Справка о среднесписочной численности работников — это документ, подтверждающий среднее количество сотрудников организации за определенный период. Несмотря на отмену обязательной сдачи отдельной отчетной формы в налоговую инспекцию с 2021 года, данный документ остается востребованным для внешних целей: участия в закупках (44-ФЗ, 223-ФЗ), получения кредитов, лицензий, предоставления в статистические органы (форма П-4) и взаимодействия с контрагентами.

Ключевые законодательные изменения (статус на )

• С 2021 года: Отдельная сдача сведений о среднесписочной численности по форме КНД 1110018 в ФНС прекращена (приказ ФНС от № ЕД-7-11/752). Данные включаются в РСВ (Расчет страховых взносов) — на титульном листе указывается итоговая цифра за год.
• С года: Введено обязательство ежемесячного размещения сведений о среднесписочной численности за предшествующий календарный год в открытых источниках (на сайте ФНС/ЕГРЮЛ). Срок: 25-е число каждого месяца (апрель–декабрь), а также 1 апреля следующего года.
• Актуальная методика расчета: Указания по заполнению формы П-4 (утв. приказом Росстата от № 876). Именно этот документ регламентирует алгоритм расчета для всех целей.
• Единой формы справки для внешних нужд на гос. уровне не существует. Организация разрабатывает свой бланк на фирменном листе.

Куда и зачем сдаются сведения

А. Налоговая инспекция (ФНС)

Форма: РСВ (Расчет страховых взносов).
Срок: Ежеквартально (до 25-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом).
Что указывать: На титульном листе РСВ в соответствующем реквизите указывается среднесписочная численность за календарный год (на конец года). Отдельная справка в ФНС не подается.

Б. Росстат (Форма П-4)

Кто сдает: Организации, вошедшие в реестр респондентов (малые предприятия часто освобождены, нужно проверять письмо Росстата).
Сроки: Ежемесячно (до 15-го числа), ежеквартально, ежегодно.
Особенность: Расчет строго по Приказу Росстата № 876 от .

В. Внешние потребители (Банки, Заказчики закупок, Фонды, Миграционная служба)

Форма: Произвольная (на бланке организации).
Цель: Подтверждение штата для получения кредита, участия в тендерах (44-ФЗ/223-ФЗ), оформления патентов/разрешений на работу для иностранцев, получения субсидий.

Методика расчета среднесписочной численности (ССЧ)

Расчет производится на основании приказа Росстата от № 876 (утв. форму П-4 и Указания по ее заполнению).

Основной алгоритм:

1. Списочная численность на каждый календарный день месяца. Учитываются все работники, зачисленные в списки (в т.ч. отсутствующие: больничный, отпуск, отгул, прогулы). Внештатники и работники по ГПХ не учитываются.
2. Сумма списочной численности за все дни месяца (включая выходные и праздники — за них берется число предыдущего рабочего дня).
3. Деление суммы на число календарных дней в месяце. Результат округляется до единиц.
4. ССЧ за квартал/полугодие/год = сумма ССЧ за входящие месяцы / число месяцев в периоде (3, 6 или 12). Округление до сотых (для П-4) или до единиц (для РСВ/справок).

Кто включается в списки (п. 75 Указаний к П-4):

• Работники по трудовому договору (основное место работы).
• Внутренние совместители, не учитываются отдельно (учитываются только на основном месте).
• Внешние совместители — учитываются, если для них это основное место работы.
• Работники в отпуске по уходу за ребенком — не включаются в списочную численность (п. 81 Указаний).
• Обучающиеся, проходящие стажировку по договору об обучении, включаются.

Образец справки о среднесписочной численности (для внешних нужд)

Так как унифицированной формы нет, рекомендуется использовать бланк организации с обязательными реквизитами (ст. 9 ФЗ-402 «О бухгалтерском учете»).

Обязательные реквизиты справки:

• Наименование организации (полное и сокращенное), ИНН/КПП/ОГРН.
• Название документа («Справка о среднесписочной численности работников»).
• Дата составления и регистрационный номер (по журналу исходящих/внутреннему учету).
• Период, за который выдается справка (конкретная дата «по состоянию на» или период «за год/квартал/месяц»).
• Табличная часть с разбивкой по месяцам и итоговым значением.
• Ссылка на нормативный акт, по которому произведен расчет (Приказ Росстата № 876).
• Подпись руководителя и главного бухгалтера (если есть), расшифровка подписей.
• Печать (если организация использует печать).

Особенности заполнения для разных целей

Для участия в закупках (44-ФЗ, 223-ФЗ)

• Часто требуется справка за последний завершенный календарный год или на дату подачи заявки.
• Заказчик может требовать нотариальное заверение копии или подпись у нотариуса (уточняйте в документации закупки).
• Данные должны совпадать с тем, что опубликовано в ЕГРЮЛ/на сайте ФНС (ежемесячное размещение с ).

Для банка (кредитование, РКО)

• Банки часто предоставляют свой бланк — заполняйте именно его.
• Требуется динамика: за 3–5 последних лет + текущий период.
• Проверяется соответствие данным РСВ и бухгалтерской отчетности (баланс, отчет о финансовых результатах).

Для Миграционной службы (МВД) — оформление патентов/разрешений

• Справка нужна для подтверждения квоты на привлечение иностранных работников.
• Период: обычно за предшествующий календарный год.
• Строгое соответствие данным П-4 (если сдавали) и РСВ.

Порядок ежемесячного размещения сведений (с )

Согласно ст. 5.1 Закона № 129-ФЗ «О государственной регистрации…», организации и ИП обязаны размещать сведения о среднесписочной численности за предшествующий календарный год.

График размещения в 2024–2025 годах (пример):

• , первое размещение за 2023 год.
• , … — ежемесячное подтверждение/актуализация за 2023 год.
• — размещение за 2024 год.
• И так далее каждый год.

Как разместить: Через личный кабинет налогоплательщика на сайте ФНС (lkfl2.nalog.ru) или через оператора ЭДО. Сведения автоматически попадают в открытый реестр (ЕГРЮЛ). Штраф за неразмещение: ст. 14.25 КоАП РФ (дл. юр. лиц — от 10 000 до 30 000 руб.).

Типичные ошибки и риски

Автоматизация и инструменты

• 1С:ЗУП / 1С:КА / 1С:ERP — имеют встроенные отчеты «Среднесписочная численность» (регламентные и для справок), расчет ведется по актуальным Приказам Росстата.
• Онлайн-калькуляторы (сайты ФНС, консультантских систем) — подходят для разовой проверки, но не заменяют учетную систему.
• ЭДО / ЛК ФНС — для сдачи РСВ и размещения сведений в открытом реестре.

Чек-лист перед выдачей справки

1. [ ] Расчет выполнен по Приказу Росстата № 876 от (форма П-4).
2. [ ] Данные совпадают с последними сданными РСВ (титульный лист за год).
3. [ ] Данные совпадают с сданной формой П-4 (если организация в реестре респондентов).
4. [ ] Данные совпадают с опубликованными на сайте ФНС (ЕГРЮЛ) — актуальность на дату справки.
5. [ ] Справка на фирменном листе, со всеми реквизитами (ст. 9 ФЗ-402).
6. [ ] Подписи руководителя и гл. бухгалтера, расшифровки, дата, номер, печать (при наличии).
7. [ ] Указан период: «по состоянию на ДД.ММ.ГГГГ» или «за 202Х год».

На 2024–2025 годы ситуация стабилизировалась: для ФНС — только РСВ, для Росстата — форма П-4 (по Приказу № 876), для всех остальных — справка на фирменном листе по единой методике П-4. Главный вызов — обеспечение идентичности цифр во всех потоках отчетности и соблюдение нового ритуала ежемесячного размещения сведений за прошлый год на сайте ФНС (с 25-го числа каждого месяца). Использование актуальных конфигураций 1С и регулярная сверка баз данных — залог отсутствия проблем с банками, заказчиками госзаказов и контролирующими органами.

Данная статья носит информационный характер. Для принятия решений рекомендуется обратиться к актуальным текстам нормативных актов (Налоговый кодекс РФ, ФЗ-402, ФЗ-129, Приказ Росстата № 876, Приказ ФНС № ЕД-7-11/752) и консультироваться с профессиональным бухгалтером/юристом.