Увольнение по собственному желанию (ст. 80 ТК РФ) — одна из самых частых причин прекращения трудового договора. Качественное оформление записи в трудовой книжке — залог отсутствия проблем у работника при будущем трудоустройстве и оформлении пенсии. В статье разберем актуальные правила 2026 года, распространенные ошибки и приведем наглядные образцы.
Нормативная база и общие правила
Порядок заполнения трудовой книжки регламентируется:
- Трудовым кодексом РФ (ст. 66, 80, 84.1);
- Постановлением Правительства РФ от № 691 «Об утверждении Инструкции по порядку ведения и хранения трудовых книжек»;
- Приказом Минтруда России от № 69 (утвердивший Инструкцию).
Важные принципы 2026 года:
- Запись вносится в день увольнения (последний рабочий день), который совпадает с днем выдачи трудовой книжки работнику.
- Запись делается только на основании приказа (распоряжения) работодателя о прекращении трудового договора.
- Текст записи должен быть точным, без сокращений (кроме общепринятых: «г.», «ул.», «№» и т.д.), с указанием основания (статьи, пункта, части ТК РФ).
- Исправления и зачеркивания недопустимы. Ошибку нужно исправлять отдельной записью со ссылкой на неверную.
Алгоритм действий HR-специалиста
Шаг 1: Получение заявления
Работник пишет заявление за 2 недели (стандартный срок) или иной срок по соглашению сторон / по уважительным причинам (переезд, поступление в вуз, выход на пенсию). Дата увольнения в заявлении должна быть конкретной.
Шаг 2: Издание приказа (формы Т-8 или Т-8а)
Приказ готовится на основании заявления. Обязательные реквизиты:
- Номер и дата приказа;
- ФИО работника (полностью);
- Должность, структурное подразделение;
- Дата прекращения трудового договора;
- Основание: «п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ» (увольнение по инициативе работника);
- Ссылка на заявление работника (номер, дата);
- Подпись руководителя и ознакомительная подпись работника.
Шаг 3: Расчеты и выдача документов
В день увольнения (последний рабочий день) производится полный расчет: зарплата, компенсация за неиспользованный отпуск, иные выплаты. Трудовая книжка выдается под роспись в личной карточке учетной формы Т-2 или в журнале выдачи (формы Т-3).
Шаг 4: Заполнение трудовой книжки (Раздел III «Сведения о работе»)
Это ключевой этап. Ниже, детальная инструкция по колонкам.
Пошаговое заполнение колонок трудовой книжки
| Колонка | Что пишем | Пример / Комментарий |
|---|---|---|
| Порядковый номер | Сквозной номер записи по книжке. Следующий за последней записью о приеме/переводе. | Напр., 15 |
| Дата | Дата увольнения (последний рабочий день). Формат: ДД.ММ.ГГГГ. | (не 04.09.26!) |
| Сведения о работе | Стандартная формула: «Уволен по собственному желанию в соответствии с пунктом 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса РФ». Допускается уточнение причины (по желанию работника или если это влияет на гарантии): | Пример стандартной записи: Уволен по собственному желанию в соответствии с пунктом 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса РФ. Пример с причиной (пенсия): |
| Основание (документ) | Реквизиты приказа об увольнении. | Приказ № * от |
Важно: В колонке 3 не пишут название организации (оно уже есть в записи о приеме на работу). Пишут только текст об увольнении.
Наглядные образцы заполнения (визуализация)
Вариант А: Стандартное увольнение (без указания конкретной причины)
| 15 | | Уволен по собственному желанию в соответствии с пунктом 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса РФ | Приказ № * от |
Вариант Б: Увольнение в связи с выходом на пенсию (имеет значение для ПФР/СФР)
| 15 | | Уволен по собственному желанию в связи с выходом на пенсию по возрасту в соответствии с пунктом 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса РФ | Приказ № * от |
Примечание: Указание «в связи с выходом на пенсию» дает работнику право на выплату компенсации за неиспользованный отпуск без удержания НДФЛ (в пределах нормы) и может влиять на расчет страховой пенсии.
Вариант В: Увольнение до истечения срока уведомления (по соглашению сторон)
| 15 | | Уволен по собственному желанию по соглашению сторон до истечения срока уведомления в соответствии с пунктом 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса РФ | Приказ № * от |
Особенности электронной трудовой книжки (ЭТК) в 2026 году
С 2020 года ведется параллельный учет: бумажная ТК (по желанию работника) и ЭТК. При увольнении:
- Бумажная ТК: Заполняется вручную (как описано выше), выдается в руки.
- ЭТК (СФР): Работодатель направляет сведения о прекращении трудового отношения (формы СЗВ-ТД) в СФР не позднее следующего рабочего дня после дня увольнения.
Критически важно: Текст основания в СЗВ-ТД (код основания «30» — по инициативе работника) должен в точности соответствовать записи в бумажной книжке. Расхождения — повод для проверок и корректировок.
Типовые ошибки и как их избежать
| Ошибка | Последствия | Как правильно |
|---|---|---|
| Запись «Уволен по ст. 80 ТК РФ» | Ст. 80 — это порядок уведомления. Основание прекращения — ст. 77 ТК РФ. | Ссылаться на п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ. |
| Пропуск фразы «в соответствии с…» | Запись считается неполной, могут возникнуть вопросы у СФР/нового работодателя. | Обязательно указывать полную ссылку на норму закона. |
| Дата увольнения не совпадает с датой приказа/последним днем работы | Нарушение ст. 84.1 ТК РФ, штрафы для организации/должностных лиц. | Дата в ТК = Дата приказа = Последний рабочий день = День выдачи ТК. |
| Запись сделана карандашом / гелем / с зачеркиваниями | ТК считается испорченной, нужна замена. | Только паста черного, синего или фиолетового цвета. Ошибки — только новой записью. |
| Не указана причина при увольнении на пенсию | Потеря льгот по НДФЛ, вопросы при назначении пенсии. | Добавлять формулировку «в связи с выходом на пенсию по возрасту». |
Исправление ошибок в уже сделанной записи
Если ошибка обнаружена до выдачи ТК работнику:
- Сделать запись о недействительности неверной записи (следующим номером):
«Запись № 15 от г. недействительна». Основание: «Акт проверки ТК № 1 от » или «Служебная записка № *». - Сделать правильную запись следующим номером (№ 16).
Если ТК уже выдана работнику:
- Работодатель не имеет права требовать ТК обратно для исправления.
- Исправление производится по месту текущей работы работника (новому работодателю) или в СФР (если не работает) на основании копии приказа и заявления работника.
- Новый работодатель вносит запись: «Запись № 15 от г. недействительна. Уволен по собственному желанию в соответствии с п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ» со ссылкой на приказ прежнего работодателя.
Ответственность за нарушения
Согласно ст. 5.27 КоАП РФ:
- За несвоевременную выдачу ТК / несвоевременное внесение записи: штраф на должностных лиц 1 000–5 000 руб., на ИП 1 000–5 000 руб., на юрлиц 30 000–50 000 руб. (при повторении — дисквалификация или штраф до 70 000 руб.).
- За ошибки в записи, приведшие к нарушению прав работника: компенсация морального вреда по суду (ст. 237 ТК РФ) + штрафы ГИТ.
Чек-лист перед выдачей трудовой книжки
- [ ] Дата увольнения в приказах, ТК, СЗВ-ТД, расчетном листе — идентична.
- [ ] Текст в колонке 3: «Уволен по собственному желанию в соответствии с пунктом 3 части 1 статьи 77 ТК РФ» (+ причина, если нужно).
- [ ] Номер и дата приказа в колонке 4 верны.
- [ ] Подпись ответственного лица (кадровика) и печать (если установлена уставом) в колонке 4 или на обороте обложки.
- [ ] Работник ознакомлен с записью под роспись в журнале выдачи (Т-3) / личной карточке (Т-2).
- [ ] СЗВ-ТД с кодом «30» отправлен в СФР в срок.
- [ ] Выдано справка 182н (для расчета пособий по безработице, если потребуется).
Резюме
Грамотное оформление увольнения по инициативе работника — это не просто бюрократия, а защита интересов и компании, и сотрудника. Главное правило 2026 года: точный текст основания (п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ), совпадение дат во всех документах и своевременная отправка СЗВ-ТД в СФР. Используйте приведенные выше образцы как шаблоны для внутренних инструкций вашего кадровика.
Данная статья носит информационный характер. При оформлении конкретных кадровых документов рекомендуется консультироваться с трудовой инспекцией или профессиональным юристом с учетом актуальных изменений в законодательстве на момент оформления.