Что такое регламент согласования договора

Регламент согласования договора, это внутренний (локальный) нормативный документ организации, который устанавливает порядок, сроки и правила прохождения договора по всем инстанциям: от инициатора до подписания; В отличие от должностной инструкции, регламент, как правило, более детализирован: он включает пошаговое описание процедуры, ответственных лиц, сроки каждого этапа и формы сопроводительных документов.

Наличие такого документа позволяет:

• исключить юридические и финансовые риски при заключении сделок;
• сократить время согласования за счёт чётких сроков;
• распределить ответственность между подразделениями;
• обеспечить прозрачность договорной работы для руководства.

Структура регламента согласования договора

Типовой регламент обычно включает следующие разделы:

1. Общие положения, цель документа, область применения, нормативные ссылки (ГК РФ, внутренние приказы).
2. Термины и определения, что понимается под договором, инициатором, согласующим лицом, визой.
3. Ответственные лица, перечень подразделений и должностей, участвующих в согласовании.
4. Порядок (этапы) согласования — пошаговая последовательность действий.
5. Сроки согласования, нормативное время на каждом этапе.
6. Порядок внесения изменений и разрешения разногласий.
7. Ответственность за нарушение регламента.
8. Приложения — формы листа согласования, маршрутной карты, чек-листа.

Образец регламента согласования договора (сокращённый)

Общие положения

Настоящий Регламент определяет порядок подготовки, согласования и подписания договоров, заключаемых ООО «Пример» (ИНН 77, ОГРН 1157746*).

Регламент обязателен для исполнения всеми структурными подразделениями и работниками Общества.

Регламент утверждается приказом генерального директора № -ОД от ..20 г.

Участники процесса согласования

• Инициатор договора — руководитель подразделения, заинтересованного в заключении договора (например, начальник отдела закупок Иванов И. И.).
• Юридический отдел — проверка правовой корректности (ведущий юрисконсульт Петрова А. С.).
• Финансовый отдел / бухгалтерия — проверка цены, условий оплаты, бюджета (главный бухгалтер Сидорова М. В.*).
• Служба безопасности — проверка контрагента на благонадёжность.
• Генеральный директор — окончательное утверждение и подписание.

Порядок согласования

1. Инициатор готовит проект договора и заполняет лист согласования (Приложение № 1).
2. Проект направляется в юридический отдел. Срок проверки, не более 3 (трёх) рабочих дней.
3. После юридической проверки договор передаётся в финансовый отдел. Срок — не более 2 (двух) рабочих дней.
4. При необходимости проводится проверка контрагента службой безопасности — до 5 (пяти) рабочих дней.
5. Согласованный проект передаётся на подпись генеральному директору.
6. Подписанный договор регистрируется в журнале учёта договоров, оригинал хранится в юридическом отделе.

Разрешение разногласий

При наличии замечаний согласующее подразделение возвращает проект инициатору с мотивированными комментариями.

Спорные вопросы выносятся на рассмотрение генерального директора.

Ответственность

За нарушение сроков согласования и порядка, установленного настоящим Регламентом, виновные лица несут дисциплинарную ответственность в соответствии с трудовым законодательством РФ.

Приложение: форма листа согласования (пример)

Рекомендации по внедрению регламента

• Утвердите регламент приказом руководителя и ознакомьте сотрудников под подпись.
• Автоматизируйте процесс: используйте СЭД (1С:Документооборот, Directum, ELMA) — это сокращает сроки и фиксирует историю согласования.
• Установите реалистичные сроки: суммарно согласование не должно превышать 5–10 рабочих дней.
• Периодически (раз в год) пересматривайте регламент с учётом изменений в структуре компании и законодательстве.

Контакты для консультаций по внедрению: отдел документооборота, тел. +7 (495) —, e-mail: doc@example.ru, адрес: г. Москва, ул. Примерная, д. , офис *.

Таким образом, грамотно составленный регламент согласования договора — это не формальность, а рабочий инструмент управления рисками и повышения эффективности договорной работы в компании.