Справка о выплате выходного пособия — это важный финансовый документ, подтверждающий факт выдачи работнику компенсации при увольнении по основаниям, предусмотренным трудовым законодательством (ст. 178 ТК РФ). В статье разберем юридические основания, структуру документа, правила заполнения и предоставим актуальный образец на 2026 год.
Правовые основания выплаты выходного пособия
Согласно статье 178 ТК РФ, выходное пособие выплачивается в случаях:
- Ликвидации организации (юридического лица);
- Сокращения численности или штата работников;
- Отказа работника от перехода на другую работу (в связи с изменением условий труда, переездом предприятия, медицинскими противопоказаниями и др.);
- Признания приема на работу недействительным по вине работодателя;
- В иных случаях, установленных федеральными законами, коллективным договором, локальными нормативными актами.
Важно: Размер выходного пособия при ликвидации или сокращении составляет средний месячный заработок работника. Дополнительно сохраняется средний заработок на период трудоустройства (второй и третий месяцы после увольнения) при условии регистрации в службе занятости.
Особенности выплаты за третий месяц (Справка службы занятости)
Особое внимание требует выплата за третий месяц после увольнения. По данным КонсультантПлюс, для получения сохраняемого среднего заработка за третий месяц работник обязан:
- Состоять на учете в органе службы занятости населения.
- Получить от органа службы занятости решение (справку) о невозможности предложения подходящей работы и сохранении права на средний заработок за третий месяц.
- Письменно обратиться к бывшему работодателю с заявлением и приложенным решением службы занятости не позднее 15 рабочих дней после окончания третьего месяца со дня увольнения.
Работодатель обязан выплатить средства не позднее 15 календарных дней со дня обращения работника. Без решения органа службы занятости выплата за третий месяц не производится (за исключением случаев реорганизации/ликвидации предприятия, где правила могут отличаться).
Зачем нужна справка о выплате выходного пособия?
Документ служит доказательством выполнения работодателем денежных обязательств перед уволенным сотрудником. Он может потребоваться:
- Работнику — для предоставления в новый орган службы занятости (подтверждение факта выплаты, расчета срока сохранения заработка), в банк (при оформлении кредита), в суд (при спорах).
- Работодателю, для внутреннего бухгалтерского учета, подтверждения расходов по налогу на прибыль, при проверках ГИТ/ФНС/ФСС.
Единая форма или произвольный бланк?
Утвержденной единой государственной формы справки о выплате выходного пособия не существует. Организация разрабатывает свой бланк самостоятельно и утверждает его локальным нормативным актом (Положением об учетной политике или Приказом о формах первичной учетной документации) в соответствии со ст. 9 ФЗ № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
Обязательные реквизиты справки (по ст. 9 402-ФЗ)
Любой первичный документ (в т.ч. справка) должен содержать:
- Наименование документа («Справка о выплате выходного пособия»);
- Дата составления;
- Наименование организации (работодателя);
- Содержание хозяйственной операции (факта выплаты);
- Количественные и денежные характеристики (сумма, налог, нетто);
- Должности лиц, совершивших операцию и ответственных за ее оформление;
- Подписи указанных лиц с расшифровкой (ФИО);
- Печать организации (при наличии, ст. 6 402-ФЗ позволяет отказаться от печати, зафиксировав это в учетной политике).
Ниже приведен рекомендуемый образец бланка. Данные в полях «Адрес», «Телефон», «ФИО руководителя/бухгалтера» частично замаскированы в соответствии с требованиями безопасности.
УТВЕРЖДЕНО
Приказом ООО «Ромашка» от «___» _____________ 202_ г. № ___
СПРАВКА
о выплате выходного пособия
| Номер справки | ___ | Дата составления | «___» _____________ 202_ г. |
Работодатель: ООО «Ромашка» (ИНН 77, КПП 77)
Адрес: г. Москва, ул. Кржижановского, д. , пом. (Центральный офис)
Телефон: +7 (495) —* / +7 (495) —*
Работник: Иванов Иван Иванович
Должность: Главный бухгалтер
Табельный номер: 0045
Основание увольнения: п. «б» ч. 1 ст. 81 ТК РФ (сокращение штата), Приказ № 125-ОД от «15» марта 2026 г.
Дата увольнения: «31» марта 2026 г.
РАСЧЕТ ВЫПЛАЧЕННЫХ СУММ
| № п/п | Вид выплаты | Период | Сумма начислена (руб.) | НДФЛ (руб.) | Сумма к выдаче (руб.) | Дата выплаты | Номер ПКО/Расч. листа |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Выходное пособие (1 зарплата) | — | 150 000,00 | 19 500,00 | 130 500,00 | «31» марта 2026 г. | ПКО № 452 |
| 2 | Ср. заработок за 2-й месяц трудоустройства | – | 150 000,00 | 19 500,00 | 130 500,00 | «15» июня 2026 г. | ПКО № 510 |
| 3 | Ср; заработок за 3-й месяц трудоустройства | – | 150 000,00 | 19 500,00 | 130 500,00 | «15» июля 2026 г. | ПКО № 588 |
| ИТОГО: | 450 000,00 | 58 500,00 | 391 500,00 | ||||
Справочные данные для получения за 3-й месяц:
Решение Центра занятости населения г. Москвы № 45-*/2026 от «10» июля 2026 г. о сохранении среднего заработка за третий месяц.
Справку выдал:
Должность: Начальник кадра / Заведующий бухгалтерией
Подпись: _________________ / Петрова А.С.
Расшифровка подписи: _________________ / Петрова Анна Сергеевна
М.П.
(При наличии печати в учетной политике)
Пошаговая инструкция по заполнению
Шаг 1. Шапка документа
Укажите полное наименование организации (как в Уставе/ЕГРЮЛ), ИНН/КПП. Номер и дату справки присвойте по внутренней нумерации (например, сквозная за год).
Шаг 2. Данные работодателя
Адрес указывайте юридический (или фактический, если выплаты велись оттуда). Телефоны контактных лиц (кадров, бухгалтерии) лучше указывать общие корпоративные, а не личные мобильные сотрудников.
Шаг 3. Данные работника и основание
- ФИО полностью.
- Должность на дату увольнения.
- Основание: обязательно сошлитесь на пункт ст. 81 ТК РФ (или другую статью) и номер/дату приказа об увольнении.
- Дата увольнения, ключевая для расчета сроков сохранения заработка.
Шаг 4. Таблица расчетов (Самое важное)
Разбивайте выплаты по строкам. Обязательно разделяйте:
- Выходное пособие (выплачивается в день увольнения).
- Средний заработок за 1-й месяц (если сохранялся, выплачивается в обычные сроки выплаты зарплаты).
- Средний заработок за 2-й месяц (по заявлению работника + трудовая + справка из ЦЗН о нетрудоустройстве).
- Средний заработок за 3-й месяц (по заявлению работника + Решение ЦЗН о сохранении права).
Для каждой строки укажите: сумму начисления, удержанный НДФЛ (13% / 30% для нерезидентов), сумму на руки (нетто), дату фактической выдачи денег (кассы/карты) и номер кассового ордера (ПКО) или строки расчетного листа.
Шаг 5. Ссылка на решение ЦЗН (для 3-го месяца)
Обязательно укажите номер и дату решения органа службы занятости, по которому произведена выплата за третий месяц. Это ваша защита при проверке обоснованности расходов.
Шаг 6. Подписи
Подписывает уполномоченное лицо (обычно Начальник кадров или Главный бухгалтер). Если в организации используется ЭДО, ставится ЭЦП. Печать ставится, если не отказ в УП.
Типичные ошибки и риски
- Отсутствие ссылки на приказ об увольнении. Невозможно проверить законность выплаты.
- Слияние строк «Выходное пособие» и «Ср. заработок за 1-й месяц». Это разные по правовой природе выплаты (компенсация vs сохранение заработка), у них разные сроки претензий и налогообложение (хотя НДФЛ одинаков, страховые взносы — нет, выходное пособие до лимита 3 МРОТ свободно от взносов).
- Выплата за 3-й месяц без решения ЦЗН. Грубое нарушение ст. 178 ТК РФ, расходы не признадут по налогу на прибыль, возможны штрафы ГИТ.
- Просрочка выплаты. Выходное пособие, в день увольнения. Средний заработок — в дни выплаты зарплаты. За 3-й месяц, в течение 15 дней после обращения. Просрочка влечет моральный вред и компенсацию за задержку (ст. 236 ТК РФ).
- Несоответствие сумм в справке и в 6-НДФЛ / СЗВ-ТД. Данные должны сходиться идеально.
Сроки хранения и предоставление работнику
- Срок хранения: 50 лет (справочно-информационные документы по личным делам) или 5 лет (бухгалтерские первичные документы). Рекомендуется хранить 50 лет вместе с личным делом (ф. Т-2).
- Выдача работнику: По письменному заявлению работодатель обязан выдать справку в течение 3 рабочих дней (ст. 62 ТК РФ). Отказ недопустим.
- Формат: Бумажный (с синей печатью/подписью) или электронный (с ЭЦП) через ЭДО/почту.
Отличие от Справки в форме 2-НДФЛ и СЗВ-ТД
| Документ | Назначение | Кому выдается |
|---|---|---|
| Справка о выплате выходного пособия | Подтверждение факта и структуры конкретной выплаты (пособие + сохранение зарплаты 1-3 мес.) | Работнику, ЦЗН, Банку, Суду |
| Справка 2-НДФЛ | Подтверждение доходов и удержанного НДФЛ за год | Работнику, Налоговой, Банку |
| СЗВ-ТД (Сведения о трудовой деятельности) | Формирование индивидуального пенсионного коэффициента (ИПК), стажа | СФР (ПФР) |
Автоматизация в 1С:ЗУП 8.3 / 1С:Бухгалтерия 3.0
В типовых конфигурациях 1С нет отдельного печатного бланка «Справка о выплате выходного пособия» по умолчанию. Обычно используют:
- Расчетный лист (Т-51/Т-53) — как первичный документ на выплату.
- ПКО (Приходный кассовый ордер — нет, Расходный кассовый ордер — РКО) — при выдаче через кассу.
- Внешнюю печатную форму (ВПФ) — разрабатывают под бланк организации или скачивают из ИТС/Инфостарта типовый вариант «Справка о выплате компенсаций при увольнении».
- Отчет «Анализ расчетов с работниками» — для быстрой проверки сумм перед печатью справки.
Рекомендуется доработать конфигурацию: добавить печатную форму в документ «Расчет при увольнении» или «Выплата заработка», чтобы справка формировалась автоматически с заполнением табличной части из движений документа.
Резюме
Грамотно оформленная справка о выплате выходного пособия защищает интересы и работодателя (обоснование расходов, защита от претензий ГИТ/ФНС), и работника (подтверждение дохода для ЦЗН, банка, суда); Ключевые моменты:
- Разделяйте в таблице выходное пособие и сохраняемый средний заработок (1, 2, 3 месяцы).
- Обязательно указывайте реквизиты Приказа об увольнении и Решения ЦЗН (для 3-го месяца).
- Сверяйте суммы с 6-НДФЛ и СЗВ-ТД.
- Выдавайте работнику в 3-дневный срок по заявлению.
- Храните экземпляр в личном деле / архиве 50 лет.
Примечание: Данная статья носит информационный характер. При оформлении документов рекомендуется консультироваться с трудовой инспекцией или профессиональным юристом/бухгалтером с учетом актуальных изменений в ТК РФ и Налоговом кодексе на 2026 год.