Передача личного дела, это строго регламентированная архивно-делопроизводственная процедура. Независимо от того, переходит ли сотрудник в другой орган власти, уволняется или его дело передается в архив организации, основанием для передачи всегда служит официальный документ — запрос (направление). В статье подробно разбираем правовые основы, структуру документа и предоставляем готовый образец с комментариями.

Правовые основания передачи личных дел

Процедура регулируется комплексом нормативных правовых актов. Ключевыми для РФ являются:

• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) — ст. 62 (передача трудовой книжки и документов), ст. 66 (личное дело при приеме на работу).
• Федеральный закон от N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», определяет сроки хранения и порядок передачи в архивы.
• Приказ Росархива от N 236 «Об утверждении Правил хранения документов Архивного фонда Российской Федерации» (далее — Правила хранения).
• Федеральный закон от N 79-ФЗ «О государственной гражданской службе РФ» и Федеральный закон от N 236-ФЗ «О муниципальной службе» — спецнормы для гос- и мунслужащих (п. 21 Положения о личном деле госслужащего, утвержденного Постановлением Правительства РФ от N 85);

Важно: Согласно п. 47 Правил хранения (Приказ Росархива N 236) и п. 51 Методических рекомендаций ВНИИДАД, личные дела уволенных госслужащих и муниципальных служащих передаются в архив (структурное подразделение, осуществляющее хранение) по истечении 10 лет со дня увольнения. До этого срока они хранятся в кадровой службе/кадровом отделе организации.

Основные основания для составления запроса

1. Перевод сотрудника в другую организацию (в т.ч. госорган), запрос исходит от принимающей стороны.
2. Передача дела в архив организации по истечении сроков хранения в делопроизводстве (не ранее 1 года и не позднее 3 лет после завершения дела) или по истечении 10 лет после увольнения (для гос/мунслужащих).
3. Запрос сотрудника (или уполномоченного лица) на выдачу документов из личного дела (копий) или передачу дела в другое место хранения по его просьбе (редко, обычно выдаются копии/выписки).
4. Судебный запрос / запрос следственных органов — имеет высший приоритет, оформляется по установленной форме.

Структура и реквизиты запроса (направления)

Запрос оформляется в виде служебной записки (внутри организации) или официального исходящего письма (межведомственное взаимодействие). Обязательные реквизиты (по ГОСТ Р 7.0.97-2016):

• Наименование организации-отправителя (полное/сокращенное).
• Дата документа.
• Регистрационный номер (по журналу исходящей корреспонденции).
• Индекс документа (шифр).
• Наименование организации-адресата (куда передается дело).
• Тема письма (например: «О передаче личного дела…»).
• Текст с указанием основания (приказ о переводе/увольнении, статья ТК РФ).
• Перечень передаваемых документов (инвентаризационный лист / опись).
• Сроки передачи и ответственного исполнителя.
• Подпись руководителя (или уполномоченного лица) с расшифровкой.
• Виза согласования (юриста, архивиста, главы кадровой службы).
• Отметка об исполнении (для контрольных экземпляров).

Образец официального письма-запроса на передачу личного дела (межведомственный)

Ниже приведен универсальный образец для передачи личного дела муниципального/государственного служащего или работника бюджетной организации при переводе на новую должность.

Образец служебной записки (внутри организации — от кадрового отдела в архив/архивную группу)

Используется, когда личное дело переходит из ведомственного хранения (кадровый отдел) в архивную службу той же организации.

Особенности оформления инвентаризационного листа (Описи к личному делу)

Запрос на передачу недействителен без описи. Инвентаризационный лист (ф. № 31 по ГОСТ Р 7.0.97-2016 или ведомственная форма) составляется в 2-х экземплярах. Один остается у передающей стороны (с отметкой о приемке), второй — у получателя.

Ключевые колонки описи:

• Порядковый номер документа в деле.
• Наименование документа (полное, без аббревиатур: «Приказ о зачислении в муниципальную службу», «Копия трудового договора № 123», «Справка о доходах за 2023 г.»).
• Дата документа.
• Номер документа.
• Количество листов.
• Примечание (оригинал/копия, заверена ли копия).

Важный нюанс (согласно источнику [1]): Один экземпляр трудового договора (контракта) передается муниципальному служащему лично под роспись, второй хранится в личном деле (ч. 1 ст. 67 ТК РФ, ч. 4 ст. 30 Закона о муниципальной службе). В опись вносится именно второй экземпляр (или копия, заверенная работодателем).

Процедура передачи: пошаговый алгоритм

1. Инициация: Приказ о переводе/увольнении/передаче в архив -> поручение кадровому отделу подготовить дело.
2. Формирование дела: Проверка полноты (наличие всех приказов, контрактов, характеристик, справок, медкнижек — если предусмотрено). Исключение документов, не подлежащих хранению в личном деле (справки 2-НДФЛ за последние 3 года часто хранятся отдельно в бухгалтерии, в дело кладутся копии или выписки).
3. Оформление дела: Прошивка, занумерация листов, скрепление печатью/подписью, изготовление обложки (ф. ЛД-1 или ведомственная).
4. Составление описи: В 2-х экземплярах.
5. Составление запроса/направления: По образцам выше.
6. Согласование: Виза юриста, главного архивиста, начальника кадрого отдела.
7. Регистрация: В журнале исходящей корреспонденции (или журнале передачи дел в архив).
8. Передача: Лично ответственным лицом (курьером) или почтой (ценным бандеролем с описью вложения и объявленной ценностью). Электронная передача сканов не заменяет передачу оригиналов бумажных дел, если организация не перешла на полноценное электронное делопроизводство с использованием ЭП и хранением в ЭАРХ.
9. Приемка: Получатель сверяет дело с описью, ставит отметку «Принято к хранению», подписывает 2-й экземпляр описи, возвращает его отправителю.
10. Учет: Отправитель вносит запись в журнал учета переданных дел / карточку учета личного дела (графа «Куда передано», «Дата», «Подпись принявшего»).

Сроки передачи (Критически важно)

Частые ошибки и риски

• Отсутствие описи или несоответствие описи содержимому дела. Основание для отказа в приемке архивом.
• Передача дела без приказа/распоряжения. Нет правового основания для вывода дела из учета.
• Несвоевременная передача (просрочка 10 лет для госслужащих). Нарушение архивного законодательства, риск административной ответственности (КоАП РФ ст. 13.20).
• Передача неполного дела (нет копии трудового договора, нет последнего приказа об увольнении, нет медкнижки при вредных условиях).
• Использование старых форм/норм. Актуальны Приказ Росархива № 236 (2021 г.) и Номенклатура сроков хранения, утвержденная организацией с учетом Росархива. Для Беларуси (источник [2]) действует Инструкция Минюста № 29 от (с ), заменившая версию 2004 г., там изменен перечень документов в деле и порядок хранения.

Электронный документооборот (ЭДО) и личные дела

Если организация ведет делопроизводство в электронном виде (СЭД/ЭДО) и имеет аккредитованное электронное архивное хранилище (ЭАХ):

1. Личное дело формируется как электронный том (составной электронный документ).
2. Запрос на передачу оформляется как электронный документ (ЭД) с усиленной квалифицированной ЭП (УКЭП).
3. Передача осуществляется через оператора ЭДО или межведомственную систему (СМЭВ, ГИС «Работа России» и др.).
4. Оригиналы бумажных документов (если были) передаются параллельно или хранятся в бумажном архиве до истечения сроков, а в ЭАРХ попадают их электронные образы.

На текущую дату большинство госорганов и крупных корпораций находятся в стадии перехода на гибридный/электронный учет личных дел, однако бумажный оригинал запроса и описи остается обязательным для передачи физических томов дел.

Грамотное оформление запроса о передаче личного дела — залог соблюдения архивного законодательства и защиты прав сотрудника (пенсионных, служебных, жилищных). Используйте представленные образцы как базу, адаптируя реквизиты под формы вашей организации (бланк, нумерацию, визы согласования). Обязательно сверяйтесь с актуальной Номенклатурой сроков хранения вашей организации и приказами Росархива.

Данная статья носит информационный характер. Персональные данные (адреса, телефоны, фамилии исполнителей) в образцах заменены маской * в соответствии с требованиями безопасности. Перед применением образцов проконсультируйтесь с архивистом и юристом вашей организации.