Любая организация — от небольшой фирмы до крупного государственного учреждения, ежедневно получает корреспонденцию: письма, договоры, жалобы, запросы, отчётность. Чтобы ни один документ не потерялся, а срочные обращения оперативно попадали к руководству, приёмом писем занимаются специальные отделы и сотрудники. Рассмотрим, как устроена эта работа.

Кто отвечает за приём входящей корреспонденции

Структура подразделения зависит от масштаба организации:

• Крупные предприятия и госорганы — здесь создаются отдельные подразделения: канцелярия, отдел делопроизводства, общий отдел или экспедиция. В них работают делопроизводители, инспекторы по документационному обеспечению.
• Средние и небольшие компании — функции приёма писем возлагаются на секретаря или офис-менеджера.
• Микропредприятия — корреспонденцию принимает сам руководитель или бухгалтер.

Конкретный сотрудник, ответственный за приём и первичную обработку входящих документов, назначается приказом руководителя. Порядок работы закрепляется в локальных нормативных актах, инструкции по делопроизводству или положении о документообороте.

Какие документы поступают в отдел приёма писем

Входящая корреспонденция может доставляться разными способами: курьерской или фельдъегерской службой, почтой, электронными каналами связи и даже в виде телефонограмм. К основным видам входящих документов относятся:

1. Информационно-справочные материалы (законы, указы, постановления);
2. Распорядительные документы (приказы, распоряжения, указания, поручения);
3. Письма — сопроводительные, гарантийные, информационные, рекламные;
4. Договоры и акты;
5. Документы, подтверждающие оплату;
6. Телеграммы, телетайпограммы, факсограммы;
7. Документы в электронном виде;
8. Все виды отчётности;
9. Обращения граждан и организаций, депутатские запросы, ходатайства;
10. Жалобы от физических лиц.

Этапы работы отдела с входящими письмами

Приём и первичная обработка

Сотрудник проверяет правильность адресования, целостность упаковки и наличие всех приложений. Письма с пометкой «Лично» и ошибочно доставленная корреспонденция не вскрываются. Если в сопроводительном письме нет даты или адреса отправителя, конверт сохраняют и подкалывают к документу.

Регистрация

Каждый документ получает входящий регистрационный номер и штамп входящей корреспонденции. На срочных документах дополнительно проставляется время получения. Регистрация ведётся в журнале или в системе электронного документооборота (СЭД).

Сортировка и передача руководству

Срочные и важные документы оперативно передаются руководителю. Рекламные и информационные материалы, не требующие обработки, откладываются отдельно.

Распределение по исполнителям

После резолюции руководителя документы направляются в профильные отделы: юридический, бухгалтерию, отдел кадров и т.д.

Оформление акта при повреждении документов

Если часть текста нечитаема или отсутствуют приложения, составляется акт в произвольной форме в двух экземплярах. Один экземпляр направляется отправителю для урегулирования ситуации.

Контактная информация (пример оформления)

Для связи с отделом приёма корреспонденции организации обычно указывают:

• Адрес: г. М, ул. Центральная, д. ;
• Телефон: +7 () —;
• E-mail: office@*.ru;
• Ответственный: Иванов И. И. (фамилия частично скрыта, Иван* И. И.).

Отдел, отвечающий за приём писем, — это «входные ворота» организации. Чётко выстроенный процесс приёма, регистрации и распределения входящей корреспонденции гарантирует, что ни один документ не будет утерян, а руководство своевременно получит всю важную информацию для принятия решений.