В деловой практике часто возникает ситуация, когда после проведения акта сверки взаиморасчетов выявляется задолженность контрагента. Для официального требования этой суммы к оплате выпускается счет на основании акта сверки. В данной статье подробно разберем, как правильно оформить такой документ, какой образец использовать в 2026 году и на что обратить внимание, чтобы избежать претензий со стороны налоговой инспекции и контрагентов.
Правовая природа документа: счет или требование?
С точки зрения ГК РФ и Налогового кодекса, «Счет на оплату» (счет-фактура) и «Счет на основании акта сверки» — это разные документы, хотя в 1С и бухгалтерии их часто путают.
- Счет-фактура (по ст. 169 НК РФ) — первичный документ для подтверждения права на вычет НДС. Выдается при отгрузке товаров/оказании услуг.
- Счет на оплату (платёжное поручение/счет пользователя) — документ, инициирующий платеж. Не строго регламентирован законом (кроме обязательных реквизитов ст. 9 ФЗ-402 «О бухгалтерском учете»).
- Счет на основании акта сверки — это именно счет на оплату, который формируется после подписания актом сверки. Он фиксирует подтвержденную обеими сторонами сумму долга.
Важно: Акт сверки сам по себе не является основанием для списания средств со счета плательщика. Он лишь подтверждает факт существования долга. Для инициирования платежа необходим именно счет на оплату.
Обязательные реквизиты счета (ст. 9 ФЗ-402)
Поскольку единого утвержденного формы (как бывшее ф. № 104) не существует, организация разрабатывает свой бланк в учетной политике. Однако обязательны следующие реквизиты:
- Наименование документа: «Счет на оплату № [Номер] от [Дата]».
- Основание: «На основании Акта сверки взаиморасчетов № [Номер акта] от [Дата акта]».
- Полные наименования сторон: ИП/ООО «Ромашка» (Продавец) и ИП/ООО «Спектр» (Покупатель).
- ИНН/КПП обеих сторон.
- Адреса: Юридические и фактические (частично скрыты: г. , ул. , д. ).
- Банковские реквизиты получателя: Расчетный счет № 40702810*, БИК 044525, Корсчет 30101###-###-####0, Банк (ПАО СБЕРБАНК/АЛЬФА-БАНК и т.д.).
- Табличная часть: Наименование услуги/товара («Погашение задолженности по акту сверки»), Ед. изм., Количество, Цена, Сумма (без НДС / с НДС), Ставка НДС.
- Подписи: Руководителя (И.О. Фамилия ) и Главного бухгалтера (И.О. Фамилия ), печать (при наличии).
Ниже приведен универсальный образец, адаптированный под требования 2026 года. Вы можете скопировать структуру в свой шаблон Word/Excel или 1С.
| СЧЕТ НА ОПЛАТУ № 1245-ВС от | |||||
|---|---|---|---|---|---|
| На основании Акта сверки взаиморасчетов № 88/ВС от | |||||
| Плательщик: ООО «Вектор» ИНН 77* КПП 77* Адрес: г. , ул. , д. , пом. Р/с 40702810 в АО «Банк » (БИК 044525) | Получатель: ИП Петров П.П. (Фамилия *) ИНН 77* ОГРНИП 3 Адрес: г. , пр. , д. Р/с 40802810 в ПАО «Банк » (БИК 044525*) | ||||
| № | Наименование товара / работы / услуги | Ед. изм. | Кол-во | Цена, руб. | Сумма, руб. |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Погашение задолженности по поставке товара (Договор № 45 от ) на основании Акта сверки № 88/ВС от | усл. | 1 | 150 000,00 | 150 000,00 |
| 2 | Пени за просрочку платежа (рассчитаны по ключевой ставке ЦБ РФ на ) по Акту сверки № 88/ВС | руб. | 1 | 2 345,67 | 2 345,67 |
| Всего к оплате (без НДС — ИП на УСН «Доходы»): | 152 345,67 | ||||
| Руководитель / ИП _____________ / Петров П.П. * / М.П. (при наличии) | Главный бухгалтер _____________ / Иванова И.И. * / М.П. (при наличии) |
Особенности оформления в 1С:Предприятие 8.3 (редакция 2026)
В современных конфигурациях (УНФ, ERP, Бухгалтерия 3.0, КА 2) существует функционал автоматического формирования счета на основании акта сверки.
Алгоритм действий в 1С:
- Откройте раздел «Покупки и продажи» → «Расчеты с контрагентами» → «Акты сверки взаиморасчетов».
- Найдите подписанный (или полученный от контрагента) Акт сверки со статусом «Согласован» или «Получен подписанный».
- Нажмите кнопку «Создать на основании» → «Счет на оплату покупателю» (если вы продавец) или «Счет на оплату поставщику» (если вы покупатель и подтверждаете долг).
- Программа автоматически подтянет:
- Контрагента и договор.
- Сумму итоговой сальдо (или выбранных строк).
- Текст основания: «На основании Акта сверки №… от…».
- Проверьте аналитику НДС (если применяется). В счете на оплату НДС выделяется информационно, если продавец на общем режиме.
- Проведите и распечатайте/отправьте по ЭДО/Email.
Совет: В настройках печатных форм (Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Дополнительные отчеты и обработки) можно настроить собственный макет счета, добавив логотип, QR-код для СБП и реквизиты для оплаты через СБП (ФИО получателя , телефон +7 () —*).
Типичные ошибки и риски
Ошибка 1: Выставление счета-фактуры вместо счета на оплату
Если вы выставите счет-фактуру на уже отгруженный товар повторно (на основании акта сверки), это приведет к дублированию выручки и НДС в покупной/продажной книге. Счет на основании акта сверки — это всегда счет на оплату (без регистрации в журнале выставленных счетов-фактур).
Ошибка 2: Игнорирование пени/процентов
Если в акте сверки зафиксирована не только основная задолженность, но и пени (неустойки), в счете на оплату их нужно вывести отдельной строкой с указанием основания (ст. 395 ГК РФ, условие договора). Налоговый учет пени отличается от бухгалтерского.
Ошибка 3: Отсутствие ссылки на акт сверки
Без фразы «На основании Акта сверки №… от…» платеж может быть расценен банком или контрагентом как аванс или ошибочное списание. Это усложнит зачет платежа в 1С (потребуется ручной зачет по «Мутирующей сальдо»).
Ошибка 4: Несвоевременная отправка
Счет на оплату на основании акта сверки рекомендуется направить контрагенту в течение 3–5 рабочих дней после подписания акта. Просрочка может быть расценена судом как нарушение порядка предъявления требований (если дело дойдет до взыскания через суд).
Электронный документооборот (ЭДО) и СБП в 2026 году
На 2026 год стандарт де-факто — отправка счета через операторов ЭДО (СБИС, Диадок, Контур, 1С-ЭДО).
- Формат: Неформализованный документ (XML-схема «СчетНаОплату» или «UniversalTransferDocument» с функцией СЧТ).
- QR-код / СБП: Обязательно добавьте в печатную форму и XML-схему реквизиты для оплаты по СБП (ID получателя, Сумма, Назначение). Это ускоряет поступление денег до нескольких секунд.
- Подписание: ЭЦП руководителя/бухгалтера. Печать на электронном документе не обязательна (ст. 6 ФЗ-63 «Об электронной подписи»).
Что делать, если контрагент не платит по счету?
Счет на основании акта сверки — это сильное доказательство в суде (ст. 408 ГК РФ, Пленум ВС РФ № 53). Алгоритм действий:
- Направить претензию (досудебный порядок обязателен по спорам между юрлицами/ИП).
- В претензии сослаться на: Договор → Акт сверки (подписанный/не оспорен в срок) → Счет на оплату → Просрочка.
- При подаче иска приложить: Договор, Спецификацию, Акты приема-передачи/Накладные, Акт сверки, Счет на оплату, Выписку из расчетного счета (подтверждающую непоступление), Претензию с подтверждением отправки.
Лайфхак: Если контрагент игнорирует акт сверки (не подписывает и не оспаривает в установленный договором срок — обычно 5-10 дней), в суде можно использовать правило: молчание = согласие (п. 2 ст. 408 ГК РФ). В этом случае счет на оплату выдается на основании одностороннего акта сверки с пометкой «Контрагент не вернул подписанный акт в срок».
Чек-лист перед отправкой счета (самостоятельная проверка)
- [ ] Номер и дата счета уникальны (нумерация сквозная за год).
- [ ] Ссылка на Акт сверки (№, дата) указана в шапке и в табличной части.
- [ ] Сумма в счете в точности совпадает с итоговой сальдо по акту сверки (или оговоренной частью).
- [ ] Реквизиты получателя (ИНН, КПП, Р/с, БИК, Банк) актуальны и верны.
- [ ] Наличие/отсутствие НДС корректно отражено (строка «Без НДС» или «В т.ч. НДС 20%»).
- [ ] Сумма прописью совпадает с цифровой.
- [ ] Подписи уполномоченных лиц (или ЭЦП при ЭДО).
- [ ] QR-код для СБП сгенерирован и рабочий (протестирован тестовым платежом 1 руб.).
Грамотно оформленный счет на основании акта сверки — это не просто формальность, а ключевой инструмент управления дебиторской задолженностью. Он фиксирует волеизъявление сторон о сумме долга и запускает механизм обязательного платежа. Используйте автоматизацию в 1С, следите за актуальностью реквизитов (телефоны: +7 (*) —, контактные лица: Менеджер ) и применяйте современные каналы доставки (ЭДО, СБП) для минимизации сроков взыскания долгов.
Данная статья носит информационный характер и не является правовой консультацией. При оформлении документов рекомендуется сверяться с актуальным ГК РФ, НК РФ, ФЗ-402 и внутренней учетной политикой организации. Данные реквизитов (ИНН, КПП, счета, телефоны, фамилии) в примерах частично заменены маской (*) в целях безопасности.