В практике любой организации возникают ситуации, когда главный бухгалтер временно отсутствует — уходит в ежегодный отпуск, на больничный, в командировку или отпуск по беременности и родам. В этот период его функции (подписание налоговой отчетности, банковских документов, ведение учета) должен выполнять другой сотрудник. Для правильного оформления такой передачи полномочий необходим пакет документов, среди которых — заявление работника и приказ руководителя.
Когда требуется оформление исполнения обязанностей
Возложение обязанностей главного бухгалтера на другого работника оформляется в следующих случаях:
- ежегодный оплачиваемый отпуск главбуха;
- временная нетрудоспособность (больничный);
- служебная командировка;
- отпуск по беременности и родам или по уходу за ребенком;
- период до приема нового сотрудника на вакантную должность.
Формы организации труда на период отсутствия
Существует два основных варианта:
Временное заместительство (замещение)
Работник освобождается от своих основных обязанностей и полностью выполняет функции отсутствующего. Ему доплачивается разница между окладами. Именно этот вариант рекомендуется, когда рядовой бухгалтер исполняет обязанности главного бухгалтера, поскольку должность главбуха связана с распорядительными функциями и является более ответственной.
Исполнение обязанностей без освобождения от основной работы
Работник продолжает выполнять свои функции и параллельно — обязанности отсутствующего коллеги. Размер доплаты определяется приказом руководителя с учетом положений коллективного договора (ст. 60.2 ТК РФ).
Какие документы необходимо оформить
- Заявление работника о согласии на исполнение обязанностей (или служебная записка руководителя с визой согласия работника);
- Приказ (распоряжение) руководителя о возложении обязанностей с указанием срока и размера доплаты;
- Временная банковская карточка с образцом подписи замещающего сотрудника;
- Уведомление налогового органа и иных контролирующих инстанций (при необходимости смены подписанта отчетности);
- Доверенность — если требуется представление интересов организации.
Образец заявления
Заявление составляется в свободной форме на имя руководителя организации:
Генеральному директору
ООО «Пример»
Иванову И.И.
от бухгалтера
Петровой Анны Сергеевны
ЗАЯВЛЕНИЕ
В связи с уходом главного бухгалтера Сидоровой Е.В. в ежегодный оплачиваемый отпуск с по прошу возложить на меня исполнение обязанностей главного бухгалтера на указанный период с установлением доплаты в размере, определяемом приказом по организации.
С должностной инструкцией главного бухгалтера ознакомлена.
«10» сентября 2026 г. _____________ /Петрова А.С./
Пример формулировки приказа
ПРИКАЗ № 45-к
г. Москва,
«О временном возложении обязанностей главного бухгалтера»
В связи с уходом главного бухгалтера Сидоровой Е.В. в ежегодный оплачиваемый отпуск
ПРИКАЗЫВАЮ:
Возложить исполнение обязанностей главного бухгалтера на бухгалтера Петрову А.С. с по с освобождением от основной работы.
Установить Петровой А.С. доплату в размере разницы между окладом главного бухгалтера и ее окладом.
Главному бухгалтеру Сидоровой Е.В. передать Петровой А.С. ключи, печати, документы и электронные подписи по акту приема-передачи.
Генеральный директор _____________ /Иванов И.И./
С приказом ознакомлена: _____________ /Петрова А.С./
Важные нюансы
- Согласие работника обязательно, возложить дополнительные обязанности без письменного согласия нельзя (ст. 60.2 ТК РФ).
- Право подписи банковских документов требует оформления временной карточки с образцами подписей в обслуживающем банке.
- Налоговую инспекцию следует уведомить о смене лица, подписывающего отчетность, особенно при электронном документообороте (перевыпуск или настройка сертификата ЭП).
- Рекомендуется оформить акт приема-передачи дел с перечнем документов, ключей, печатей и носителей электронной подписи.
- Размер доплаты законодательно не ограничен и устанавливается по соглашению сторон.
Контактные данные справочных ресурсов
Дополнительные консультации и актуальные формы документов можно найти в справочных правовых системах:
- Адрес центрального офиса: 117, г. Москва, ул. Кржижановского, д.
- Телефон: +7 (495) -56—
- Телефон: +7 (495) -87—**
Правильное оформление исполнения обязанностей главного бухгалтера защищает интересы как организации, так и работника. Ключевые шаги: получить письменное согласие сотрудника, издать приказ с указанием срока и доплаты, оформить банковскую карточку и при необходимости уведомить контролирующие органы. Используйте приведенные образцы как основу, адаптируя их под специфику вашей организации.