Практически у любой организации есть документы, которые по учетным данным архива числятся, а фактически утрачены или повреждены настолько, что восстановлению не подлежат. В таких случаях составляется акт о неисправимых повреждениях документов. В этой статье разберем, как правильно оформить этот документ, какие реквизиты он должен содержать и приведем примерную форму.

Когда составляется акт

Акт о неисправимых повреждениях документов оформляется в следующих ситуациях:

• документы пострадали в результате пожара, затопления, стихийного бедствия;
• документы испорчены грызунами, плесенью, грибком;
• бумаги пришли в негодность из-за длительного неправильного хранения;
• документы уничтожены в результате халатности или умышленных действий третьих лиц;
• при инвентаризации архива выявлены документы, физически утратившие целостность и читаемость.

Для архивных документов форма акта утверждена Приказом Минкультуры РФ от № 19 (Приложение № 1 к пп. 2.11.5, 2.11.7.2, 3.7.2, 4.3.1). Для обычных организационных документов допускается произвольная форма с соблюдением обязательных реквизитов.

Структура и правила оформления акта

Шапка документа

Прежде всего, заполняется шапка акта. Для этого в самом верху листа с левой стороны прописывается название организации, чьи документы вышли из строя. Чуть ниже — название и номер самого акта с датой составления. В правом верхнем углу размещается гриф утверждения:

УТВЕРЖДАЮ
Директор ООО «»
_____________ / Иванов И. /
«___» __________ 20___ г.

Состав комиссии

Акт составляется комиссией, назначенной приказом руководителя. Указываются:

• председатель комиссии (должность, Ф;И.О.);
• члены комиссии (должности, Ф.И.О.);
• при необходимости — представитель сторонней организации (например, виновной в повреждении).

Описание повреждений

В произвольной форме укажите:

• перечень поврежденных документов (наименование, даты, номера дел по описи, количество листов);
• характер выявленных дефектов (неисправностей, повреждений) и причины их возникновения;
• степень повреждения и вывод о невозможности восстановления;
• необходимые мероприятия либо причины, по которым восстановление невозможно или нецелесообразно.

В заключительной части комиссия формулирует вывод: документы имеют неисправимые повреждения и подлежат списанию (уничтожению). Акт подписывают все члены комиссии с расшифровкой подписей, ставится печать организации (М.П.).

Примерная форма акта

ООО «»
Адрес: г. Москва, ул. , д.
Тел.: +7 (495) —

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
_____________ / Петров П.** /
«___» ________ 20___ г.

АКТ № ___
о неисправимых повреждениях документов

г. Москва                                 &