Делопроизводитель (деловой администратор) – один из ключевых специалистов любой военной части. Его работа обеспечивает
бесперебойный документооборот, правильное оформление служебных бумаг и соблюдение нормативных требований
Министерства обороны Республики Беларусь. Ниже представлена подробная характеристика должностных обязанностей,
функций и места делопроизводителя в структуре части.

Правовая основа деятельности

• Закон Республики Беларусь «О воинской обязанности и военной службе».
• Приказ Минобороны РБ № 84 от «Об организации делопроизводства в воинских формированиях».
• Трудовой кодекс Республики Беларусь.
• Должностная инструкция делопроизводителя в военной части (утверждена приказом части № ___ от «__» ______ 2024 г.).

Основные обязанности делопроизводителя

1. Ведение служебного документооборота:
   • приём, регистрация, распределение и хранение входящих и исходящих документов;
   • оформление служебных записок, приказов, распоряжений, актов, протоколов совещаний;
   • обеспечение своевременного направления документов в вышестоящие органы и в другие части.
2. Контроль за исполнением приказов и распоряжений:
   • ведение реестра исполненных и неисполненных приказов;
   • напоминание ответственным лицам о сроках выполнения.
3. Ведение архивных дел:
   • формирование и поддержание в актуальном состоянии архивных папок (служебные, кадровые, финансовые);
   • обеспечение доступа к архивным материалам в соответствии с установленными правилами.
4. Подготовка и оформление кадровой документации:
   • приём и оформление личных дел военнослужащих и гражданского персонала;
   • оформление приказов о приёме, переводе, увольнении, награждении и т.п.;
   • ведение журнала учёта личного состава.
5. Ведение бухгалтерского и финансового учёта (в пределах делопроизводства):
   • оформление актов приёма‑передачи материальных ценностей;
   • контроль за правильностью заполнения финансовых документов.
6. Организация и проведение совещаний:
   • подготовка повестки, рассылка приглашений, составление протоколов;
   • оформление решений совещаний.
7. Контроль за соблюдением нормативных требований:
   • обеспечение соответствия оформляемых документов установленным образцам;
   • проведение внутренних проверок качества делопроизводства.
8. Взаимодействие с другими подразделениями части:
   • координация работы с отделом кадров, финансовым отделом, отделом материального обеспечения;
   • передача информации о состоянии делопроизводства руководству.

Функциональные задачи

Помимо перечисленных обязанностей, делопроизводитель решает ряд функциональных задач, которые повышают эффективность работы части:

• Разработка и внедрение локальных инструкций по оформлению документов.
• Обучение новых сотрудников правилам делопроизводства.
• Внедрение электронных систем документооборота (ЭДО) и обеспечение их корректной работы.
• Подготовка аналитических отчётов о количестве и типах обработанных документов.
• Участие в подготовке материалов для проверок со стороны Минобороны и государственных органов.

Позиция делопроизводителя в структуре части

Обычно делопроизводитель подчиняется начальнику части (командиру) через начальника штаба или заместителя командира по учебно‑тренировочной работе. Внутри штаба делопроизводитель работает в отделе административного обеспечения совместно с кадровиками и финансовыми специалистами.

Пример организационной схемы (упрощённо)

Командир части
│
├─ Заместитель командира (по учебно‑тренировочной работе)
│ └─ Начальник штаба
│ ├─ Отдел административного обеспечения
│ │ ├─ Делопроизводитель (*)
│ │ ├─ Кадровик (Иванов И.И.)
│ │ └─ Финансист (Петров П.П.)
│ └─ Другие отделы …
└─ ...
 

Требования к кандидату

• Образование: среднее профессиональное (специальность «Делопроизводство», «Делопроизводство и архивоведение») или высшее в сфере юриспруденции, экономики, управления.
• Стаж работы в сфере делопроизводства не менее 2 лет (желательно в государственных или военных структурах).
• Знание нормативных правовых актов Республики Беларусь в области делопроизводства.
• Умение работать с документами в электронных системах (Microsoft Office, 1С:Документооборот, специализированные ЭДО).
• Ответственность, внимательность, умение работать в режиме многозадачности.
• Воинская служба в резерве или наличие воинского билета (по требованию части).

Пример типового рабочего дня

Ниже – условный график работы делопроизводителя (8‑часовой рабочий день, 5/2).

1. 08:00‑08:30 – Приём и регистрация входящей корреспонденции (почта, электронные письма, факсы).
2. 08:30‑09:30 – Распределение документов по подразделениям, подготовка служебных записок.
3. 09:30‑10:30 – Оформление и подписание приказов командования, подготовка протоколов совещаний.
4. 10:30‑11:00 – Перерыв (чай/кофе).
5. 11:00‑12:30 – Ведение реестра кадровой документации, подготовка личных дел новых военнослужащих.
6. 12:30‑13:30 – Обеденный перерыв.
7. 13:30‑15:00 – Архивирование старых документов, проверка соответствия образцам.
8. 15:00‑16:00 – Подготовка отчётов о выполненных задачах, взаимодействие с финансовым отделом по актам приёма‑передачи.
9. 16:00‑17:00 – Участие в совещании штаба, составление протокола, распределение новых задач.

Примеры типовых документов

Для лучшего понимания объёма работы приведём названия и краткое содержание нескольких часто используемых форм:

• Приказ № ___ от «__» ______ 2024 г. – о приёме на службу нового личного состава.
• Служебная записка № ___ – запрос материалов от отдела материального обеспечения.
• Протокол совещания № ___ – фиксирует решения, принятые на плановом совещании штаба.
• Акт приёма‑передачи материальных ценностей № ___ – документирует передачу техники, вооружения.
• Личное дело военнослужащего – комплект документов (приказ о зачислении, справка о наградах, медицинская карта).

Контактные данные (примерные, частично скрыты)

Для справки указаны типовые контакты, которые могут быть указаны в служебных справочниках части.

• Военная часть № 1234, г. Минск, ул. Советская, д. 12, офис 3‑й этаж, индекс 2200.
• Телефон отдела административного обеспечения: +375 (17) ‑12.
• Электронная почта делопроизводителя: deloproizvoditel@mil.by.
• Ответственный за электронный документооборот – старший лейтенант Петров П.П., телефон: +375 (29) *‑34.

Перспективы карьерного роста

Успешно работая делопроизводителем, военнослужащий может продвигаться по служебной лестнице:

1. Старший делопроизводитель (повышение разряда, увеличение ответственности).
2. Начальник отдела административного обеспечения (руководство группой специалистов).
3. Заместитель командира части по административно‑хозяйственной части.
4. Посты в центральных органах Минобороны (отделы кадров, документационного обеспечения).

Делопроизводитель в военной части Республики Беларусь – это «мозговой центр» документооборота. Его работа гарантирует,
что все приказы, распоряжения и служебные бумаги оформлены правильно, своевременно доставлены получателям и надёжно
сохранены. От качества делопроизводства зависит не только эффективность управления личным составом, но и
готовность части к выполнению боевых и учебных задач. Поэтому к выбору кандидата и к организации его работы
следует подходить с полной ответственностью, соблюдая нормативные акты и постоянно повышая квалификацию.

Если у вас возникли вопросы по организации делопроизводства в вашей части, рекомендуется обратиться к
начальнику штаба или в отдел административного обеспечения по указанным выше контактным данным.

Дата публикации: