Что такое предметная область проекта
Предметная область проекта (англ. Project Scope), это совокупность целей, результатов, работ, продуктов и услуг, которые необходимы для успешной реализации и завершения проекта. Иными словами, предметная область отвечает на фундаментальный вопрос: что именно должно быть сделано в рамках проекта и, что не менее важно, что делать не нужно.
Предметная область определяется тремя ключевыми составляющими:
- Цели проекта — конечные состояния, которых необходимо достичь;
- Результаты проекта — конкретные продукты, услуги или иные измеримые итоги;
- Работы проекта — виды деятельности, необходимые для получения результатов.
Понятие управления предметной областью проекта
Управление предметной областью проекта (Project Scope Management) — это раздел управления проектами, включающий в себя задачи и процедуры для определения и контроля всех работ и только тех работ, которые необходимы для успешного осуществления проекта.
Ключевая особенность предметной области заключается в её изменчивости. Цели, результаты и работы могут уточняться как в процессе разработки проекта, так и по мере достижения промежуточных результатов. Объёмы работ могут меняться от нуля до 100% по мере завершения отдельных этапов. Поэтому управление предметной областью — это, по сути, управление изменениями на протяжении всего жизненного цикла проекта.
Основные процессы управления предметной областью
Управление предметной областью осуществляется через последовательность взаимосвязанных процессов:
Инициация работ
На этой стадии определяются основные моменты реализации проекта, выделяется спектр требуемых работ и ресурсов, необходимых для полноценного выполнения и завершения проекта. Формируется первичное видение содержания проекта.
Планирование и определение предметной области (Scope Planning)
Разрабатывается план управления содержанием проекта: определяется, как будет формироваться, подтверждаться и контролироваться предметная область. Создаётся детальное описание работ и результатов, часто в форме иерархической структуры работ (WBS).
Уточнение и подтверждение предметной области
Производится формальная проверка и приёмка результатов проекта заказчиком и заинтересованными сторонами. Подтверждается соответствие выполненных работ заявленным требованиям.
Контроль изменений предметной области
Каждое изменение должно проходить формальную оценку влияния на сроки, бюджет и ресурсы проекта. Это предотвращает неконтролируемое расширение содержания проекта (так называемое «размывание границ», или scope creep).
Завершение
Стадия завершения включает два процесса:
- Административное завершение — генерация, сбор и распространение информации, необходимой для формального завершения фазы или проекта в соответствии с принятыми в компании процедурами;
- Закрытие контрактов — окончательный расчёт по контрактам, включая разрешение всех спорных и нерешённых вопросов.
Методы определения предметной области
На практике применяются различные подходы к определению содержания проекта:
- Декомпозиция — разбиение проекта на иерархическую структуру работ (WBS) вплоть до управляемых пакетов работ;
- Анализ требований заинтересованных сторон — сбор и формализация ожиданий заказчика и участников;
- Итеративное уточнение — поэтапная детализация содержания по мере выполнения проекта. Этот метод требует дисциплинированного управления изменениями, чтобы предметная область не расширялась бесконтрольно;
- Экспертные оценки — привлечение специалистов предметной области;
- Анализ аналогов, использование опыта ранее реализованных подобных проектов.
Значение управления предметной областью
Точное определение предметной области — это искусство баланса между детализацией и гибкостью. Чрезмерно жёсткая фиксация содержания делает проект уязвимым к изменениям внешней среды, а чрезмерная расплывчатость приводит к перерасходу ресурсов, срыву сроков и конфликтам с заказчиком.
Грамотное управление предметной областью обеспечивает:
- включение в проект всех необходимых работ — и только их;
- прозрачность границ проекта для всех участников;
- основу для планирования сроков, стоимости и ресурсов;
- контролируемость изменений на всех стадиях жизненного цикла;
- успешную приёмку результатов и формальное завершение проекта.
Предметная область — это ядро проекта, определяющее его содержание и границы. Управление предметной областью является одной из неотъемлемых функциональных областей управления проектами наряду с управлением временем, стоимостью, качеством, рисками и коммуникациями. Овладение процессами инициации, планирования, подтверждения и контроля изменений содержания проекта — необходимое условие профессиональной компетентности руководителя проектов и залог успешного достижения проектных целей.