявка от структурного подразделения на изготовление штампа (вида‚ текста‚ количества экземпляров).
2. Согласование: Согласование текста штампа с делопроизводством (канцелярией) и уполномоченным лицом (заместителем руководителя органа).
3. Изготовление: Заказ в аккредитованной организации (спецзаводе‚ типографии ФСО/ФСБ) с выдачей акта приема-передачи.
4. Учет: Регистрация в Журнале учета печатей и штампов (форма журнала устанавливается ведомством). Присвоение инвентарного номера.
5. Хранение: В сейфе/металлическом шкафу ответственного хранителя (референта‚ секретаря управления). Выдача под роспись в журнале выдачи.
6. Уничтожение: При износе‚ изменении наименования органа‚ ликвидации подразделения. Осуществляется комиссией по акту уничтожения с обязательным повреждением печатающей поверхности. Акт хранится в деле дела.

Частые ошибки и риски

• Несоответствие текста штампа утвержденному образцу (сокращения‚ опечатки в наименовании органа).
• Использование гербовой печати там‚ где достаточно простой/углового штампа (нарушение режима секретности и порядка обращения с гербовыми печатями).
• Отсутствие углового штампа на бланках исходящей корреспонденции (документ считается неоформленным‚ может быть не принят адресатом).
• Хранение штампов без ответственного лица или вне сейфа (риск несанкционированного доступа‚ подделки документов).
• Самовольное изготовление штампов без ведома канцелярии и учета в журнале.

Резюме

Угловой штамп ФСБ, это обязательный реквизит официальных документов ведомства‚ существующий в двух основных видах:

1. Общий угловой штамп — для идентификации органа/подразделения на большинстве бланков.
2. Специальный (видовой) угловой штамп — для типовых форм документов (справки‚ акты‚ записки‚ удостоверения).

Их изготовление возможно только с разрешения руководства органа‚ в строгом соответствии с ГОСТ Р 7.0.97—2016 и внутренней Инструкцией по делопроизводству ФСБ. Контроль за движением штампов (изготовление‚ выдача‚ возврат‚ уничтожение) ведется журналом строгой отчетности. Любые реквизиты‚ содержащие конфиденциальную информацию (адреса дислокации‚ личные телефоны должностных лиц‚ коды подразделений)‚ в открытых источниках и неофициальных документах подлежат маскировке (*).

Статья подготовлена на основе анализа требований ГОСТ Р 7.0.97—2016‚ типовых инструкций по делопроизводству в госорганах и практики документирования. Текст носит информационный характер. Для решения конкретных вопросов оформления документов в конкретном органе ФСБ необходимо обращаться к действующей Инструкции по делопроизводству данного органа и консультироваться с канцелярией (делопроизводством).