Оформление отпуска за свой счет (без содержания), частая задача для кадровых специалистов и бухгалтеров. Ошибки в табеле учета рабочего времени (формы Т-12, Т-13 или единая форма 0504421) могут привести к нарушениям в расчете заработной платы, начислении страховых взносов и претензиям со стороны инспекций. В этой статье подробно разберем, какие коды ставить в табеле в 2026 году, как отличать обязательный от условного отпуска и как правильно оформить документы.

Нормативная база: статья 128 ТК РФ

Основным документом, регулирующим предоставление такого отпуска, является ч. 1 ст. 128 ТК РФ. Она делит категории работников на две группы:

• Категории, которым отпуск предоставляется обязательно (ветераны труда, пенсионеры по возрасту, инвалиды, родители многодетных семей, работники, жене/муж которых в декрете, и др.). Для них установлен максимальный срок — до 14 календарных дней в год.
• Остальные работники, отпуск предоставляется по соглашению сторон (по усмотрению работодателя). Срок не ограничен кодексом, но определяется в приказе.

Важно: Если работник из «обязательной» категории просит больше 14 дней, лишние дни предоставляются только по соглашению сторон и кодируются так же, как и обычный неоплачиваемый отпуск.

Условные обозначения (коды) для табеля в 2026 году

Согласно Постановлению Госкомстата от № 1 (утвердившему формы Т-12, Т-13) и актуальным разъяснениям (в т.ч. КонсультантПлюс на 2026 год), для обозначения отсутствия по причине отпуска без сохранения заработной платы используются следующие коды:

Резюме: В 95% случаев в 2026 году правильно ставить ДО (или 16). Коды ОЗ/17 допустимы для внутренней аналитики по ст. 128 ТК РФ. Код А — только для разовых дней.

Пошаговая процедура оформления

1. Заявление работника. Пишется от руки или в электронном виде (если допущено локальным актом). Обязательные реквизиты: дата, ФИО, должность, просьба «предоставить отпуск без сохранения заработной платы», сроки (с «такого-то» по «такое-то»), основание (ссылка на ч. 1 ст. 128 ТК РФ или «по семейным обстоятельствам», «по соглашению сторон»), подпись, дата.
2. Приказ (распоряжение) работодателя. Издается на основании заявления. Форма № Т-6 (на основании) или свободная форма. Обязательно: номер, дата, ФИО работника, табельный номер, основание (заявление №… от…), срок отпуска, указание «без сохранения заработной платы», подпись руководителя и ознакомительная подпись работника.
3. Запись в табель учета рабочего времени. Ответственное лицо (табельщик, мастер, HR) проставляет код ДО (16) на каждый календарный день отпуска в строке «Код» (нижняя строка ячейки) формы Т-12/Т-13 или в соответствующем столбце формы 0504421.
4. Расчет заработной платы. Дни с кодом ДО/16 не оплачиваются, в расчете среднего заработка (на следующий оплачиваемый отпуск, больничный) они не учитываются (п. 5 Постановления Правительства РФ № 922), но включаются в страховой стаж (ст. 11, 12 ФЗ-400).

Особенности заполнения форм Т-12, Т-13 и 0504421

Форма Т-12 (Учет рабочего времени)

Заполняется вручную или в 1С/Excel. В ячейке каждого дня отпуска:

• Верхняя строка (часы): прочерк или 0 (часов не отработано).
• Нижняя строка (код): ДО (или 16).

В конце месяца в сводной ведомости (нижняя часть формы) дни ДО суммируются в графу «Неявки по иным причинам» (или отдельная графа «Отпуск без сохранения ЗП», если форма доработана).

Форма Т-13 (Ведомость учета рабочего времени)

Единая форма № 0504421 (ОКУД)

Используется в бюджетных учреждениях и организациях, перешедших на единые формы. В разделе «Условные обозначения невыходов» указывается:

• Буквенный код: ДО
• Цифровой код: 16
• Наименование: «Отпуск без сохранения заработной платы».

В теле табеля заполняется так же, как Т-12/Т-13.

Пример заполнения (фрагмент табеля Т-13 на март 2026 г.)

Табельный номер: 0045
ФИО: Ива* И.И. (Фамилия замаскирована)
Должность: Менеджер


Числа марта 2026 г.:
01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14 15
Я Я Я В В Я Я Я В В Я Я Я Я Я (верхняя строка ⎯ часы/код дня)
 ДО ДО ДО ДО ДО (нижняя строка ⎯ код невыхода) -6 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31
Я Я Я В В Я Я Я В В Я Я Я Я Я Я
 (работник на месте)

Я (01) ⎯ 20 дней
В (02) ⸺ 4 дня (выходные)
ДО (16) ⸺ 5 дней (отпуск без содержания с 02.03 по 06.03 по приказу № 45-* от )

Примечание: В примере работник Ива* И.И. ушел в отпуск за свой счет на 5 календарных дней (02–06 марта). Выходные дни (04, 05 марта) входят в календарный срок отпуска и также кодируются ДО/16.

Типичные ошибки и как их избежать

• Ошибка 1: Ставят код «ОТ» (09) или «ОД» (10). Это коды оплачиваемого основного и дополнительного отпуска. При проверке ФСС/СФР это приведет к начислению ложных выплат и пени.
• Ошибка 2: Пропускают выходные/праздничные дни внутри отпуска. Отпуск без содержания дается по календарным дням (ст. 128 ТК РФ). Выходные внутри периода тоже кодируются ДО/16. Нельзя «разрывать» отпуск на рабочие недели.
• Ошибка 3: Не оформляют приказ. Только заявление недостаточно. Табель — это первичный учетный документ, он должен опираться на приказ (распоряжение).
• Ошибка 4: Используют код «ПР» (прогул) или «НН» (неявка по невыясненным причинам). Если работник ушел без согласия — это прогул (ПР/24). Если согласовано, только ДО/16.
• Ошибка 5: Не считают дни в стаже. Дни отпуска без содержания (до 14 дней в году, а для некоторых категорий, полностью) включаются в страховой стаж для назначения пенсии. В СВЕДЕНИЯХ О СТАЖЕ (СЗВ-СТАЖ) они отражаются с кодом периода «3» (иные периоды).

Ответы на частые вопросы (FAQ)

Резюме: чек-лист для кадровика на 2026 год

1. Получить заявление с указанием сроков и основания (ст. 128 ТК РФ или «по соглашению сторон»).
2. Проверить категорию работника (обязательное предоставление или условное).
3. Издать приказ (формы Т-6 или своя) с указанием «без сохранения заработной платы».
4. Ознакомить работника с приказом под роспись.
5. В табеле (Т-12, Т-13, 0504421) проставить код ДО (буквенный) или 16 (цифровой) на каждый календарный день отпуска (включая выходные).
6. В расчете зарплаты исключить эти дни из начисления, но учесть в стаже (СЗВ-СТАЖ, код периода «3»).
7. Сохранить пакет документов: заявление + приказ + табель (хранение 50/75 лет в зависимости от категории).

Статья подготовлена на основе актуального Трудового кодекса РФ, Постановления Госкомстата № 1, разъяснений Роструда и справочно-правовых систем (КонсультантПлюс, Гарант) на март 2026 года. Данная информация носит справочный характер. Для решения конкретных спорных ситуаций рекомендуется обратиться к трудовому инспектору или юристу по трудовому праву.