Формирование резерва на оплату предстоящих отпусков — обязательная процедура для организаций, ведущих учет по РСБУ (ПБУ 8/2010) и ФСБУ 25/2018 «Резервы, или обязательства с неопределенностью». Грамотное отражение этого процесса в Учетной политике позволяет избежать претензий со стороны аудиторов и налоговых органов, а также корректно распределить расходы по периодам.

В данной статье подробно разбираем, как оформить раздел Учетной политики, посвященный резерву на отпуска, приводим образец формулировок и актуальные нюансы 2026 года.

Нормативная база: на что ссылаться в 2026 году

При написании раздела Учетной политики необходимо ссылаться на действующие стандарты. На актуальны:

• ФСБУ 25/2018 «Резервы, или обязательства с неопределенностью» (утв. Приказом Минфина РФ от № 157н), основной стандарт с 2021 года. Он заменил ПБУ 8/2010 в части резервов.
• ПБУ 8/2010 «Оценка запасов» — сохраняет силу в части оценки затрат, но требования по созданию резервов перешли в ФСБУ 25.
• НК РФ (ст. 324.1), для налогового учета (расчет налога на прибыль). Создание резерва на отпуска в налоговом учете не предусмотрено, расходы учитываются по факту выплаты (кассовый метод) или начисления (начисление к выплате), в зависимости от учетной политики по НП, но резерв как таковой не формируется.
• ТК РФ (ст. 114, 115, 120, 127), правила предоставления и оплаты отпусков.
• Постановление Правительства РФ от № 922 — правила расчета среднего заработка.

Структура раздела Учетной политики «Резерв на оплату отпусков»

Рекомендуется выделять этот пункт в отдельный параграф (например, «Порядок формирования резервов предстоящих расходов» или «Учет расходов на оплату отпусков»). Ниже приведен образец заполнения с комментариями.

Образец формулировки для Учетной политики (Бухгалтерский учет)

РАЗДЕЛ X. УЧЕТ РАСХОДОВ НА ОПЛАТУ ОТПУСКОВ И ФОРМИРОВАНИЕ РЕЗЕРВА

X.1. Общие положения
Организация создает резерв предстоящих расходов на оплату ежегодных основных оплачиваемых отпусков работникам (далее — Резерв на отпуска) в соответствии с ФСБУ 25/2018 «Резервы, или обязательства с неопределенностью».

X.2. Основание для создания резерва
Резерв формируется по мере начисления заработной платы работникам, имеющим право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск в соответствии с ТК РФ и локальными нормативными актами Организации (Коллективный договор, Положение об оплате труда, График отпусков).
X.3. Метод расчета резерва
Расчет резерва производится [ВЫБРАТЬ ОДИН ИЗ СПОСОБОВ]:

Способ 1 (Пропорциональный / Накопительный) — РЕКОМЕНДУЕТСЯ АУДИТОРАМИ:
Сумма резерва на конец отчетного периода определяется для каждого работника индивидуально по формуле:
Резерв = (Начисленная заработная плаза за расчетный период / 12) × Количество неиспользованных дней отпуска / 2,33
Или в денежном выражении: Резерв = Среднедневной заработок × Количество неиспользованных дней отпуска.
При этом среднедневной заработок рассчитывается на основе фактических начислений за последние 12 календарных месяцев, предшествующих дате расчета, с учетом индексации (если применимо).

Способ 2 (Упрощенный / По штатному расписанию):
Резерв рассчитывается исходя из средней заработной платы по организации (структурному подразделению) и нормативного количества дней отпуска (28 календарных дней или иное, установленное локальными актами), умноженного на численность сотрудников, неиспользовавших отпуск в полном объеме.
Примечание: Способ 2 допускается только при незначительности отличий от точного расчета (п. 18 ФСБУ 25/2018).

X.4. Периодичность расчета и проводок
Расчет резерва и соответствующие проводки производятся ежемесячно (в последнем рабочем дне месяца) и обязательно на дату составления отчетности (31 декабря, дата промежуточной отчетности).
Проводки:
Дт 20/26/44/90/91 — Кт 96.3 «Резервы предстоящих расходов» — начисление резерва (в состав затрат производства/управления/продаж).
Дт 96.3 — Кт 70 — списание резерва при фактической оплате отпуска.

X.5. Оборот резерва (использование и восстановление)
При выплате отпускных:
— Сумма выплаченных отпускных списывается с Дебета счета 96.3 по Кредиту счета 70.
— Одновременно на Дебет счетов затрат (20, 26, 44, 90, 91) ставится сумма фактических отпускных по Кредиту счета 70 (или 69).
— Разница между начисленным в затраты резервом и фактическими отпускными остается на счете 96.3 до конца рабочего года.

В конце календарного года (31 декабря) производится инвентаризация/пересчет резерва:
— Если фактический резерв (по неиспользованным дням на 31.12) больше баланса счета 96.3, дочисляется разница (Дт затрат — Кт 96.3).
— Если фактический резерв меньше баланса счета 96.3 — лишняя сумма списывается на увеличение финансового результата (Дт 96.3, Кт 91.1).

X.6. Учет в налоговом учете (Налог на прибыль)
В налоговом учете резерв на оплату отпусков НЕ ФОРМИРУЕТСЯ (п. 1 ст. 324.1 НК РФ).
Расходы на оплату отпусков учитываются в составе расходов на оплату труда в том налоговом периоде, в котором они фактически выплачены работникам (кассовый метод) / начислены к выплате (начисленный метод, выбрать согласно УП по НП).
Разница между бухгалтерским учетом (начисление резерва) и налоговым учетом (учет по факту) образует вычетные временные разницы (ВР). На них признается отложенный налоговый актив (ОНА) (счет 09).
При списании резерва (фактической выплате) ВР закрываются, ОНА списывается.

X.7. Раскрытие в отчетности
Информация о движении резерва раскрывается в Пояснениях к балансу и Отчету о финансовых результатах (в разделе «Резервы» / «Обязательства с неопределенностью» согласно ФСБУ 25/2018), а также в форме 5.3.6 Приложения к Приказу Минфина РФ от № 66н (для МСБ, в упрощенном виде).

Ключевые параметры, которые нужно зафиксировать (Чек-лист)

Копируя образец выше, обязательно замените параметры в квадратных скобках и определитесь со следующими моментами:

1. Метод расчета: Индивидуальный (по каждому сотруднику) — наиболее точный и безопасный при проверках. Групповой (по отделам/всей организации) — допустим только при незначительности отличий. Закрепите выбор в УП.
2. База начислений: Что включать в «заработную плату» для расчета среднего? (Оклад, премии постоянные, коэффициенты районные, северные надбавки). Премии разовые (годовые, квартальные) включаются пропорционально отработанному времени (П. 15 Постановления № 922).
3. Периодичность: Ежемесячно — лучшая практика. Раз в квартал/год — риск искажения отчетности за промежуточные периоды и замечаний аудиторов.
4. Счет затрат (Дебет): Куда списываем начисление резерва?
   • 20 — основное производство (основные работники).
   • 26, общехозяйственные (АУП).
   • 44 — расходы на продажу (коммерческий персонал).
   • 91.2, прочие расходы (если отпуск у работников не связанных с производством/продажами, редко).
5. Субсчеты 96.3: Рекомендуется открыть субсчета: 96.3.1 «Резерв на отпуска — Производство», 96.3.2 «Резерв на отпуска, Управление», 96;3.3 «Резерв на отпуска, Коммерция» для анализа и корректного зачета ОНА по налогу на прибыль.
6. Индексация зарплат: Если в организации планируется индексация зарплат в следующем году до выплаты отпусков, резерв на конец года лучше пересчитать с учетом коэффициента индексации (или создать дополнительный резерв на индексацию), иначе резерв будет занижен. Это момент, который любят проверять аудиторы.

Бухгалтерские проводки (Шпаргалка)

Типовые ошибки и риски (на что смотреть аудиторам и налоговой)

• Отсутствие расчета в УП: Если в УП нет методики — резерв считается созданным произвольно. Штрафы по ст. 120 НК РФ (нарушение правил учета).
• Расчет «на коленке» / раз в год: Резерв на 31.12 не совпадает с реальной задолженностью перед сотрудниками. Выявление материального искажения.
• Игнорирование индексации: Резерв на рассчитан по зарплатам 2026 года, а отпуска будут оплачиваться в 2027 году с зарплатами 2027 года (повышенными). Резерв занижен.
• Неучет уволенных: Если сотрудник уволен, но резерв на него не списан (Дт 96.3, Кт 91.1) — завышен пассив баланса.
• Смешение бух. и налог. учета: Создание резерва в налоговом учете (ст. 324.1 НК РФ не позволяет) — завышение убытков/занижение налога. Риск доначисления НП + 20-40% штрафа.
• Непризнание ОНА: Если не признать отложенный налоговый актив на разницу (бух. расход есть, налог. нет) — занижен Актив баланса (счет 09) и завышен расход по НП в отчете о фин. результатах.

Образец внутреннего приказа об утверждении Учетной политики (фрагмент)

ПРИКАЗ
ООО «Ромашка» (Название организации — *)
г. * (Город — *)
«___» _____________ 202_ г. № *-ОД

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ УЧЕТНОЙ ПОЛИТИКИ ОРГАНИЗАЦИИ
НА 202_ ГОД

В соответствии со ст. 8 ФЗ от № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и ФСБУ 25/2018
ПРИКАЗЫВАЮ:

Утвердить Учетную политику ООО «Ромашка» на 202_ год в редакции, представленной в Приложении к настоящему Приказу.
Внести в раздел «Учет расходов на оплату труда и формирование резервов» Учетной политики следующие положения:
 2.1. Резерв на оплату ежегодных отпусков формируется ежемесячно по итогам каждого календарного месяца.
 2.2. Метод расчета: индивидуальный, пропорционально отработанному времени (накопленный неиспользованный отпуск × среднедневной заработок).
 2.3. Среднедневной заработок рассчитывается согласно Постановлению Правительства РФ № 922.
 2.4. База для расчета включает: оклад, систематическую премиальную часть, районные коэффициенты. Разовые премии включаются пропорционально месяцам работы.
 2.5. Начисление резерва учитывается в себестоимости продукции (Дт 20), расходах на управление (Дт 26), коммерческих расходах (Дт 44) в зависимости от подразделения работника.
 2.6. В налоговом учете резерв не формируется, расходы учитываются по факту выплаты. Временные разницы учитываются по ПБУ 18/02.
Контроль за исполнением настоящего Приказа возлагаю на главного бухгалтера  (ФИО, ).
Настоящий Приказ вступает в силу с 01 января 202_ г.

Генеральный директор _____________ /  (Подпись/ФИО — ) /
М.П.

Особенности для МСБ (Малых субъектов предпринимательства)

Если организация относится к МСБ (выручка < 800 млн руб., активы < 400 млн руб., доля госучастия < 25%, не в реестре МСП — проверяйте критерии на 2026 год), применяется ФСБУ «Упрощенный» (Приказ Минфина от № 199н, в силе с 2025 года для отчетности 2025 года, составляемой в 2026).

• МСБ имеют право не создавать резервы (п. 10 ФСБУ «Упрощенный»), если это не влияет на достоверность отчетности.
• Однако, если сумма неиспользованных отпусков материальна, аудиторы/пользователи отчетности могут потребовать раскрытия. Лучше создать резерв и указать в УП: «Организация, являясь МСБ, применяет ФСБУ 25/2018 по формированию резерва на отпуска добровольно для обеспечения достоверности отчетности».
• Раскрытие в отчетности МСБ упрощено (форма 5.3.6 не обязательна, достаточно текстового раскрытия в Пояснениях).

Резюме: алгоритм действий бухгалтера на 2026 год

1. Проверить текущую Учетную политику: есть ли раздел про резерв на отпуска? Соответствует ли он ФСБУ 25/2018?
2. Выбрать и зафиксировать в УП метод расчета (индивидуальный — приоритет).
3. Настроить ежемесячный расчет в 1С (или другой ПО): проверка правильности базы начислений, коэффициентов, учета индексации.
4. Настроить субконто счета 96.3 по статьям затрат (20, 26, 44) для корректного учета ОНА.
5. Ежемесячно: считать резерв -> проводка Дт затрат / Кт 96.3 -> признавать ОНА (Дт 09 / Кт 68).
6. При выплате отпускных: Дт 96.3 / Кт 70 + Дт затраты / Кт 70 -> списывать ОНА (Дт 68 / Кт 09).
7. 31 декабря: инвентаризация резерва (сверка с графиком отпусков, списком уволенных, расчетом неиспользованных дней) -> корректировка.
8. Раскрыть информацию в Пояснениях к годовой отчетности за 2026 год (сдается в 2027 году).

Данная статья носит информационный характер. Приведенные образцы требуют адаптации под специфику вашей организации (ООО «», ИП **, г. ), системы оплаты труда, штатного расписания и принятой учетной политики по налогу на прибыль. Рекомендуется согласовать итоговый текст Учетной политики с аудиторской организацией или старшим бухгалтером перед подписанием руководителем.

Актуальность информации: май 2026 г. (с учетом ФСБУ 25/2018, ФСБУ «Упрощенный» 199н, НК РФ на ).