Любой акт, приказ или распоряжение, как правило, подписывается как минимум двумя сторонами. Иногда для составления и подписания документа привлекаются целые комиссии, в которые входят сотрудники разных структурных подразделений или представители различных организаций — все они в обязательном порядке подписываются под документом. Однако на практике нередко возникает ситуация, когда одна из сторон отказывается ставить свою подпись. В этом случае составляется специальный документ — акт об отсутствии подписи (акт об отказе от подписания).
Когда составляется акт об отсутствии подписи
Такой акт может потребоваться в самых разных ситуациях:
- работник отказывается подписать приказ об увольнении или о дисциплинарном взыскании;
- сотрудник отказывается ознакомиться с уведомлением о сокращении штата;
- работник не подписывает акт об отсутствии на рабочем месте;
- заказчик уклоняется от подписания акта выполненных работ или оказанных услуг;
- собственники помещений в МКД отказываются подписывать акт приема-передачи работ по содержанию и текущему ремонту общего имущества;
- сторона отказывается подписывать акт сверки взаиморасчетов;
Зачем нужен такой акт
Злоупотребляют в трудовых и гражданско-правовых конфликтах обе стороны. Работники часто отказываются удостоверять своей подписью факт ознакомления с документами, рассчитывая впоследствии оспорить приказ в суде. Чтобы защититься в подобных ситуациях, работодателю (или другой заинтересованной стороне) необходимо зафиксировать факт отказа, именно для этого и составляется акт об отсутствии подписи.
Правильно оформленный акт имеет доказательственную силу в суде и подтверждает, что:
- документ был предъявлен лицу для ознакомления и подписания;
- лицо от подписания отказалось (либо уклонилось);
- факт отказа засвидетельствован независимыми лицами.
Общие правила составления
Унифицированной формы акта об отказе от подписи законодательством не установлено, поэтому документ составляется в произвольной форме. Однако существует ряд обязательных требований:
- Составлять акт нужно сразу, а не задним числом. Акт с более поздней датой суд может расценить как подгонку документов.
- На каждый факт отказа — отдельный акт. Например, если работник не выходит на работу несколько дней подряд, акт об отсутствии составляется на каждый день.
- Акт фиксирует факт, а не вину. Он составляется до выяснения причин и мотивов отказа.
- Обязательно присутствие свидетелей — как правило, не менее двух человек, не заинтересованных в исходе дела.
- Подписать акт должны все члены комиссии, засвидетельствовавшие факт отказа.
Структура и содержание акта
В акте об отсутствии подписи рекомендуется указать следующие сведения:
- наименование организации (например, ООО «»);
- название документа — «Акт об отказе от подписания (ознакомления)»;
- дата, время и место составления акта;
- Ф.И.О. и должность составителя акта — Иванов И. И.;
- Ф.И.О. и должности свидетелей (не менее двух) — Петров П. П., Сидорова А. А.;
- Ф.И.О. лица, отказавшегося от подписи, — Кузнецов К. К.*;
- реквизиты документа, который отказались подписывать (наименование, номер, дата);
- описание самого факта: кому, когда и какой документ был предъявлен, какая реакция последовала;
- причина отказа, если она была озвучена;
- подписи всех присутствующих членов комиссии.
Пример формулировки
«Настоящий акт составлен в том, что в 10:30 в кабинете № * работнику Кузнецову К. К.* был предъявлен для ознакомления и подписания приказ № * от о применении дисциплинарного взыскания. Работник от подписания приказа отказался, мотивировав отказ несогласием с его содержанием. Факт отказа засвидетельствован нижеподписавшимися лицами».
Альтернативный способ — запись на самом документе
Существует и другой способ фиксации отказа — запись об отказе непосредственно на самом документе (приказе, распоряжении). В этом случае на документе делается отметка: «От ознакомления и подписания отказался», которая заверяется подписями составителя и двух свидетелей с указанием даты и времени.
Особенности в отдельных ситуациях
Отказ от подписи при массовом сокращении
При отказе работника ознакомиться с уведомлением о массовом сокращении акт об отказе от подписи составляется обязательно и в присутствии не менее двух свидетелей. Это требование закреплено в правоприменительной практике и рекомендациях Роструда.
Отказ от подписания акта выполненных работ
Если заказчик или собственники уклоняются от подписания акта приема-передачи выполненных работ и оказанных услуг, исполнитель составляет акт об отказе, после чего работы могут считаться принятыми в одностороннем порядке (если это предусмотрено договором).
Акт об отсутствии на рабочем месте
В таком акте должны быть указаны: Ф.И;О. работника, дата и время его отсутствия, дата и время составления акта, Ф.И.О. работников, подписывающих документ. Это требование отражено, в частности, в Руководстве Роструда по соблюдению обязательных требований трудового законодательства (Приказ Роструда от № 253).
Хранение акта
Акт об отказе от подписи хранится вместе с документом, который отказались подписывать, в течение всего срока хранения последнего. Как правило, кадровые документы хранятся не менее 5 лет, а по отдельным категориям, до 50–75 лет.
Акт об отсутствии подписи, простой, но юридически значимый инструмент защиты интересов работодателя, исполнителя или иной стороны. Главные правила: составлять акт незамедлительно, привлекать не менее двух свидетелей, фиксировать только факты, а не выводы, и обеспечить подписание акта всеми членами комиссии. Соблюдение этих требований сделает документ надежным доказательством в случае судебного спора.