Подготовка официального приглашения главе субъекта РФ (губернатору) — это ответственный процесс, требующий строгого соблюдения делового этикета, протокольных норм и требований инструкции по делопроизводству. Ошибки в оформлении или несвоевременная отправка могут привести к игнорированию просьбы или протокольным инцидентам. В данной статье подробно разбираются этапы подготовки, структурные элементы документа, особенности работы с протоколами заседаний и образцы оформления.

Правовая база и нормативные акты

Основой для документооборота с высшими должностными лицами региона являются:

• Федеральный закон № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (для коллективных обращений-приглашений).
• ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальная система стандартизации. Документы. Общие требования к оформлению».
• Инструкция по делопроизводству в государственных органах (утв. Приказом Минэкономразвития России).
• Внутренние административные регламенты аппарата губернатора и протокольные регламенты субъекта РФ.

Важно: Согласно п. 107 Инструкции по делопроизводству, датой протокола (и связанных с ним документов) является дата проведения заседания/события, зафиксированная цифровым способом секретарем или председателем, независимо от даты оформления документа.

Классификация приглашений

Приглашение губернатору относится к виду письма-извещения, однако имеет свою специфику:

1. Официальное деловое письмо, строгая форма, используется для торжественных заседаний, открытий объектов, конференций.
2. Художественно оформленное приглашение (карточка/брошюра) — допускается для культурных мероприятий, юбилеев, Дней города/района. По ГОСТу, оно может содержать орнаменты, элементы праздничной атрибутики, но обязательные реквизиты должны сохраняться.
3. Приглашение на отдельную часть программы, если губернатор ожидается не на всем мероприятии (например, только на официальную часть или награждение), это указывается явно: «После официальной части состоится прием» или указывается временной слот.

Структура и обязательные реквизиты приглашения

Любое официальное письмо-приглашение должно содержать следующие реквизиты (согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016):

Шапка документа

• Эмблема РФ / Эмблема субъекта РФ (для госорганов).
• Полное наименование организации-отправителя (например: Министерство культуры * области / Администрация г. * / ООО «»).
• Исходящий номер и дата (проставляются регистратором/секретарем).

Адресация

В правом верхнем углу указывается адресат:

Губернатору  области (края, округа)
[Фамилия И.О. Губернатора] *
Администрации * области
по адресу: , ул. , д. 

Тема письма

Формулировка должна быть емкой: «О приглашении на мероприятие «День » / на торжественное заседание, посвященное…».

Текст приглашения (Вводная, Основная, Заключительная части)

Вводная часть

Обоснование причины обращения. Примеры вводных фраз (в зависимости от ситуации):

• «В связи с проведением областного значения мероприятия…»
• «Исполняя поручение главы администрации г. * от ДД.ММ.ГГГД № *…»
• «От имени организационного комитета Международного форума…»

Основная часть

Содержит суть просьбы и ключевую информацию для протокола губернатора:

• Наименование мероприятия: полное официальное название.
• Дата и время: начало и (желательно) предполагаемое окончание. Указание временного окна для визита главы региона (например, «с 10:00 до 11:30»).
• Место проведения: полный адрес (название зала, объекта), схема проезда/въезда для кортежа (прилагается отдельно).
• Программа визита (Повестка дня): оптимальный вариант — приложить программу отдельным листом (брошюрой или карточкой). Обозначение частей программы может быть кратким: «Официальная часть», «Награждение», «Обед/Прием».
• Роль губернатора: выступает с речью (длительность), вручает награды, осматривает экспозицию, участвует в заседании.
• Ожидаемое количество участников / состав трибуны.

Заключительная часть

• Просьба о подтверждении участия (телефон/email ответственного исполнителя/протокольной службы отправителя).
• Информация о приложениях: «Прил.: Программа мероприятия на 1 л., Схема въезда на 1 л., Список приглашенных ВИП-гостей на 2 л.».

Подпись и виза

• Подпись руководителя организации-отправителя (Главы администрации, Министра, Директора) с расшифровкой (ФИО).
• Виза протокольной службы/правового отдела отправителя.
• Сведения об исполнителе: ФИО, телефон * —, e-mail *@.ru.

Особенности коллективных приглашений и обращений

Если инициаторами выступают общественные организации, трудовые коллективы или группа граждан (ст. 8 Закона № 59-ФЗ):

• Обращение должно быть подписано всеми гражданами (или уполномоченными представителями).
• Под каждой подписью обязательна расшифровка (ФИО) и адрес места жительства (маскируется: г. , ул. , кв. *).
• Хотя бы часть подписей должна располагаться на том листе, где заканчивается текст обращения (чтобы исключить подмену текста).
• Если подписавших более 10 человек, список составляется отдельным приложением, в документе делается отсылка: «Список прилагается».

Протокольное сопровождение: от отправки до отчета

Сроки направления

Рекомендуемые сроки: не позднее чем за 10–14 календарных дней до мероприятия. Срочные приглашения (менее 3 дней) требуют предварительной телефонной координации с протоколом администрации губернатора (т. * *—).

Каналы доставки

1. Официальный портал/АИС «Делопроизводство» (ЕДО/СМЭВ) — приоритетный канал.
2. Курьерская доставка под роспись в канцелярию администрации губернатора.
3. Дублирование по электронной почте протокольного отдела (с скан-копией подписанного оригинала).

Работа с ответом (РСВП)

Ответ от администрации губернатора приходит в виде:

• Официального письма-информации об участии / невозможности участия.
• Заявки протокольной службы с уточнением деталей (время прибытия, состав свиты, требования к безопасности, питанию).

Действие: Полученный ответ регистрируется во входящих, передается ответственному за мероприятие и протоколисту заседания.

Оформление программы мероприятия (Приложение)

Программа, критически важный документ для протокола губернатора. Рекомендуемый формат:

Примечание: Если приглашенных ВИП-лиц более 10 человек, общий список гостей составляется отдельным приложением к протоколу заседания/мероприятия.

Образец официального письма-приглашения (Шаблон)

Типичные ошибки и чек-лист перед отправкой

Чек-лист «Готовность к отправке»

• [ ] Соответствие наименования организации в шапке уставу/свидетельству.
• [ ] Правильность адресации (актуальная должность, ФИО губернатора, адрес администрации).
• [ ] Наличие исходящего номера и даты (дата = дата регистрации/подписания).
• [ ] Четкая формулировка темы письма.
• [ ] В тексте: Дата, Время (начало/конец визита), Полный адрес места.
• [ ] Приложена детализированная программа по времени (табличный вид).
• [ ] Указана роль губернатора (речь, награждение, осмотр).
• [ ] Указаны контакты ответственного исполнителя (мобильный, email) для оперативной связи протокола.
• [ ] Подпись руководителя + виза юриста/протокола отправителя.
• [ ] Оригинал отправлен по ЭДО/курьером, копия — на почту протокола губернатора.
• [ ] Внутренний протокол/распоряжение о назначении ответственных за встречу/сопровождение утвержден.

Частые ошибки:

1. Неуказание времени окончания визита. Протокол губернатора планируеться по минутам; фраза «примерно до обеда» недопустима.
2. Отсутствие схемы въезда/парковки. Критично для работы СБО/ФСО.
3. Слишком поздняя отправка (менее 3 дней) без предварительного согласования по телефону.
4. Несовпадение данных в письме и в приложениях (разное время начала, разные адреса).
5. Использование неофициальных форм обращения («Дорогой Иван Иванович» вместо «Уважаемый Иван Иванович» в официальном документе).

После мероприятия: протоколирование результатов

По итогам визита gubernатора составляется протокол мероприятия (или протокол заседания, если визит совпал с заседанием).

• Дата протокола = дата мероприятия (п. 107 Инструкции по делопроизводству).
• В повестке дня отражается факт участия губернатора.
• В тексте фиксируются ключевые тезисы речи, принятые решения, врученные награды.
• Список присутствующих (если более 10 человек) оформляется отдельным приложением.
• Протокол подписывается председателем и секретарем заседания в течение 3 рабочих дней.

Качественно подготовленное приглашение — это не просто формальность, а инструмент управления временем главы региона и гарантия протокольной безопасности мероприятия. Строгое соблюдение реквизитов (ГОСТ Р 7.0.97-2016), соблюдение сроков (10–14 дней), приложение структурированной программы и обеспечение обратной связи через ответственного исполнителя (тел. * *—) — залог успешного визита губернатора на «День части» или любое иное значимое событие.

Данная статья носит информационно-методический характер. Для подготовки конкретного документа необходимо руководствоваться актуальными административными регламентами аппарата Губернатора Вашего субъекта РФ и требованиями ФСО/СБО по обеспечению безопасности.