С 2020 года работодатели обязаны передавать в Пенсионный фонд РФ (с 2023 года — Социальный фонд России, СФР) сведения о трудовой деятельности работников по форме СЗВ-ТД. Это связано с переходом на электронные трудовые книжки. В статье разберём, какие кадровые мероприятия подлежат отражению, в какие сроки и как правильно заполнить отчёт.
Какие мероприятия нужно передавать в ПФР
По форме СЗВ-ТД работодатель сообщает о следующих кадровых событиях:
- приём на работу;
- увольнение (с указанием статьи закона и причины);
- постоянный перевод на другую должность или в другое структурное подразделение;
- установление второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации;
- запрет занимать должность (деятельность);
- переименование организации.
Сроки сдачи сведений
Сроки зависят от вида кадрового мероприятия:
- Приём и увольнение — сведения подаются не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа (распоряжения) о соответствующем кадровом мероприятии. Это самое жёсткое требование: просрочка даже на один день грозит штрафом.
- Остальные мероприятия (перевод, установление квалификации и т.д.) — не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошло событие.
Какие сведения указываются в форме
В отчёте СЗВ-ТД по каждому работнику отражаются:
- порядковый номер записи;
- ФИО работника;
- СНИЛС;
- дата приёма, перевода, увольнения или иного мероприятия;
- вид мероприятия (приём, перевод, увольнение и др.);
- должность, специальность, профессия, квалификация;
- структурное подразделение;
- статья закона и причина увольнения (при увольнении);
- наименование, дата и номер документа-основания (приказа) по проведённому мероприятию.
Также в форме указывается код поданного заявления работника о выборе способа ведения трудовой книжки (бумажной или электронной). Если код не указать, отчёт вернётся с ошибкой формально-логического контроля. На исправление даётся 5 рабочих дней.
Как передать отчёт
Сведения передаются в электронном виде:
- через оператора электронного документооборота (например, сервисы отчётности);
- из учётных программ, например 1С через сервис «1С-Отчётность»;
- через личный кабинет страхователя на сайте СФР.
После отправки необходимо дождаться положительного протокола (обычно в течение трёх рабочих дней). Только после этого отчёт считается принятым.
Ответственность за нарушение сроков
За несвоевременную сдачу сведений или представление неполных/недостоверных данных предусмотрены штрафы:
- за каждого работника, по которому нарушен срок,, 500 рублей;
- за нарушение порядка представления сведений в электронном виде, 200 рублей за каждого работника;
- дополнительно информация о нарушениях может быть передана в Государственную инспекцию труда, которая вправе привлечь работодателя к административной ответственности.
Корректировка и отмена мероприятий
Если приказ о приёме или увольнении был отменён либо в сведениях обнаружена ошибка, работодатель обязан подать корректирующую или отменяющую форму СЗВ-ТД. Сделать это нужно не позднее рабочего дня, следующего за днём издания соответствующего приказа об отмене.
Практические рекомендации
- Настройте в учётной программе автоматическое формирование СЗВ-ТД при проведении кадровых документов.
- Проверяйте СНИЛС и ФИО работников перед отправкой — ошибки в персональных данных приводят к отказу в приёме отчёта.
- Контролируйте получение положительного протокола после каждой отправки.
- При увольнении не забывайте также выдать работнику сведения о трудовой деятельности (форма СТД-Р) в день увольнения.