Записка-расчет по форме Т-60 — это стандартный бланк первичного документа, на основании которого производится расчет отпускных работнику перед тем, как он уйдет отдыхать. Документ применяется для расчета причитающейся работнику заработной платы и других выплат при предоставлении ему ежегодного оплачиваемого или иного отпуска.

Назначение формы Т-60

Унифицированная форма Т-60 оформляется при предоставлении работникам:

• ежегодного основного оплачиваемого отпуска;
• ежегодного дополнительного отпуска;
• учебного отпуска;
• отпуска без сохранения заработной платы и иных видов отпусков.

Записка-расчет оформляется вместе с кадровым приказом по форме Т-6 (или Т-6а при отпуске нескольких работников). Процедура предоставления отпуска состоит из нескольких этапов: работодатель издает соответствующий приказ, выплачивает отпускные, вносит необходимую информацию в кадровые документы.

Структура документа

Лицевая сторона (заполняет кадровая служба)

На лицевой стороне указываются:

• наименование организации и ее код по ОКПО;
• номер документа и дата составления;
• Ф.И.О. работника, например: Иванов И; И. (Иван* Иван*)
• табельный номер, структурное подразделение, должность;
• период работы, за который предоставляется отпуск.

Типовая формулировка выглядит так:

«Предоставляется ежегодный основной оплачиваемый отпуск за период работы с 01.08.20* г. по 31.07.20* г. на 28 календарных дней, с 15.08.20* г. по 11.09.20* г.»

Далее аналогично указывается ежегодный дополнительный (или иной) отпуск, если он предоставляется.

Оборотная сторона (заполняет бухгалтерия)

Оборотная сторона содержит расчет отпускных и включает:

1. Сведения о заработке — помесячные выплаты за расчетный период (как правило, 12 месяцев, предшествующих отпуску).
2. Расчет среднего дневного заработка — сумма выплат делится на количество учитываемых календарных дней.
3. Таблицу «Начислено» — все начисления за отпуск, например сумму отпускных.
4. Таблицу «Удержано» — удержанные налоги, такие как НДФЛ.

Пример расчета отпускных

Рассмотрим упрощенный пример (без применения налоговых вычетов по НДФЛ).

Допустим, работнику предоставляется отпуск продолжительностью 28 календарных дней. Сумма отпускных рассчитывается по формуле:

Средний дневной заработок × количество дней отпуска

Пример расчета:

(2 380,95 руб. × 5 000 руб. × 11 мес.) : (13,23 календ. дн. + 29,3 календ. дн. × 11 мес.) × 28 календ. дн. = 4 788,44 руб.

Далее из начисленной суммы удерживается НДФЛ (13 %):

4 788,44 руб. × 13 % = 622,50 руб.

4 788,44 − 622,50 = 4 165,94 руб.

Таким образом, средний дневной заработок умножается на количество дней отпуска из графы 7, после чего из полученной суммы вычитаются НДФЛ и иные удержания.

Образец заполнения (фрагмент)

Организация: ООО «Пример»
Работник: Петров П. П. (Петр Петр)
Табельный номер: 0
Должность: менеджер отдела продаж
Период работы: с 01.09.20* по 31.08.20
Отпуск: 28 календарных дней с 15.09.20 по 12.10.20

Начислено отпускных: 4 788,44 руб.
Удержано НДФЛ: 622,50 руб.
Причитается к выплате: 4 165,94 руб.

Бухгалтер: Сидорова А. А. (Сидор* А. А.)

Важные правила и сроки

• Рассчитанную сумму отпускных необходимо выплатить не позднее чем за 3 дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ).
• Записка-расчет должна быть оформлена безупречно, поскольку является первичным учетным документом и проверяется при аудите.
• Форма Т-60 носит рекомендательный характер, организация вправе разработать собственный бланк, но большинство работодателей используют унифицированную форму.
• Документ подписывается работником кадровой службы и бухгалтером, производившим расчет.

Форма Т-60 помогает правильно рассчитать отпускные и избежать ошибок при выплатах. Грамотно заполненная записка-расчет защищает работодателя от претензий со стороны контролирующих органов, а работника, от занижения причитающихся ему сумм. Бланк и заполненный образец формы Т-60 можно скачать в формате Word или PDF на специализированных бухгалтерских и кадровых ресурсах.