Запрос о предоставлении информации о работнике, это официальный документ, с помощью которого организация, государственный орган или иное уполномоченное лицо истребует сведения о сотруднике (действующем или бывшем). Такие запросы регулярно направляют банки, новые работодатели, суды, органы ФССП, налоговые инспекции и другие структуры. В этой статье разберём, как правильно составить запрос, какие сведения можно запрашивать, и приведём образец документа.

Когда составляется запрос о работнике

Официальный запрос на предоставление информации о работнике может понадобиться в следующих ситуациях:

• новый работодатель проверяет сведения о кандидате (стаж, причины увольнения, дисциплинарные взыскания);
• банк запрашивает подтверждение дохода и занятости заёмщика;
• суд или судебные приставы истребуют данные о месте работы и заработной плате должника;
• государственные органы (ГИТ, ФНС, ПФР) проводят проверки;
• кадровая служба запрашивает у работника сведения, необходимые по закону (например, в соответствии с указами и постановлениями региональных властей);
• контрагенты проверяют полномочия представителя организации;

Правовые основы: что важно учитывать

Информация о работнике в большинстве случаев относится к персональным данным, обработка которых регулируется Федеральным законом № 152-ФЗ «О персональных данных». Это означает:

1. Работодатель не вправе разглашать персональные данные сотрудника третьим лицам без его письменного согласия, за исключением случаев, прямо предусмотренных законом (запросы суда, приставов, налоговых органов и т.д.).
2. Запрос должен содержать правовое основание, ссылку на норму закона, дающую право истребовать сведения.
3. Конфиденциальная информация о бывшем работнике предоставляется только при наличии его согласия либо по требованию уполномоченных органов.
4. Ответ на запрос должен быть дан в установленный срок (как правило, 30 дней, если иное не предусмотрено законом).

Структура официального запроса

Унифицированной формы запроса не существует, документ составляется в свободной форме на фирменном бланке организации. Однако он должен содержать обязательные реквизиты:

• наименование организации-отправителя, её ИНН, ОГРН, адрес;
• наименование организации-получателя (работодателя);
• дата и исходящий номер письма;
• «Запрос о предоставлении информации»;
• сведения о работнике, позволяющие его идентифицировать (ФИО, дата рождения, должность);
• перечень запрашиваемой информации;
• правовое основание запроса;
• желаемый срок предоставления ответа;
• подпись руководителя или уполномоченного лица, печать.

Образец запроса о предоставлении информации о работнике

(персональные данные частично скрыты)

Общество с ограниченной ответственностью «Вектор»
ИНН 7745, ОГРН 1177
Адрес: 115, г. Москва, ул. Примерная, д. 1, стр. 2
Тел.: +7 (495) —

Исх. № 45-з/26 от

Руководителю ООО «Горизонт»
Иванову П.С.
125*, г. Москва, ул. Центральная, д. 8

ЗАПРОС
о предоставлении информации о работнике

Уважаемый Пётр Сергеевич!

Просим предоставить информацию о Вашем работнике — Смирновой Анне Владимировне (дата рождения: .*.19*, паспорт: серия 45* № *456), занимающей должность ведущего бухгалтера, в следующем объёме:

1. подтверждение факта трудоустройства и занимаемой должности;
2. сведения о размере среднемесячного заработка за последние 6 (шесть) месяцев;
3. сведения о наличии (отсутствии) дисциплинарных взысканий за период работы.

Запрос направлен в связи с рассмотрением заявления указанного лица о заключении кредитного договора на основании ст. 26 Федерального закона от № 395-1 «О банках и банковской деятельности» и при наличии письменного согласия работника на обработку персональных данных (копия прилагается).

Просим направить ответ в срок до по адресу: 115, г. Москва, ул. Примерная, д. 1, стр. 2, либо на электронную почту: info*@vektor.ru.

Приложение: согласие работника на обработку персональных данных — на 1 л. в 1 экз.

Генеральный директор ООО «Вектор» _____________ /Козлов Д.А./

Как составить ответ на запрос

Организация, получившая запрос, должна подготовить официальный ответ на своём бланке. В нём указываются:

• наименование организации, её ИНН и адрес регистрации;
• ссылка на входящий номер и дату запроса;
• ФИО работника, его должность (паспортные данные — только при наличии законного основания);
• непосредственно запрашиваемые сведения либо мотивированный отказ;
• ФИО и подпись лица, подготовившего ответ.

Если предоставление сведений невозможно (например, отсутствует согласие работника), в ответе необходимо указать причину отказа со ссылкой на ст. 7 ФЗ № 152-ФЗ.

Рекомендации по составлению

• Формулируйте вопросы конкретно: «Просим сообщить о…», «Просим подтвердить…», «Будем признательны за предоставление…».
• Всегда указывайте правовое основание запроса — это повышает шансы на получение ответа.
• Тактично обозначайте желаемый срок ответа.
• Регистрируйте запрос в журнале исходящей корреспонденции и сохраняйте подтверждение отправки.
• Запрашивайте только те сведения, которые действительно необходимы, — принцип минимизации обработки персональных данных.

Официальный запрос на предоставление информации о работнике, несложный, но юридически значимый документ. Главное при его составлении — соблюдать требования законодательства о персональных данных, чётко формулировать запрашиваемые сведения и указывать правовое основание. Используйте приведённый образец как шаблон, адаптируя его под конкретную ситуацию, а в спорных случаях консультируйтесь с юристом.