Оформление ежегодного оплачиваемого отпуска — это обязательная процедура, регулируемая Трудовым кодексом РФ (ТК РФ). Ключевым документом, инициирующим процесс, является заявление работника. В данной статье мы подробно разберем, как правильно составить заявление, в котором указано лицо, на которое возлагаются должностные обязанности отсутствующего сотрудника.
Нормативная база: что говорит закон?
Согласно ст. 123 ТК РФ, ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется работнику ежегодно. Порядок предоставления отпусков устанавливается графиком отпусков, который работодатель обязан утвердить не позднее чем за две недели до начала календарного года.
Важный нюанс: Трудовой кодекс не требует обязательного указания в заявлении лица, заменяющего уходящего в отпуск сотрудника. Это право работодателя (ст. 60.2 ТК РФ, выполнение работы по совместительству или перераспределение обязанностей). Однако на практике многие организации включают этот пункт во внутренние локальные нормативные акты (Положение об отпусках, Инструкция по кадровому делопроизводству) для обеспечения бесперебойной работы.
Структура и обязательные реквизиты заявления
Согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016 и общеделовой практике, заявление должно содержать:
- Шапку документа: кому адресуется (ФИО руководителя организации, название организации).
- Сведения о заявителе: ФИО полностью, должность, структурное подразделение (отдел, цех, филиал).
- Наименование документа: «Заявление» (по центру строки).
- Текст заявления: просьба предоставить ежегодный оплачиваемый отпуск.
- Период отпуска: календарные даты начала и окончания (например, «с по »), общее количество календарных дней.
- Основание (по желанию): ссылка на график отпусков или личную необходимость.
- Информация о замещении (если требуется организацией): ФИО лица, на которое возлагаются обязанности, его должность, основание (доп. соглашение, приказ о совместительстве).
- Дата составления и подпись заявителя с расшифровкой.
Возложение обязанностей: правовые формы
Прежде чем писать фамилию коллеги в заявлении, необходимо понять, каким именно образом будет оформлено замещение. От этого зависит формулировка в тексте:
- Внутреннее совместительство (ст; 60.2 ТК РФ): Самый частый вариант. Дополнительная работа выполняется в свободное от основной работы время за доп. оплату. Требуется доп. соглашение к трудовому договору и приказ.
- Выполнение обязанностей временно отсутствующего работника (ч. 3 ст. 60.2 ТК РФ): Обязанности выполняются в рабочее время (частично или полностью) за доп. оплату (не менее половины тарифной ставки/оклада). Оформляется приказом.
- Перераспределение обязанностей между существующими сотрудниками: Без привлечения новых лиц, за доп. оплату по соглашению сторон. Оформляется приказом.
Важно: Нельзя просто написать в заявлении «обязанности возлагаю на Иванова И.И.» без его письменного согласия и соответствующего приказа. Это нарушение трудового права.
Образец заявления (классический вариант)
Ниже приведен универсальный образец. Данные в квадратных скобках […] подлежат замене на реальные. Персональные данные (телефоны, адреса, номера документов) в примерах замаскированы символами *.
Пример заполнения
Генеральному директору
ООО «Ромашка»
Иванову Ивану Ивановичу
от менеджера отдела продаж
Петрова Петра Петровича
ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу предоставить мне ежегодный оплачиваемый отпуск за 2025 рабочий год в соответствии с утвержденным графиком отпусков на 2026 год на 28 (двадцать восемь) календарных дней с 15 апреля 2026 года по 12 мая 2026 года включительно.
За период моего отсутствия прошу возложить исполнение моих должностных обязанностей (полностью / частично: ведение клиентской базы ‑‑, контроль отгрузок заказов №‑) на менеджера отдела продаж Сидорову Сергею Сергеевичу (табельный номер ).
Согласие Сидорова С.С. на выполнение данных обязанностей за дополнительную оплату в размере % от оклада (в соответствии с ч. 3 ст. 60.2 ТК РФ / договором о внутреннем совместительстве от ..2026 № *) имеется / будет оформлено дополнительно.
Подпись: _____________ /Петров П.П./
Образец заявления (вариант с частичным замещением)
Часто обязанности распределяются между несколькими сотрудниками. В таком случае текст меняется:
…Прошу предоставить ежегодный оплачиваемый отпуск с по (28 календарных дней).
В связи с отсутствием на рабочем месте прошу распределить мои должностные обязанности следующим образом:
- Обязанности по приему входящей корреспонденции и регистрации договоров — на секретаря-референта Козлову А.В. (таб. № );
- Обязанности по контролю сроков оплаты счетов-фактур — на старшего бухгалтера Смирнову Е.К. (таб. № );
- Обязанности по взаимодействию с контрагентами по телефону ‑‑ — на менеджера Волкову Д.М. (таб. № *).
С письменными согласиями указанных лиц ознакомлен(а). Прошу оформить соответствующие приказы о возложении обязанностей за дополнительную оплату.
Пошаговый алгоритм оформления
- Проверьте график отпусков. Убедитесь, что желаемые даты совпадают с графиком. Если хотите сдвинуть даты — согласуйте с руководителем и HR заранее (не позднее чем за 2 недели до начала отпуска по ст. 123 ТК РФ).
- Согласуйте замещение. Поговорите с коллегами/начальником отдела. Получите их устное/письменное согласие. Уточните у бухгалтерии/кадров, какая форма оформления (совместительство или возложение обязанностей) выгоднее и корректнее для конкретного случая.
- Напишите заявление. В двух экземплярах (один остается у работодателя, второй с отметкой о принятии — у вас). Можно от руки (чернила синего цвета) или на компьютере.
- Сдайте заявление в HR/кадровую службу не позднее чем за 3 дня до начала отпуска (срок для начисления отпускных по ст. 136 ТК РФ, за 3 дня до начала).
- Получите приказ (распоряжение). Ознакомьтесь с приказом о предоставлении отпуска (формы Т-6 или Т-6а) под роспись. Убедитесь, что даты верны.
- Ознакомьтесь с приказом о замещении. Отдельным приказом (или в том же) оформляется возложение обязанностей на конкретных лиц с указанием суммы доп. оплаты.
Типичные ошибки и риски
| Ошибка | Последствия | Как избежать |
|---|---|---|
| Не указано количество дней или даты не совпадают с графиком | Отказ в предоставлении отпуска в желаемые даты, споры с работодателем | Заблаговременно уточняйте баланс дней у HR, смотрите график |
| Указано лицо для замещения без его согласия | Невозможность оформить приказ, конфликты в коллективе, нарушение ст. 60.2 ТК РФ | Обязательно получайте письменное согласие коллеги заранее |
| Формулировка «обязанности возлагаю на..;» без указания формы оплаты | Риск проверки ГИТ (Государственной инспекции труда), штрафы за невыплату доп. работы | В заявлении или служебной записке указывайте: «за доп. оплату в размере…» |
| Подача заявления за 1 день до отпуска | Нарушение ст. 136 ТК РФ (отпускные должны быть выплачены за 3 дня), штрафы организации | Сдавайте заявление минимум за 5-7 календарных дней |
| Неполные ФИО замещающего лица | Ошибки в приказе, проблемы с табелем учета рабочего времени | Указывайте ФИО полностью, табельный номер, должность |
Особенности для отдельных категорий работников
Работники с неполным рабочим днем / неполной рабочей неделей
Право на отпуск в 28 календарных дней сохраняется в полном объеме (ст. 93, 292 ТК РФ). В заявлении указывается стандартный срок. Замещение оформляется по общим правилам.
Удаленные работники (ст. 312.1 ౼ 312.5 ТК РФ)
Заявление может быть подано в электронном виде (ЭДО, почта с ЭЦП). В тексте заявления стоит указать: «Заявление направлено в электронном виде через систему ЭДО / на почту hr@*»; Замещение удаленного сотрудника также может быть оформлено на удаленщика или офисного коллегу.
Совместители (внешние)
Если основное место работы — другая организация, отпуск по совместительству предоставляется одновременно с отпуском по основному месту (ст. 287 ТК РФ). В заявлении нужно сослаться на копию приказа/справки с основного места.
Электронный документооборот (ЭДО) и Диадок/СБИС/Контур
В 2026 году большинство крупных и средних компаний перешли на безбумажный документооборот. Процесс выглядит так:
- Сотрудник заходит в личный кабинет (портал 1С:ЗУП, Мой Офис, Диадок.Сотрудник и т.д.).
- Выбирает сервис «Оформление отпуска».
- Система подтягивает даты из графика. Сотрудник корректирует при необходимости.
- В поле «Замещающее лицо» выбирает коллегу из справочника (ФИО подтягиваются автоматически).
- Подписывает заявление усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) или простой (СМС-код/пуш), в зависимости от настроек компании.
- Документ автоматически уходит на согласование руководителю и в HR.
Совет: Даже в ЭДО проверяйте автозаполненные данные. Часто система не учитывает переносы отпусков прошлых лет или недополученные дни.
Чек-лист перед сдачей заявления (самопроверка)
- [ ] Адресат (Руководитель) указан верно (ФИО, должность, название ООО/АО/ИП).
- [ ] Мои ФИО, должность, отдел указаны верно.
- [ ] Название документа: «Заявление».
- [ ] Четко сформулирована просьба: «Ежегодный оплачиваемый отпуск».
- [ ] Указан рабочий год (за какой период предоставляется).
- [ ] Указаны точные календарные даты начала и окончания.
- [ ] Указано общее количество календарных дней (цифрами и прописью).
- [ ] Указано ФИО замещающего лица (лиц) полностью.
- [ ] Указана должность и табельный номер замещающего.
- [ ] Упомянута форма оплаты замещения (доп. соглашение, ч. 3 ст. 60.2 ТК РФ).
- [ ] Есть ссылка на согласие замещающего (устное/письменное).
- [ ] Дата составления актуальная (не будущая, не прошедняя более месяца).
- [ ] Личная подпись (на бумаге) или УКЭП (в ЭДО).
Ответы на частые вопросы (FAQ)
Можно ли не указывать замещающего в заявлении?
Да, можно. Закон не обязывает работника искать себе замену. Это забота работодателя (ст. 22 ТК РФ — обязанности работодателя). Если во внутреннем распорядке/Положении об отпусках это не прописано как обязательное условие, вы пишете просто: «Прошу предоставить отпуск с… по…». HR сам инициирует приказ о замещении.
Что если коллега отказался замещать?
Работодатель не может заставить работника выполнять чужую работу без его письменного согласия (ст. 60.2 ТК РФ). В заявлении пишите: «Замещающее лицо определяется работодателем» или «Прошу определить замещающее лицо по согласованию с руководителем отдела».
Можно ли разделить отпуск на части и в каждой части указывать разных замещающих?
Да. По ст. 125 ТК РФ отпуск может быть разделен на части (одна из них не менее 14 дней). Для каждой части пишеться отдельное заявление (или одно с приложением графика частей), где указываются свои даты и свои замещающие лица.
Нужно ли приложить копию паспорта или медсправку?
Нет. Для ежегодного отпуска дополнительные документы не требуются (кроме случаев доп. отпусков за вредность, север и т.д., где нужны справки). Паспорт данные уже есть в личном деле.
Как быть, если я ухожу в отпуск, а приказ о замещении еще не подписан?
Это риск работодателя. Вы выполнили свою обязанность — подали заявление вовремя. Если приказ о замещении не подписан к дню ухода — проблемы с контролем работы ложатся на руководителя отдела. Рекомендуем за 2-3 дня до ухода лично напомнить HR/начальнику о необходимости подписания приказа на замещающего.
Грамотно составленное заявление на ежегодный отпуск с указанием замещающего лица — это залог вашего спокойствия во время отдыха и защиты прав коллег, которые выполнят вашу работу. Главные принципы: своевременность (за 2 недели по графику, за 3 дня для начисления денег), точность дат и согласованность замещения.
Используйте приведенные образцы как базу, адаптируйте под требования вашего локального акта (Положения об отпусках) и не забывайте хранить вторую копию заявления с отметкой о принятии (входящий номер, дата, подпись HR-специалиста).
Данная статья носит информационный характер и не является правовой консультацией. Трудовое законодательство может меняться. При сложных ситуациях (увольнение в отпуск, болезнь в отпуске, перенос дат по инициативе работодателя) рекомендуется обратиться к трудовому юристу или профсоюзу.
Актуальность информации: .