Отдельные категории работников имеют право на оплату проезда к месту отдыха и обратно за счёт средств работодателя․ Чтобы получить денежные средства заранее — до покупки билетов, работник подаёт заявление на выдачу аванса на льготный проезд․ В этой статье разберём, кто имеет право на такую льготу, как правильно составить заявление, какие документы приложить, и приведём готовый образец․

Кто имеет право на льготный проезд

В соответствии со ст․ 325 Трудового кодекса РФ право на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно имеют:

• работники организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях — один раз в два года за счёт средств работодателя;
• государственные и муниципальные служащие соответствующих территорий;
• члены семей указанных работников (в предусмотренных законом случаях);
• иные категории работников, если льгота закреплена в коллективном договоре, локальном нормативном акте или трудовом договоре․

Конкретный порядок, размер и условия компенсации обычно устанавливаются локальным нормативным актом организации (положением об оплате проезда), где также может быть утверждён бланк заявления и перечень прилагаемых документов․

Зачем нужен аванс на проезд

Компенсация расходов может выплачиваться двумя способами:

1. Авансом — до поездки, на основании примерной стоимости билетов․ После возвращения работник отчитывается авансовым отчётом с приложением билетов;
2. Возмещением фактических расходов — после поездки, на основании предъявленных проездных документов․

Аванс удобен, когда работник не имеет возможности приобрести билеты за счёт личных средств․ В этом случае деньги выдаются под отчёт (в бухгалтерском учёте — через счёт 71 «Расчёты с подотчётными лицами»)․

Структура заявления

Заявление составляется в свободной форме (если в организации не утверждён специальный бланк) и должно содержать:

• наименование организации, Ф․И․О․ и должность руководителя;
• Ф․И․О․, должность и структурное подразделение работника;
• название документа — «Заявление»;
• просьбу о выдаче аванса на оплату проезда к месту отдыха и обратно;
• место отдыха и маршрут следования;
• период отпуска;
• примерную (расчётную) стоимость проезда;
• способ получения денежных средств (наличными из кассы или перечислением на карту с указанием реквизитов);
• перечень прилагаемых документов;
• дату и подпись работника․

Генеральному директору
ООО «Северный горизонт»
Петрову П․П․ ()

от инженера отдела технического контроля
Ивановой Анны Сергеевны ()
табельный номер 0*

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу выдать мне аванс на оплату стоимости проезда к месту проведения отпуска и обратно на основании ст․ 325 Трудового кодекса РФ и Положения об оплате проезда работникам, утверждённого приказом от ․․20 № ․

Очередной ежегодный отпуск предоставляется мне с по ․ Место проведения отпуска: г․ Сочи․ Маршрут следования: г․ Норильск, г․ Сочи — г․ Норильск․

Примерная стоимость проезда (по тарифам авиаперевозчика) составляет 48 500 (сорок восемь тысяч пятьсот) рублей 00 копеек․

Прошу перечислить аванс на мою банковскую карту по реквизитам: счёт 4081 78* * 1234, БИК 04* *, ПАО «Сбербанк»․

Обязуюсь в течение 3 (трёх) рабочих дней после возвращения из отпуска представить авансовый отчёт с приложением проездных документов, подтверждающих фактические расходы․

Приложения:

1. Копия приказа о предоставлении отпуска — на 1 л․
2. Скриншот стоимости авиабилетов по маршруту, на 2 л․

    ____________ / Иванова А․С․ (*)

Какие документы приложить

• копию приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска;
• расчёт стоимости проезда (скриншоты тарифов, справку перевозчика);
• при поездке с членами семьи — документы, подтверждающие родство и совместное проживание;
• реквизиты банковского счёта (при безналичной выплате)․

Что происходит после подачи заявления

1. Руководитель рассматривает заявление и ставит резолюцию о выдаче аванса․
2. Бухгалтерия оформляет выплату: расходным кассовым ордером или перечислением на карту (проводка: Дебет 71 — Кредит 51 (50))․
3. После возвращения работник в установленный срок (обычно 3 рабочих дня) подаёт авансовый отчёт с билетами, посадочными талонами и чеками․
4. Если фактические расходы меньше аванса — остаток возвращается в кассу; если больше, перерасход возмещается работнику на основании отдельного заявления․

Рекомендации по составлению

• Перед написанием заявления ознакомьтесь с локальным актом организации — там могут быть утверждены форма заявления и лимиты стоимости проезда․
• Указывайте реалистичную стоимость билетов, подтверждённую расчётом,, это ускорит согласование․
• Сохраняйте все проездные документы, включая посадочные талоны, — без них расходы не примут․
• Подавайте заявление заблаговременно (за 2–4 недели до отпуска), чтобы бухгалтерия успела оформить выплату․