С 1 января 2020 года в России работники получили право выбирать формат ведения трудовой книжки: традиционный бумажный или электронный; Электронная трудовая книжка хранится в Социальном фонде России (СФР, бывший ПФР). В ней отражается информация о личных данных сотрудника (ФИО, СНИЛС, дата рождения), о периодах работы, должностях, переводах и основаниях увольнения. Чтобы работодатель мог передавать сведения о трудовой деятельности в электронном виде, работник должен подать соответствующее заявление (согласие).
Законодательная база
- Федеральный закон от № 436-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс РФ»;
- статья 66.1 Трудового кодекса РФ — о сведениях о трудовой деятельности;
- Постановление Правительства РФ № 887 — о порядке формирования сведений о трудовой деятельности;
- Федеральный закон № 152-ФЗ «О персональных данных» — в части обработки персональных данных работника.
Кому нужно подавать заявление
Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде подают:
- работники, которые решили отказаться от бумажной трудовой книжки;
- лица, впервые устраивающиеся на работу после 1 января 2021 года, для них электронный формат применяется автоматически, бумажная книжка не заводится;
- работники, желающие получать актуальные сведения о стаже через Госуслуги или личный кабинет СФР.
Что должно содержать заявление (согласие)
Унифицированной формы заявления закон не устанавливает, поэтому оно составляется в свободной форме. Однако документ должен включать:
- наименование организации-работодателя и ФИО руководителя;
- ФИО работника, дату рождения, СНИЛС;
- само волеизъявление — просьбу вести сведения о трудовой деятельности в электронном виде;
- ссылку на статью 66.1 ТК РФ;
- согласие на обработку персональных данных;
- дату и подпись работника.
Образец заявления
Генеральному директору ООО «Пример»
Иванову И.И. ()
от менеджера отдела продаж
Петрова Петра Петровича ()
СНИЛС: 123— 45
Дата рождения: *..19*
ЗАЯВЛЕНИЕ
В соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации прошу вести сведения о моей трудовой деятельности в электронном виде (в форме электронной трудовой книжки) без ведения бумажной трудовой книжки.
Бумажную трудовую книжку прошу выдать мне на руки в порядке, установленном законодательством.
Настоящим даю согласие на обработку моих персональных данных (ФИО, дата рождения, СНИЛС, сведения о трудовой деятельности) в целях формирования и передачи сведений в Социальный фонд России в соответствии с Федеральным законом от № 152-ФЗ «О персональных данных».
Подпись: _____________ / Петров П.П. (*) /
Порядок действий работодателя после получения заявления
- Зарегистрировать заявление в журнале входящей документации.
- Внести в бумажную трудовую книжку запись о подаче работником заявления о ведении сведений в электронном виде.
- Выдать работнику бумажную трудовую книжку на руки под подпись.
- Передавать сведения о трудовой деятельности в СФР по форме СЗВ-ТД (с 2023 года — ЕФС-1, подраздел 1.1).
- При приеме, переводе, увольнении направлять отчет не позднее следующего рабочего дня.
Преимущества электронной трудовой книжки
- сведения невозможно потерять или испортить — они хранятся в базе СФР;
- доступ к данным о стаже в любое время через Госуслуги или личный кабинет на сайте СФР;
- упрощенное оформление при трудоустройстве, не нужно предъявлять бумажный документ;
- актуальность данных при расчете пенсии, больничных и пособий.
Важные нюансы
Внимание: выбор формата трудовой книжки — исключительно добровольное право работника. Работодатель не вправе принуждать к переходу на электронный формат. Если работник не подал заявление, бумажная трудовая книжка продолжает вестись в обычном порядке. Отозвать согласие и вернуться к бумажному формату нельзя — выбор является окончательным.
При увольнении работнику, выбравшему электронный формат, выдаются сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р.
Согласие на электронную трудовую книжку оформляется простым заявлением в свободной форме. Главное — указать личные данные, ссылку на статью 66.1 ТК РФ и поставить подпись. Представленный выше образец можно адаптировать под нужды конкретной организации. Перед подачей заявления взвесьте все плюсы и минусы, поскольку вернуться к бумажному формату после перехода на электронный уже не получится.