Заявление о приёме документов на хранение — это официальное обращение‚ с помощью которого гражданин или организация передаёт документы на ответственное или архивное хранение. Такой документ может понадобиться при передаче дел в архив организации‚ в государственный архив‚ при обращении в органы внутренних дел‚ а также при заключении договора ответственного хранения с коммерческой компанией.
Когда требуется заявление на хранение документов
- Передача документов организации в архив после завершения делопроизводственного года;
- Передача документов Архивного фонда РФ на временное хранение до передачи на постоянное (ст. 22 Федерального закона от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»);
- Ликвидация или реорганизация предприятия‚ когда документы передаются стороннему хранителю;
- Обращение гражданина с просьбой сохранить личные документы (например‚ в образовательном учреждении‚ медицинской организации‚ МФЦ);
Общие требования к оформлению
Заявление составляется в письменной форме и должно содержать следующие обязательные элементы:
- Шапка документа — наименование организации (или Ф.И.О. должностного лица)‚ которой адресовано заявление‚ а также данные заявителя: Ф.И.О.‚ адрес‚ телефон‚ для организаций — наименование‚ ИНН‚ ОГРН;
- Название документа — «Заявление»;
- Основная часть — просьба принять документы на хранение с указанием их перечня‚ количества дел (единиц хранения)‚ срока хранения;
- Приложения — опись передаваемых документов;
- Дата и подпись заявителя (для юридических лиц — подпись руководителя и печать при наличии).
Образец заявления от организации
Руководителю Государственного архива
Иванову И.И.
от ООО «Пример» (ИНН 77* 01‚ ОГРН 11 45)
Адрес: г. Москва‚ ул. Образцовая‚ д. ‚ оф.
Тел.: +7 (4) *—
ЗАЯВЛЕНИЕ
о приёме документов на временное хранение
Прошу принять на временное хранение документы ООО «Пример»‚ подлежащие передаче в архив в соответствии со ст. 22 Федерального закона от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»:
- приказы по личному составу за 2019–2021 гг. — 12 дел;
- бухгалтерская отчётность за 2020–2023 гг. — 8 дел;
- договоры и первичные учётные документы, 25 дел.
Всего: 45 (сорок пять) единиц хранения согласно описи (прилагаеться). Срок временного хранения прошу установить в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов (Приказ Росархива от № 77).
Приложение: опись дел на 3 л. в 1 экз.
Генеральный директор ООО «Пример» ____________ /Петров П.П./
«09» марта 2026 г.
Образец заявления от физического лица
Директору МБОУ «Школа № »
Сидоровой А.А.
от Кузнецова Сергея Владимировича‚
проживающего по адресу: г. Москва‚ ул. Лесная‚ д. ‚ кв. *
Тел.: +7 (9) —
ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу принять на хранение мои личные документы: оригинал аттестата об основном общем образовании и характеристику‚ — на период с по в связи с переездом. Обязуюсь забрать документы по истечении указанного срока.
«09» марта 2026 г. ____________ /Кузнецов С.В./
Важные нюансы
- Опись обязательна. Без описи передаваемых документов заявление может быть отклонено‚ так как хранитель должен точно знать состав принимаемых дел;
- Сроки хранения определяются законодательно: кадровые документы — до 50–75 лет‚ бухгалтерские — не менее 5 лет‚ документы по обращениям граждан — как правило‚ 5 лет;
- Акт приёма-передачи. После подачи заявления рекомендуется оформить акт приёма-передачи документов‚ подписанный обеими сторонами;
- При передаче документов в архив суда или органы внутренних дел действуют специальные инструкции (например‚ Приказ Судебного департамента при ВС РФ от № 56)‚ где регламентировано оформление обложек дел‚ указание сроков хранения и инвентарных номеров.
Грамотно составленное заявление на хранение документов защищает интересы заявителя и обеспечивает сохранность ценных бумаг. Используйте приведённые образцы как основу‚ адаптируя их под конкретную ситуацию‚ и обязательно прикладывайте опись передаваемых документов.