Грамотно составленный запрос коммерческого предложения (КП) — это первый шаг к выгодному контракту на поставку нефтепродуктов. В сфере поставок бензина‚ где цены волатильны‚ а требования к качеству и логистике строги‚ запрос должен быть максимально структурированным и содержать все ключевые параметры сделки. Ниже представлено подробное описание структуры такого документа‚ советы по заполнению и готовый шаблон.

Зачем нужен официальный запрос КП?

Многие компании пренебрегают формальным запросом‚ общаясь в мессенджерах или по телефону. Однако официальный документ (письмо) решает несколько критически важных задач:

• Фиксация потребности: Продавец видит серьезность намерений и объемы‚ что мотивирует его дать лучшую цену.
• Юридическая значимость: В случае споров по условиям (цена‚ сроки‚ качество) запрос и ответ на него являются доказательствами в суде или при претензионной работе.
• Стандартизация сравнения: Отправляя одинаковый запрос 5–10 поставщикам‚ вы получаете ответы в сопоставимом формате‚ что упрощает аналитику и выбор лучшего предложения.
• Комплаенс и безопасность: В нефтегазовой сфере работа без документов повышает риски мошенничества и нарушений 115-ФЗ (противодействие отмыванию доходов).

Структура идеального запроса КП на бензин

Документ должен быть оформлен на бланке вашей организации. Обязательные блоки:

Шапка документа

• Исходящий номер и дата (для внутреннего учета и отслеживания сроков ответа).
• Реквизиты отправителя: Полное наименование ООО/АО ‚ ИНН ‚ КПП ‚ юридический адрес: г. ‚ ул. ‚ д. .
• Реквизиты получателя: Наименование поставщика (если известно)‚ ИНН‚ адрес. Если рассылка массовая, указывается «По адресату».

Тема письма

Должна быть емкой: «Запрос коммерческого предложения на поставку автомобильного бензина марок АИ-92‚ АИ-95 (Евро-5/Евро-6) на условиях EXW / FCA / DAP».

Обращение и вводная часть

Официальное обращение к ЛПР (лицу‚ принимающему решения) или коммерческому директору. Краткое представление вашей компании: профиль деятельности (нефтебаза‚ АЗС‚ оптовый трейдер)‚ годовой оборот‚ опыт работы на рынке.

Техническое задание (Спецификация) — «Сердце» запроса

Именно этот раздел определяет точность расчета цены. Обязательные параметры:

1. Марка и экологический класс: АИ-92-К5‚ АИ-95-К5‚ АИ-98-К5‚ ДТ-Л/З/А/К5. Укажите ГОСТ (ГОСТ 32513-2013 / ГОСТ Р 51866-2018) или ТУ.
2. Объемы:
   • Единоразовая партия: тонн.
   • Ежемесячный спрос: тонн в месяц.
   • Годовой контрактный объем: * тонн.
3. Условия поставки (Инкотермс 2020):
   • EXW (Склад отправителя) — вы забираете сами.
   • FCA (Станция отправления / НПЗ), продавец погружает в ваш автоцистерну/вагон.
   • DAP (Склад получателя / АЗС), продавец доставляет до ваших ворот.

   Важно: Четко укажите базис цены (с НДС / без НДС‚ с акцизом / акциз оплачивает покупатель).

4. География:
   • Склад/НПЗ отгрузки: (регион‚ станция/нефтебаза).
   • Место доставки: г. ‚ адрес нефтебазы/АЗС: .
5. Тара и транспорт: Автоцистерны (объем м³‚ тип подключения — верхнее/нижнее)‚ ж/д цистерны (4-осевые/8-осевые)‚ канистры/Еврокубы (для малых партий). Наличие собственного парка или необходимость транспорта поставщика.
6. Качество и документы: Требование паспорта качества на каждую партию‚ сертификата соответствия‚ акцизной марки (если применимо)‚ экологического класса. Требования к плотности‚ октановому числу‚ содержанию серы/сводов/воды.

Коммерческие условия (Финансовый блок)

Здесь вы задаете правила игры‚ чтобы поставщик сразу рассчитал чистую цену:

• Форма цены: Фиксированная на период (месяц/квартал) или формульная (например‚ «Платтс + премия»‚ «Спимейкерс + премия»‚ привязка к бирже СПбМТСБ).
• Условия оплаты:
  • 100% предоплата (стандарт для новых контрагентов).
  • Частичная предоплата % + остаток при отгрузке/доставке.
  • Отсрочка платежа календарных дней (только для проверенных партнеров).
  • Возможность оплаты через ЭТП (Электронные торговые площадки) или аккредитив.
• НДС и Акциз: Цена с НДС 20%? Акциз включен в цену или вы оплачиваете его отдельно в налоговую? (Для бензина акциз обязателен‚ порядок расчета важен).
• Штрафные санкции: Пени за просрочку поставки‚ за просрочку оплаты‚ за несоответствие качества (штраф % от стоимости партии в сутки).
• Срок действия предложения: «Просим направить КП‚ действующее в течение календарных дней с даты получения».

Требования к оформлению ответа

Укажите‚ в каком виде ждете ответ:

• На фирменном бланке поставщика в PDF (подпись директора + печать).
• В Excel-таблице (для удобной загрузки в вашу CRM/систему сравнения).
• С приложением: Устав‚ Лицензия на деятельность по хранению/переработке/реализации нефтепродуктов (если есть)‚ Свидетельство о регистрации в реестре производителей/поставщиков (РНП)‚ выписка ЕГРЮЛ (не старше дней).

Контакты для связи и срок ответа

ФИО ответственного менеджера закупок: .
Телефон: +7 () —.
E-mail для получения КП: @.ru.
Желаемый срок ответа: до * (дата/время).

Подпись и печать

Должность‚ подпись‚ расшифровка подписи‚ печать организации (при наличии).

Ключевые нюансы рынка бензина (Чек-лист перед отправкой)

Перед рассылкой запроса проверьте следующие моменты‚ чтобы не получить нерелевантные предложения:

Акциз и ЕГАИС

Бензин — акцизный товар. Уточните в запросе: кто платит акциз? Обычно акциз уплачивает производитель (НПЗ) или импортер. Если вы покупаете у трейдера (перекупщика)‚ акциз уже должен быть уплачен выше по цепочке. В КП цена должна быть с акцизом. Требуйте подтверждения прохождения ЕГАИС (чек ЕГАИС) при отгрузке.

Реестр производителей/поставщиков (РНП)

С 2023-2024 гг. работа с недобросовестными поставщиками несет риски по ст. 54.1 НК РФ (недобросовестный налогоплательщик). Обязательно требуйте в КП выписку из ЕГРЮЛ и проверяйте контрагента по сервисам (СБИС‚ Контур.Фокус‚ СПАРК) на наличие в Реестре недобросовестных поставщиков и массовости директора/адреса.

Ценообразование: Фикс vs Формула

• Фиксированная цена: Удобна для бюджетирования‚ но поставщик закладывает риски роста биржи. Выгодна при падающем/стабильном рынке.
• Формульная цена (Индексация): Например: Цена = (Средняя цена по СПбМТСБ за предыдущий месяц по марке АИ-92) + Премия $/т * Курс ЦБ РФ на дату отгрузки + Логистика. Это справедливее для долгосрочных контрактов. В запросе укажите‚ какой вариант вам ближе‚ или просите прислать оба варианта.

Логистика «последней мили»

Если вы просите DAP (до вашей нефтебазы/АЗС)‚ уточните:

• Работает ли склад круглосуточно / в выходные?
• Есть ли ограничения по габаритам цистерн (высота навеса‚ повороты)?
• Кто оплачивает простой автоцистерны на разгрузке (норма бесплатного простоя обычно 2–4 часа‚ далее штраф за час простоя * руб.).

Качество: «Сухие» остатки и смешение

Если вы забираете автоцистернами‚ в запросе укажите требование: «Погрузка только в сухие/промытые цистерны. Смешение марок бензина в одной цистерне запрещено». Это снимет вопросы при приемке на вашей базе.

Стратегия рассылки и обработки ответов

1. Формирование лонг-листа: Соберите 15–20 контактов (НПЗ‚ крупные нефтебазы‚ الفيدرальные трейдеры‚ региональные дистрибьюторы). Источники: СПбМТСБ (члены биржи)‚ реестры Минэнерго‚ каталоги «Нефть и Газ»‚ рекомендации партнеров.
2. Персонализация: В поле «Кому» указывайте ФИО коммерческого директора или руководителя отдела реализации (найдите на сайте/LinkedIn/СБИС). Письма «Кому: Директору» часто теряются у секретарей.
3. Каналы доставки: Официальный e-mail (входящий контроль)‚ дубль в CRM/ЭДО (СБИС‚ Диадок‚ Контур.Экстерн)‚ дубль в WhatsApp/Telegram ответственного менеджера (для ускорения).
4. Трекер ответов: Заведите таблицу (Excel/Google Sheets/CRM):
   

   Поставщик	Дата отправки	Дата ответа	Цена АИ-92 (руб/т)	Цена АИ-95 (руб/т)	Условия оплаты	Статус проверки КЫ	Решение
   ООО «*»	52 500	55 800	100% предоплата	OK	К переговорам

5. Переговоры: После получения 5–7 КП отсеките аутсайдеров по цене/условиям. С топ-3 проведите переговоры: попросите скидку за объем‚ улучшение условий оплаты (отсрочка 3-5 дней)‚ фиксацию премий.

Типичные ошибки в запросе КП (Lessons Learned)

• Не указан базис цены: Получили цену «без НДС»‚ а в договоре оказалось «с НДС» (или наоборот). Результат: пересчет‚ конфликт‚ потеря времени.
• Скрыт реальный объем: Написали «от 10 тонн»‚ а планируете 2000 т/мес. Крупные поставщики проигнорируют запрос как «мелкий опт»‚ малые дадут высокую розничную цену. Пишите честно: «Пробная партия 50 т‚ потенциал 2000 т/мес».
• Игнорирование логистики: Не указали тип заполнения цистерны (верхнее/нижнее). Приехала цистерна с верхним заполнением‚ а на базе только нижнее. Простой‚ штрафы‚ возврат продукта.
• Отсутствие дедлайна ответа: Поставщик отвечает через 2 недели‚ когда цена на бирже уже изменилась. Всегда ставьте дедлайн (например‚ «до 14:00 завтрашнего дня»).
• Работа без проверки КЫ (Know Your Customer): Подписали договор с фирмой-однодневкой. Риск: потеря предоплаты‚ проблемы с налоговой (обжалование вычетов по НДС). Всегда просите пакет учредительных документов до подписания договора.

Запрос коммерческого предложения на поставку бензина, это не просто формальность‚ а инструмент управления закупками и рисками. Детализация технических и коммерческих параметров на этапе запроса экономит часы переговоров и защищает от «серых» поставщиков. Используйте приведенный выше шаблон как базу‚ адаптируйте его под специфику вашего бизнеса (АЗС‚ нефтебаза‚ экспорт‚ бункеровка) и обязательно внедряйте процедуру проверки контрагентов (КЫС) до этапа подписания договора.

Помните: В нефтепродуктах маржа часто составляет 1–3% от оборота. Ошибка в цене на 500 руб./тн при объеме 1000 т/мес стоит вам 6 млн руб. в год упущенной прибыли. Качественный запрос КП, это деньги;

Данная статья носит информационный характер и не является юридической консультацией. Перед подписанием договоров поставки нефтепродуктов рекомендуется согласовать условия с юридическим отделом и налоговым консультантом.