Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Акт приема-передачи архивных документов на хранение — это основной правовой документ, фиксирующий факт передачи документов от сдатчика (организации-формирователя) к приемщику (архиву организации, государственному/муниципальному архиву или специализированной архивной организации). Без надлежаще оформленного акта передача считается несостоявшейся, что несет риски ответственности за утрату или порчу документов. В статье разобран актуальный порядок оформления на 2026 год с учетом последних нормативных актов (Приказ Минкультуры РФ от № 526, Приказ Росархива от № 77, Методические рекомендации для аппаратов мировых судей и др.).

Нормативная правовая основа

Составление акта регулируется следующими ключевыми документами:

Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 18, 22).
Приказ Министерства культуры РФ от № 526 «Об утверждении Правил организации работы архива…» (Приложения № 9, № 20, № 30, формы актов для различных ситуаций).
Приказ Росархива от № 77 (Приложение 27 — актуальная форма для передачи в государственные архивы).
Постановление Президиума Совета судей РФ от № 708 (Методические рекомендации для аппаратов мировых судей, Приложение № 29).
Распоряжения министерств и ведомств (например, Минюста Кировской области от № 92, Приложение № 22).

Основные виды актов и выбор формы

Единой обязательной формы для всех организаций (кроме госсектора) не существует. Организация вправе утвердить собственную форму локальным нормативным актом (приказом руководителя), опираясь на типовые образцы.

Наиболее распространенные типовые формы (Приказ Минкультуры № 526):

Приложение № 9 — Универсальная форма акта приема-передачи архивных документов на хранение (внутри организации или в архивную организацию).
Приложение № 20 — Акт приема-передачи архивных документов на хранение (специфические случаи).
Приложение № 30 — Акт приема-передачи архивных документов, подлежащих уничтожению (для экспертизы).
Приложение № 29 (Методичка для мировых судей) — Специализированная форма для судебных архивов.
Приложение 35 (типовая форма госархивов) — Для передачи документов на государственное постоянное хранение.
Приложение 27 к Приказу Росархива № 77 — Актуальная форма для сдачи в государственные архивы (введено в действие с 2024 года).

Обязательные реквизиты акта (согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016 и ст. 9 125-ФЗ)

Любая форма акта должна содержать следующие обязательные элементы:

Наименование документа: «Акт приема-передачи архивных документов на хранение».
Дата составления (число, месяц, год) и место составления (город/населенный пункт).
Регистрационный номер (по журналу учета исходящих/внутренних документов).
Основание передачи: ссылка на договор № * от .., график сдачи дел, приказ о ликвидации/реорганизации, истечение сроков хранения в структурном подразделении.
Стороны:
- Сдатчик: Полное наименование организации, Ф.И.О. руководителя / уполномоченного лица (должность, основание полномочий — приказ № *), подпись, расшифровка, печать (при наличии).
- Приемщик: Наименование архива/организации-приемщика, Ф.И.О. руководителя архива / ответственного хранителя, подпись, расшифровка, печать.
Перечень передаваемых документов: Обычно оформляется приложением (описью) в 3 экземплярах. В теле акта указывается: «Передаются документы по описи № * от .. на листах, всего дел/томов/единиц хранения».
Сроки хранения: Указание категории сроков (временные / постоянные) по номенклатуре или экспертной оценке.
Состояние документов: Заметка о сохранности (удовлетворительное, требует восстановления, биологические поражения и т.д.).
Подписи сторон с расшифровкой и датой.
Печати сторон (если установлены уставом/положением).

Пошаговая инструкция по заполнению

Этап 1: Подготовка документов к сдаче

Провести экспертизу стоимости и сроков хранения (составить экспертную записку).
Сформировать дела в соответствии с номенклатурой дела.
Составить сдаточную опись (инвентаризацию) в 3-х экземплярах (один остается у сдатчика, два, у приемщика). Опись должна содержать: шифр дела, заглавие, даты крайних документов, срок хранения, количество листов, примечания.
Согласовать график передачи с руководителем архива (п. 4.33 Правил 2015 № 526).

Этап 2: Заполнение шапки акта

УТВЕРЖДАЮ УТВЕРЖДАЮ
Руководитель организации-сдатчика Руководитель организации-приемщика
___________ /Иванов И.И./ ___________ /Петров П.П./
«___» ___________ 20 г. «___» ___________ 20 г.
Печать Печать

АКТ № 
приема-передачи архивных документов на хранение
г.  «___» ___________ 2026 г.

Этап 3: Описание основания и сторон

Основание: В соответствии с договором № * от ..2026 г. / приказом руководителя организации № * от ..2026 г. / графиком сдачи дел на архивное хранение на 2026 год, структура организации * (наименование подразделения) передает, а архив организации * (наименование архива) принимает на хранение следующие архивные документы:

Этап 4: Табличная часть (ссылка на опись)

№ п/п	Номер дела по описи	Заглавие дела	Даты крайних документов	Срок хранения (год/до)	Кол-во листов	Примечание
1	1	Документы по кадровому учету за 2010-2015 гг.	—	75 лет (до 2090 г.)	Хранение в твердой обложке
2	2	Бухгалтерская отчетность 2018 г.	—	5 лет (до 2023 г.)	На уничтожение после экспертизы

Примечание: Сроки хранения указаны примерно. Реальные сроки устанавливаются номенклатурой и экспертной запиской.

Приложение: Сдаточная опись № от ..2026 г. на * листах в 3-х экземплярах.

Этап 5: Подписание и передача экземпляров

Акт составляется минимум в 2 экземплярах (по одному для каждой стороны). При передаче в госархив, в 3 экземплярах (третий остается в архиве-приемнике для отчетности перед Росархивом).
Подписывают руководители или уполномоченные лица по приказам (должны быть приложены копии приказов или указаны их реквизиты в акте).
Сдаточная опись подписывается архивариусом сдатчика и архивариусом приемщика на каждом листе.

Особенности оформления в специальных случаях

Передача в государственный архив (на постоянное хранение)

Используется Приложение 27 к Приказу Росархива № 77 (или Приложение 35 к типовым правилам).
Обязательно наличие гербовой печати госархива (если предусмотрено).
Указывается категория ценности документов (особо ценные, научные и т.д.).
При ликвидации/реорганизации организации — приложение копии решения о ликвидации/реорганизации и сводной описи фондов.

Передача в структурном подразделении (внутри организации)

Даже если архив находится в той же юрлице, акт обязателен (п. 4.33 Правил № 526). Это снимает материальную ответственность с секретаря/делопроизводителя подразделения и переводит её на архивариуса. Используется Приложение № 9 или собственная форма.

Электронные архивные документы

Согласно ст. 18.1 125-ФЗ и Методическим рекомендациям (в т.ч. для мировых судей, Прил. 29), акт приема-передачи ЭД подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) обеих сторон. В акте фиксируются:

Хэш-суммы передаваемых файлов/пакетов.
Форматы файлов (PDF/A, XML, TIFF и др.).
Сведения о среде хранения (СЭД, доверенное хранилище).
Факт проверки целостности и подлинности ЭД при приеме.

Важно: Подписание акта в СЭД/АИС «Архивное дело» само по себе фиксирует факт получения и является гарантом обязательств архива по сохранению свойств ЭД.

Передача документов с ограниченным доступом (Гостаjna, Перс. данные, Коммерческая тайна)

В акте обязательно указываеться градация секретности/конфиденциальности для каждого дела (колонка «Примечание» или отдельный столбец).
Приемщик подтверждает наличие допуска и условий хранения (сейф, защищенный сервер, доступ по ролям).
Составляется отдельный акт или приложение со списком лиц, допущенных к работе с этими документами.

Типичные ошибки и риски

Отсутствие акта — передача «под роспись в журнале» не имеет юридической силы для архивных документов (ст. 22 125-ФЗ).
Несогласованность с описью — данные в акте и в сдаточной описи расходятся (названия дел, сроки, количество листов).
Отсутствие основания — не указан номер договора, приказа или графика сдачи.
Подпись неполномочного лица — подписал сотрудник без приказа о полномочиях (риск оспаривания акта в суде).
Игнорирование состояния документов — не зафиксированы повреждения, грибок, потертость. Приемщик потом не сможет предъявить претензии сдатчику.
Использование устаревших форм — например, бланки ГОСКОМАРХИВА 1990-х годов вместо Приложения 27 к Приказу Росархива № 77 (для госархивов).

Хранение и учет акта

Экземпляр акта (с прикрепленной описью) хранится в архиве-приемнике постоянно (как документ, подтверждающий право собственности/вещное право на архивный фонд).
Экземпляр сдатчика хранится до окончания срока хранения последнего дела из переданной партии или до ликвидации организации.
В журнале учета актов приема-передачи (форма свободная) регистрируются: номер, дата, стороны, количество дел, подпись принявшего.

Пример структуры файла для скачивания (Word/Excel)

Рекомендуется вести шаблон в формате .docx с закладками/полями для автозаполнения (Mail Merge) из реестра дел. Структура файла:

Лист 1: Акт (титульная часть + таблица с итогами).
Лист 2: Сдаточная опись (таблица с детализацией по каждому делу).
Лист 3: Дополнительное соглашение об условиях хранения (при необходимости: температурный режим, доступ, страховые копии).

Резюме: чек-лист перед подписанием

[ ] Форма акта соответствует типу приемщика (госархив / внутриорг. / коммерческий архив).
[ ] Номер и дата акта проставлены верно.
[ ] Полные наименования сторон без сокращений (в соответствии с Уставом/ЕГРЮЛ).
[ ] Основание передачи указано с реквизитами (договор, приказ, график).
[ ] Приложена сдаточная опись в нужном количестве экземпляров, пронумерована, прошита, подписана на каждом листе.
[ ] Сроки хранения в акте и описи идентичны экспертной записке.
[ ] Указано состояние документов (примечания о дефектах).
[ ] Подписали уполномоченные лица (проверены приказа о полномочиях).
[ ] Расшифровки подписей читаемы.
[ ] Печати поставлены (если предусмотрено уставами).
[ ] Для ЭД: приложены протоколы проверки ЭЦП/хэш-сумм, акты подписаны УКЭП.

Грамотное оформление акта приема-передачи, это не бюрократическая формальность, а единственный способ легализовать передачу ответственности за сохранность документов. Используйте актуальные типовые формы (Приложение 27 к Приказу Росархива № 77 для госархивов, Приложение 9 к Приказу № 526 для внутриорганизационного обмена), привязывайте акт к сдаточной описи и всегда фиксируйте состояние документов. В 2026 году особое внимание уделите оформлению передачи электронных документов с использованием УКЭП и фиксации хэш-сумм.

Данная статья носит информационный характер. Для оформления конкретных передач (особенно в госархивы или при ликвидации юрлиц) рекомендуется консультироваться с архивистом организации или специалистами территориального органа Росархива.